1. 引言
大数据是互联网时代发展的产物，因其具有容量大、种类多、速度快等特点在各个行业的应用中都充分体现了优势，满足了社会环境下的发展需求。在大数据时代背景下，传统档案管理模式已经无法满足高校各项工作的有效开展，越来越多的高校档案信息通过数字化的形式呈现。科学合理的推进大数据技术与高校档案管理的相结合，能够优化档案管理模式，改善档案管理工作质量，进一步提升高校综合发展水平。
2. 高校档案信息化建设的意义
2.1. 有利于提高档案管理工作效率
档案为学校决策提供了重要的参考依据，而档案管理又是高校工作中坚实的基础与构成。高校档案数量和质量指标随着招生规模的不断扩大而提高，进行档案管理信息化建设，在一定程度上既节省了人力又优化了档案管理的流程，使档案管理工作更加规范化、准确化。在大数据的背景下，通过先进的信息技术与高校档案相结合，实现高效、有序的处理档案信息资源及全方位的检索，满足用户多元化的需求。同时，建立档案管理信息系统，对于挖掘档案、分析档案、利用档案等方面都可以发挥很好地作用。顺应时代发展之势，迈向信息化建设新征程，伴随大数据技术作用的日益显著，大大提高了档案管理工作的效率。
2.2. 有利于提高档案资源利用率
档案信息化建设能够突破时间与空间的限制，便于用户从大量信息中快速获取到所需的档案信息，打造更为人性化的服务。对过去档案管理的方法进行革新，实行档案资源共享，用户不需要再进入档案馆查阅纸质档案。有学者认为，传统的纸质文件管理存储容量大、信息分散且难以处理，无法快速遍及各方面、各地区的为服务对象提供服务。如果档案不能很好地利用起来，就会失去档案管理的价值和意义。此外，用户很少能够真正接触到实体的纸质档案以至对档案存在敬畏与疏远的心理，随之减少了对档案资源的利用。开展档案信息化建设后，运用先进技术对档案进行收集、处理、存储等管理工作，不但对纸质档案起到保护作用，还能促进档案信息资源的循环利用 [1]。
2.3. 有利于促进信息化社会发展
信息化时代的到来，使社会各个行业的信息化建设不断推进并深入。我国高校事业的发展也因信息技术的快速更新而发生着改变，档案管理信息化建设已经成为当今社会的时代特征。高校档案不仅服务于校内组织，还会涉及到个人出国、贷款购房等社会活动中。为了更好的接轨社会与世界潮流，落实高校档案管理信息化建设工作，提升高校整体信息化实力与水平，进一步促进信息化社会的可持续发展。
3. 大数据环境下高校档案信息化建设存在的问题
3.1. 对档案信息化认识不足，导致档案工作效率不高
网络和计算机已成为信息化时代下各部门必不可少的工作工具和管理手段。由于受到多重因素的制约，不同高校之间的档案信息化发展水平也存在着差异。在部分高校的档案部门中，他们认为高校档案工作就是做好档案资料的收集与整理，不需要在档案管理上花费过多时间和精力，更不需要信息化建设。在数字校园总体规划建设中，也没有规划档案信息化建设。
档案管理信息化建设主要是指以网络和数据库为主体，采用信息技术手段对档案信息资源充分利用和共享，从而提供高效、便捷的档案信息服务。由于部分高校对档案管理信息化建设缺乏认识和了解，档案工作一直停留在初级阶段，仍采用传统的手工纸质化管理，人工注释、分类和统计等，导致档案管理的整体效率低下且容易出错，极大地影响了档案工作的质量 [2]。
3.2. 经济投入偏低，导致档案工作软硬件设施不完备
完备的软硬件设施对于高校档案管理信息化建设来说是重中之重，但从目前高校的情况来看，大部分档案管理设备资金投入比重小，无法满足档案部门对档案信息化建设前沿高新科技的需求 [3]。所以，高校档案信息化建设迫切需要解决的问题就是资金投入不足带来的一些列办公硬件设施和软件平台建设滞后。
许多高校仅依靠计算机对档案目录进行编辑和整理，无法直接使用计算机查阅和共享档案。专门针对学校的档案管理系统也很少，有的学校使用的系统软件还比较老旧，即使是一些已经建立好档案管理系统的高校也因为缺乏后期维护成本，导致档案管理信息化工作效率低、质量差，甚至出现平台闲置的情况。不仅如此，我国高校档案管理建设起步较晚，在一定程度上难以适应信息化管理的进程。
3.3. 档案专业人才匮乏，导致档案信息化发展缓慢
高校档案信息化是高校档案发展的趋势，实现高校档案管理信息化的关键在于档案工作人员的能力。只有配备专业素养高、业务能力强、计算机管理水平高的档案工作人员，才能有力促进高校档案管理信息化的建设。
如今，在高校档案管理的实际工作中呈现出了档案管理专业人才匮乏严重的局面，大部分档案工作者并非档案专业毕业，也没有定期接受过专业知识和业务的培训，同时高校缺乏对档案工作的关注，导致难于吸引到具有高专业才能和高综合素质的档案人才。因此，高校档案工作者组成中鲜有年轻员工，整体年龄结构普遍偏大，他们不擅长学习和使用专业性强且操作复杂的档案管理系统，对于熟悉档案工作的内容和流程也较慢，这些综合素质有待提升的档案工作人员是造成高校档案管理信息化建设发展缓慢的原因之一。
3.4. 档案管理制度不完善，导致信息安全隐患增加
虽然我国目前已经对电子文件管理制定出了一定的法律法规和制度体系，但是由于历史变迁、社会发展等因素的影响，部分高校档案管理工作没有依照完整的标准与制度进行，缺乏规范化的管理。在大数据环境下，数据不存在唯一指向，所以大量数据被分散在各个部门。而不同部门之间对于档案信息化有着不同的要求，也使标准化管理寸步难行。在进行数据统计时，因面对纷杂的档案信息无法汇总与统一处理，直接影响了档案管理工作的效率与质量 [4]。
电子文件具有容易受到计算机病毒攻击等弱点，如果在信息化过程中出现病毒入侵的现象，那么失密、窃密等网络安全问题也会随之增加，从而直接影响了高校档案信息资源的管理，网络安全问题加大使其难以实现档案资源共享，不利于高校档案管理信息化建设的进一步发展。
4. 大数据环境下高校档案信息化建设的策略
分析表明，高校档案管理信息化建设存在的问题主要包括，对于档案信息化建设观念落后、基础设施资金投入不足、缺乏专业档案人才和档案管理工作不规范等，针对以上问题提出了一些建议。
4.1. 提高档案信息意识，强化信息观念
在大数据技术的支持下，档案管理信息化建设是适应当前新形势的必然举措。为了实现高校的快速发展，需要高度重视档案管理的信息化建设。一方面，全校各级人员要充分认识到档案的价值、作用与意义，它是学校不可缺少的组成部分 [5]。通过制作短视频、开展档案日活动等丰富多样的宣传方式，吸引用户对于档案的关注，提高档案的影响力。
另一方面，学校领导要强化档案管理信息化建设的观念。档案管理信息化建设质量是衡量高校现代化水平的重要标尺，它是一项复杂而艰巨的工程，要求建立规范且科学的档案管理体系，在提高工作效率、节约管理成本、保障档案安全等方面具有重要意义。从实际工作出发，加强电子文件的收集和整理，构建以数字档案资源为主导的档案管理模式。在高校领导的带领下，营造良好的档案信息化氛围，以新的理念激发新的工作思路，从而引领高校档案管理工作新的发展。
4.2. 增加资金投入，完善软硬件设备
确保有效推进高校档案信息化建设的进程，就必然要得到高校领导和有关部门的高度重视和大力支持，给予充分的人力、物力、财力保证，构建档案信息数据库并配备计算机、数字图像等设备，强化软硬件设施的更新换代。
在资金投入充足的条件下完成硬件设施的配备，如多功能一体机、智能化库房等办公设备。通过扫描等数字化加工，实现纸质档案的数字化存储与利用。数据库的构建要以国际和国家标准为依据，高校档案信息涉及档案管理工作中不同业务的不同环节，建立全文数据库、多媒体数据库等为档案信息提供强大的后台数据库支持。通过对不同数据库的建设和维护，有利于实现纸质档案向电子档案的转化，确保数据的精确性和可靠性，方便快捷地满足用户对档案信息资源的需求，从而达到高校网络信息资源共享的目的。用“硬件”保证“软件”，使档案管理工作进一步精细，为高校档案管理信息化建设发挥出最佳作用。
4.3. 加强人才培养，提高综合素质
在明确大数据背景下高校档案管理的现状及变革后，高档档案工作人员不但要改革自身管理理念，还要结合高校适应新的管理模式。档案工作人员是档案管理信息化建设的重要基础和有效保障。档案管理工具的多样性决定了信息化建设需要更多的复合型人才。因此，按照大数据发展趋势打造一支专业技能高、知识储备足、综合素养强的档案管理工作团队，借助先进技术最大限度的提供档案信息服务，为档案信息化建设开创新局面。
有组织、有目的的组织高校档案工作人员进行专业培训，将相关理论知识和计算机实践技术纳入课程培训中，帮助档案工作人员实现向知识型、专业型人才的转变，增强自身能力素质。定期组织档案工作人员学习交流，通过专题讲座、学术研究、调查交流等方式，与其他高校进行信息、知识的交流，相互学习，引进先进的理念和方法，创新档案管理工作的方式。完善档案工作人员绩效考核方案，将教育培训情况作为考核的一部分，着重在潜力发挥和工作表现上进行考核。激励与约束机制相并重，促进档案工作人员档案信息化专业水平的提升。
4.4. 制定档案管理标准，建立安全保障体系
随着档案信息共享功能的实现，档案部门应积极配合制定档案管理工作统一原则和标准，这既是高校档案管理信息化的支撑，也是提高档案工作质量的前提。从档案管理收集、利用、传递等基础工作出发，明确档案分类标准、归档范围、借阅制度。注重档案的编研与开发，对档案进行定期鉴定与销毁。在动态的工作过程中采取标准化、规范化的管理制度与工作程序，使档案信息化建设扎实、有序的推进。
高校档案管理信息化带来便利的同时，也带来了安全隐患。电子档案的形成、传输、利用、保存等多环节都是在网络环境下进行的，通过设定不同用户的访问权限来确保档案信息的安全性与保密性。网络环境下以数据为中心，坚持共享与安全并重的原则，从数据加密、身份认证、访问控制等方面建立一套相应的保障体系。实行计算机管理与人工管理两者相结合，同时进行以保证所有档案信息的安全，并采用最先进的杀毒软件工具，避免外部病毒对电子档案造成破坏与损毁，发挥网络安全技术在大数据环境下调整风险问题的作用 [6]。
5. 总结
综上所述，在大数据的时代背景下，高校档案管理建设正向着信息化、共享化不断创新与迈进。档案的价值越来越被认可，档案管理工作也越来越被关注。为此，对高校档案工作人员提出了更高的要求，不仅要具备专业知识，还应具有较高的综合素养，树立信息化意识。同时，高校在资金上加大投入力度，完善基础设施和管理制度，保证档案管理的安全性。真正有效的提升档案管理信息化建设水平，实现档案信息资源的共建共享，将高校档案信息化建设在大数据环境下落到实处。