1. 引言
近年来，我国数字化转型日趋深入，数字技术在各领域的应用不断深化[1]，为企业管理信息化建设的创新提供了良好的契机。合同管理信息化建设作为企业合规管理和内部控制的核心环节，数字化转型为合同管理信息化建设带来了前所未有的机遇[2]。大数据、人工智能、区块链等数字技术的应用不仅能够提升合同管理效率，还能有效优化风险防控，推动合同管理向智能化、精细化迈进。基于此，如何充分发挥数字技术的优势，打破传统管理模式的限制[3]，推动合同管理信息化建设水平的提升，成为企业亟待解决的关键命题[4]。
2. 数字化转型背景下数字技术在合同管理中的应用与作用
2.1. 提升合同管理效率
人工智能模型可以帮助企业优化企业合同管理流程。通过机器学习和自然语言处理技术，人工智能模型可以实现自动化分析合同条款，辅助管理人员进行合同审核。通过数字化技术，将合同处理流程自动化，能够简化合同的起草、审批、签署和归档过程，加速合同的执行周期，提升合同管理效率[5]。例如，电子签名技术的应用突破了时空限制[6]，合同签订双方可以随时随地便捷发起并签署合同，最快1分钟内就能签署完成。通过这种标准化、规范化的合同管理流程，不仅避免了重复劳动和人为操作上的失误，还缩短了合同周期，显著提高了工作效率，确保了合同管理过程的可控性。
2.2. 强化合同风险预警与防范
通过区块链技术，企业能够实时识别合同管理中可能出现的风险点，强化合同风险预警与防范，实现风险的早发现、早预警、早处置。区块链技术具有可追溯性和不可篡改性[7]，通过加密算法和去中心化特性，区块链技术能够确保合同信息可追溯，防止合同条款在履行过程中被单方篡改。这不仅提升了合同管理的风险控制能力，还加强了合同履行过程中的合规性。此外，智能合约作为区块链的重要应用，能够将合同条款转化为代码[8]，在满足特定条件时自动执行，能够降低合同违约风险，强化合同的风险预警与防控。
2.3. 促进跨部门协同与合作
数字经济时代下企业面临着大量的合同数据资源。云计算技术为合同管理提供了灵活、高效的解决方案[9]。通过SaaS (软件即服务)模式，企业可以在云端使用合同管理系统，无需自行搭建和维护硬件设施，从而降低成本。云平台支持合同数据的实时共享和协同工作，帮助企业打破信息孤岛，实现业务、财务、法务等多个部门之间的信息共享和实时更新，促进了合同管理的跨部门协作。业务、财务、法务部门都能通过统一的数字平台实时获取合同的最新进展与关键节点信息，从而减少了信息传递过程中由于信息不对称或者信息滞后带来的误差，进而提高企业合同管理水平，增强企业的竞争力。
2.4. 为企业战略决策提供有力支撑
基于合同数据分析，为企业战略决策提供有力支撑[10]。大数据分析技术可以帮助企业从海量合同数据中挖掘有价值的信息，支持合同管理决策的优化。统一的合同数据平台实现了合同数据的集中管理，能够对大量合同数据进行分析，提取关键信息、趋势和洞察。智能分析工具可自动识别异常合同模式，为内部控制审计提供精准线索，大大提高了问题发现率。数据可视化功能使管理层能够实时掌握合同执行情况，为企业决策提供有力支持，从而优化管理流程，降低运营风险。
3. 数字化转型背景下企业合同管理信息化建设的现存问题
3.1. 合同管理人员数字化转型认知不到位
目前，许多企业在合同管理的数字化转型上，仍然停留在信息化应用的初级阶段。一方面，企业管理层对于数字化转型的认知较为片面，往往仅将其视为技术的升级，而未能认识到合同管理数字化转型对提升内部控制效能、加强风险管理的战略价值，导致数字化转型未得到足够的重视和资金支持。另一方面，合同管理人员对数字化转型的理解较为局限[11]，大多处于被动接受的状态，甚至存在抵触情绪，缺乏主动学习和应用数字化技术的动力，致使合同管理数字化转型难以真正落地。
3.2. 合同管理数字化系统功能存在局限性
许多企业虽已采用数字化合同管理系统，但由于缺乏系统的顶层设计和长远规划，系统功能仍较为基础，仅仅满足合同起草、审核、归档等简单功能需求，在合同履约动态监控、风险智能识别与预警等深层次需求方面未能提供有效的支持[12]。例如，合同管理系统缺少条款变更自动比对、履约异常实时监测等智能化功能，自动化程度较低，需要人为判断，导致部分潜在风险点难以及时发现，这不仅增加了管理成本，还扩大了合同风险敞口，制约了合同管理信息化水平的提升。
3.3. 合同管理跨部门智能协同不足
合同管理涉及业务、财务、法务等多个职能部门，但由于缺乏高效的沟通与协作机制，合同管理工作呈现碎片化特征。例如，在合同起草、审批、履行等环节，不同部门独立处理相关事务，缺乏整体协同，造成合同审批周期长、执行责任界限模糊、合同变更与履行脱节等问题。合同管理过程中信息传递不畅，合同数据未能及时共享，各部门难以实时获取合同履约进度、付款情况等关键信息。这不仅影响合同管理效率，也削弱了合同管理效果，为合同风险埋下了隐患。
3.4. 合同管理数字化分析结果未有效运用
合同数据的潜在价值尚未得到充分挖掘与有效利用。一方面，许多企业缺乏系统性分析能力，未能构建科学的分析模型与指标体系，导致数据分析结果难以精准反映合同管理中的实际问题和潜在风险。例如，合同履行率、违约率、付款周期等关键指标未能得到有效监控与分析，无法为管理决策提供有力支持。另一方面，部分企业虽开展了数据分析工作，但其结果往往流于表面，未能与合同管理的具体业务场景深度融合。例如，许多企业未能将数据分析结果应用于供应商资信审查、履约追踪等环节，导致数据价值被严重低估，未能充分发挥其管理优化作用。
4. 数字化转型背景下企业合同管理信息化建设的优化路径
4.1. 树立合同管理数字化转型的正确认知，培养数字化人才
4.1.1. 树立合同管理数字化转型正确认知
合同管理数字化转型的成功实施，首先需要管理层和合同管理人员树立正确的认知，明确数字化转型的战略价值。企业的数字化转型不仅仅是技术层面的升级，更是推动业务流程优化、风险管控和提升市场竞争力的战略举措。企业需要在内部建立从上至下的数字化转型认知体系，使管理层和合同管理人员充分认识到数字化转型的重要性和紧迫性，形成数字化转型的共识和动力。企业应通过定期举办专题讲座、研讨会和培训班，帮助管理层和合同管理人员深入理解数字化转型的本质、明确数字化转型的目标、认识数字化转型在合同管理内部控制中的重要性。
4.1.2. 加强合同管理数字化专业培训
培养合同管理人员的数字化思维与实操技能是确保合同管理数字化转型顺利实施的关键[13]。企业应定期组织合同管理人员参加数字化技术和数据分析技能的培训，从思维和实操双重层面提升合同管理人员的数字化水平。培训内容应涵盖合同管理系统的使用、大数据分析、人工智能应用、风险控制等方面的知识，帮助管理人员应对新技术和数字化转型的挑战。
4.2. 系统性提升合同管理系统功能，实现流程智能化
4.2.1. 嵌入合同智能合规审查模块
企业应在合同管理系统中嵌入智能合规审查模块，实现合同条款的自动审查与风险识别。例如，利用自然语言处理技术，自动识别合同文本中的不规范条款，如付款条件缺失、违约责任不明等，并建立合同模版库，提供标准化合同条款。此外，企业应设置合同合规性审核流程，合同提交后，系统自动与法律法规进行对比，若发现潜在风险点，则自动标注并提示修改。同时，结合外部信息，如供应商信用评级、历史违约记录等，对合同相对方进行自动评估，在合同签署前提供决策支持。通过智能合规检查，推动合同管理模式从“事后补救”向“事前预防”转变，降低合规风险。
4.2.2. 建立合同管理动态监控机制
运用人工智能技术，在合同管理系统中嵌入自动化监测与风险预警功能，对合同履约进度、付款情况、交付节点等内容进行持续追踪，例如，可设定履约超期预警机制，当合同执行进度滞后时，系统自动提醒管理人员，及时发现潜在问题，并通知责任人采取补救措施。例如，对于付款管理，企业可通过动态监控管理，确保每一笔付款都严格遵循合同约定，避免超进度付款、少确认收入或未按合同约定收回款项的风险，从而保障合同能按时、合规执行。
4.3. 明确合同管理职责分工，提升协同管理效能
4.3.1. 明确合同管理职责分工与协作流程
为确保各部门在合同管理中的协作更加高效，企业应当明确各部门的职责分工，制定跨部门协作流程和规范。例如，业务部门负责合同的起草、谈判及履行跟踪；财务部门负责合同付款审核、资金安排及成本控制；法务部门负责合同条款的合规性审查、法律风险评估及合同纠纷处理。通过制定清晰的协作流程，明确各环节的责任主体和执行标准，强化跨部门协作，提高合同管理的规范性和有效性。
4.3.2. 打造一体化合同信息共享平台
首先，统一合同管理系统架构，确保合同起草、审批、履行、变更、归档等全流程信息在同一平台流转，确保系统能够覆盖合同管理的全过程[14]。其次，整合业务、财务、法务等相关部门系统，打破部门间的沟通壁垒，实现合同数据自动同步，形成跨部门的信息共享平台，各部门可基于同一数据源协同作业，确保合同管理信息在各部门之间传递顺畅，增强合同管理的透明度和高效性，进而全面提升合同管理的整体效能。
4.4. 加强合同数据的分析运用，赋能精准决策与优化管理
4.4.1. 进行多维度的数据可视化分析
通过数字化平台对合同数据进行可视化处理，将复杂的合同数据呈现为直观的图表、趋势分析报告等形式。管理层可以利用这些可视化结果，直观、清晰了解合同履行的整体进度、付款情况等关键指标[15]，及时发现合同执行中的潜在风险和不合规行为。这不仅提升了管理效率，还能帮助管理者做出更加科学和精准的管理决策。
4.4.2. 加强合同数据的深度挖掘与应用
运用数字化手段归集合同的静态与动态数据，从合同类型、履约情况、违约记录等多维度构建合同全生命周期数据画像。例如，企业可通过分析供应商履约表现，筛选出长期稳定的合作方，降低合同履约过程中的风险。与此同时，企业可以利用数据可视化技术，将合同审批时长、执行偏差率等关键指标以图表形式展示，帮助管理层快速找出合同管理中需要优化的环节。例如，系统若发现某类合同的审批周期明显比其他类型的合同长，那么则可以考虑优化审批流程，提升合同流程运作效率。通过这种数据驱动决策的方式，能够推动合同管理从“经验判断”向“智慧决策”模式转变，赋能企业精准决策与优化管理。
5. 结语
未来，随着数字化技术的不断演进，合同管理将进一步向智能化迈进，数字化技术将在提升信息化建设水平、促进管理创新和保障企业高质量发展等方面发挥更大作用。因此，企业应当持续推进数字化转型背景下的合同管理信息化建设：一是树立数字化转型的正确认知，培养合同管理数字化人才；二是系统性提升合同管理系统功能，实现合同管理流程智能化；三是明确合同管理职责分工，提升协同管理效能；四是加强合同数据的分析运用，赋能精准决策与优化管理。通过以上举措，企业将能够更好地应对数字化转型带来的挑战，全面提升合同管理水平，为其高质量发展奠定坚实基础。
基金项目
江苏省研究生科研与实践创新计划项目“X高校经济合同管理内部控制优化路径研究”(编号：SJCX24_0428)的阶段性研究成果。