服务科学和管理  >> Vol. 10 No. 1 (January 2021)

立项课题档案馆藏情况的跟踪调查及其管理思考
Follow-Up Investigation and Management Thinking on the Collection of Project-Setting Subject Archives

DOI: 10.12677/SSEM.2021.101002, PDF, 下载: 83  浏览: 150  国家自然科学基金支持

作者: 梁烨:右江民族医学院附属医院(临床医学院)教学部,广西 百色

关键词: 科学研究立项课题成果证书档案管理Scientific Research Project Setting Achievement Certificate Archives Management

摘要: 目的:为了解立项课题档案馆藏的现状和存在的问题。方法:用横断面的调查方法对立项课题档案的馆藏情况进行跟踪调查。结果:立项课题的馆藏率为59.8%。馆藏的课题案卷有研究成果的占72.3%,其中研究成果的类型为发表论文的案卷占71.5%,人才培养的案卷占61.1%,科技成果证书的案卷占8.9%,科技成果获奖证书的案卷占4.2%。结论:立项课题档案馆藏率比较低,档案管理工作者,应当进行跟踪监督,督促课题的档案管理人员按时提交其档案案卷,不断提高立项课题档案的馆藏率。科研成果在立项课题档案中的比例不高,是案卷的精华部分,应当作为重点档案珍藏,科技成果获奖证书和科技成果证书,是案卷的精髓部分,应当原件归档,专柜保存,标著收藏。
Abstract: Objective: In order to understand the current situation and problems of the project archives. Methods: A cross-sectional investigation method was used to follow up the collection of the project files. Results: The collection rate of the project was 59.8%. In the archives, 72.3% of the case files have research results, of which 71.5% are the case files of published papers, 61.1% are the case files of personnel training, and 8.9% are the case files of certificates of scientific and technological achievements, 4.2% of the awards were awarded for scientific and technological achievements. Con-clusion: The collection rate of project files is relatively low, and the archivists should follow up and supervise the archivists to submit their files on time, so as to improve the collection rate of project files. The proportion of scientific research achievements in the files of project-setting subjects is not high, and it is the essence of the case files. It should be treasured as a key file collection. The certifi-cates of scientific and technological achievements and the certificates of scientific and technological achievements are the essence of the case files. The original documents should be filed, and the spe-cial counters should be kept, it’s labeled collection and stored with important file labels.

文章引用: 梁烨. 立项课题档案馆藏情况的跟踪调查及其管理思考[J]. 服务科学和管理, 2021, 10(1): 6-10. https://doi.org/10.12677/SSEM.2021.101002

1. 引言

立项课题档案是科技工作者在科学研究实践活动中通过招投标形式取得立项资格而进行的研究活动所形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等多种载体的原始性材料,其既能真实记录又能还原真相的单项科学研究活动全过程的物质材料,是一类重要的档案资料。立项课题档案包括前期研究概况,课题申报,取得立项资格,研究对象和方法的选取,研究运行(开题报告,阶段小结,结题报告和验收等),取得的研究成果及其成果的推广应用情况等档案信息,是研究工作宝贵财富的档案资源,具有教学,研究,人才培养和科技创新等的多重性能。一套完整的立项课题档案,可以完整地展现一项科技创新活动的实时过程,能够精确反映科技进步活动的代价,艰辛,成就与真伪,与研究实践的再创新,借鉴与凭证作用息息相关。为能够完整地再现科学研究动态的历史真实面貌,根据《中国档案分类法科学研究档案分类表》中的相关管理制度规定,开展科研工作的相关单位,必须建立健全科研档案管理机构,所有的立项课题档案实行全卷宗馆藏。妥善管理立项课题原创档案资料,为借鉴,传播,宣教科学研究知识,培养专业人才奠定基础。立项课题档案的馆藏工作意义重大。立项课题具有投资规模大,实施周期长,跨领域,跨学科,跨机构,多目标,研究人员荟萃,责任主体多,全宗建档难度大等特点。成套的立项课题档案,几乎涵盖一个全宗所涉档案,涉及的专业多,门类广,载体多重性,并有归档渠道复杂,归档周期长等特点。给馆藏工作带来不少的困难。为了解立项课题档案的归档质量,本文用横断面的调查方法对我校部分单位的640份立项课题档案的馆藏情况进行跟踪调查,结果如下。

2. 立项课题档案馆藏率与逾期未馆藏情况调查

选取我校基础医学院,临床医学院和检验医学院三个单位,在2013年1月至2015年12月期间,收集本校为第一完成单位取得的国家级课题,省级课题和地厅级课题的立项课题,摘录课题编号,立项级别,课题名称,成果观察指标,合同金额和完成时间等。跟踪调查期间立项课题档案的归档套数,课题编号,立项级别,课题名称,成果观察指标,合同金额和完成时间。按合同约定完成时间在2020年1月之前,立项课题总项数为640项,其中国家级课题26项(占4.1%),省级课题81项(占12.7%),地厅级课题533项(占83.3%)。截至2020年10月,已经馆藏的立项课题案卷数为383套,其中国家级课题案卷26套,馆藏率100%。省级课题案卷75套,馆藏率92.6%,地厅级课题案卷282套,馆藏率52.9%,提示高级别课题档案的馆藏率比较高,低级别课题档案的馆藏率比较低。在对257项逾期未馆藏的课题档案资料的跟踪调查中得知,有145 (占56.4%)项正在提交结题材料,等待审批,有81 (占31.5%)项准备提交结题材料,还有31 (占12.1%)项研究工作尚未完成。提示逾期未馆藏的课题档案资料的原因是不能按时结题,其中还有87.9%的档案预期可以馆藏,仅有12.1%的档案不能馆藏,见表1

Table 1. Comparison between the number of projects approved and the number of projects approved in the same period

表1. 立项课题档案馆藏资料与同期立项数比较

3. 立项课题馆藏档案的成果产出情况调查

在馆藏的383套科研课题卷宗中,产出研究成果的卷宗有277套,占72.3%。其中国家级课题卷宗有成果26项,占100%,省级课题卷宗有成果68项,占90.7%,地厅级课题卷宗有成果183项,占64.9%,提示高级别课题卷宗的成果产出率比较高,低级别课题卷宗的成果产出率比较低,见表2

Table 2. Statistics on the output of 383 scientific research project files in the library

表2. 馆藏383套科研课题卷宗成果产出情况统计

4. 立项课题馆藏档案产出的成果类型情况调查

在对馆藏的383套卷宗所产出的成果的类型及其比例的调查中发现,至少有1篇论文在期刊杂志上发表的卷宗有274套,占71.5%,至少有1人获得学位,职称或职务等晋升的卷宗有234套,占61.1%,至少有1项成果鉴定证书或专利证书的卷宗有34套,占8.9%,至少有1项成果获奖证书的卷宗有16套,占4.2%。提示立项课题卷宗产出的成果类型以论文和人才培养的产出率比较高,成果证书和奖励证书成果的产出率比较低。见表3

5. 讨论

1) 我国对科研档案的管理工作非常重视,为有效保护和利用科研课题档案,出台了一系列的档案管理制度,国家教委在1982年印发《高等学校科学技术档案工作办法》,并在1984年和1989年分别作出修订。国家档案局、国家科委1987年就印发《科学技术研究档案管理规定》,2020年再次修订,并于本月起施行,明确规定“科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”。科研课题资料档案的馆藏制度,目前主要是根据《中国档案分类法科学研究档案分类表》中的相关规定,实行全卷宗馆藏的管理办法 [1]。由档案管理工作者系统地收集具有保存价值的科研课题档案资料,进行准确性的价值鉴定,程序性的整理,科学性的编目,安全地性的馆藏和维护科研课题案卷 [2]。其主要目的是构建一个能够完整地再现科学研究动态的历史真实面貌的原始文献宝库,为保存研究档案资料,传播,宣教科学研究知识,培植专业人才提供高效便捷的服务,是档案管理工作重要的组成部分 [3]。

Table 3. Achievement types of 383 scientific research project files in library

表3. 馆藏383套科研课题卷宗的成果类型情况

2) 课题档案资料如实地记录每一项课题的招标情况,课题组在前期研究情况,参与竟标的标书,获准立项的资格与研究任务的协议,实施研究的人员,开展研究的方法,取得的研究成果及其形式,课题结题的申请,参与验收组的成员,验收的形式和验收的结论等,是参与科技奖励的竟标及其获奖情况等研究全过程的佐证载体,是再现课题科研历史真实面貌的原始文字与物质材料,全卷宗馆藏立项课题档案资料,是实现科研工作的历史再现的重要举措,在档案管理中有非常重要的意义 [4]。课题档案资料在课题研究过程中以流水记帐方式形成,是课题研究工作的重要组成部分,其如实地记载课题的立项依据,采取的研究方法和取得的研究成果 [5]。档案管理人员经过分类,组合,案卷和卷内文件材料排列,编号,编制卷内目录和备考表,装订装盒,编制案卷封面和脊背,编制案卷目录,入库上架等过程整理课题案卷 [6] [7]。从本组资料的情况来看,课题档案资料的馆藏率为59.8%,其中国家课题的馆藏率达到100%,省级课题的馆藏率为92.6%,而地厅级课题的馆藏率仅为52.9%。提示研究工作者比较重视高级别的课题,而对低级别的课题的研究工作比较消极,按时完成率比较低。在对257项逾期未馆藏课题档案的跟踪调查中得知,有145项正在提交结题材料,等待审批,还有81项准备提交结题材料,有31项研究工作尚未完成。提示有87.9%的案卷预期可以馆藏,仅有12.1%的案卷不能按时馆藏。调查结果表明,立项课题案卷的馆藏率比较低,档案管理工作者,应当定期或不定期地进行档案馆藏情况的跟踪监督,提醒课题负责人员按时结题,督促课题档案管理人员按时提交付课题档案资料,不断提高课题档案资料的馆藏率。

3) 从馆藏的383套立项课题卷宗中得知,仅有277套案卷有研究成果,占72.3%。其中国家级课题卷宗有研究成果26项,占100%,省级课题卷宗有成果68项,占90.7%,地厅级课题卷宗有成果183项,占64.9%。提示课题卷宗立项的级别与成果的产出有关,高级别课题卷宗的成果产出率比较高,低级别课题卷宗的成果产出率比较低。从课题卷宗产出研究成果的类型中,发表研究论文的卷宗为274套,占71.5%,培养人才的卷宗为234套,占61.1%,科技成果证书的卷宗为34套,占8.9%,科技成果获奖证书的卷宗为16套,占4.2%。调查结果表明,科研成果,特别是科技成果证书,科技成果获奖证书等在课题档案卷宗中的比例不高,是档案材料中的珍贵资料,应当作为重点档案珍藏,科技成果获奖证书和科技成果证书,应当原件收入专柜档案,标著收藏。

综上所述,立项课题档案是科技工作者通过招标和投标程序,取得立项资格而开展的科学研究活动,其过程中形成的档案材料,按规定应当全卷宗馆藏。从本组资料的情况来看,立项课题档案馆藏率比较低,档案管理工作者,应当立项课题档案进行跟踪监督,督促立项课题档案管理人员及时提交案卷,提高立项课题档案的馆藏率。立项课题有数量多,选题广泛和成果多样性等特点,根据馆藏档案分级管理制度和知识产权等的法律法规的相关规定,为优化档案馆藏质量,促进档案的社会效率,作者认为,在立项课题档案中科研成果,是案卷的精华部分,应当作为重点档案珍藏;科技成果获奖证书和科技成果证书,是案卷的精髓部分,应当原件归档,专柜保存,标著收藏。

基金项目

国家自然科学基金(81060028);广西重大专项基金(桂科重1598005-9)。

参考文献

[1] 马雪君. 创建高校示范数字档案馆实践与思考[J]. 浙江档案, 2020(9): 58-59.
[2] 李天资, 闭线林, 梁烨, 等主编. 病案学概论[M]. 南宁: 广西科学技术出版社, 2012: 3-88.
[3] 汪小琴. 高校校史馆建设与档案管理关系的研究[J]. 安徽工业大学学报(社会科学版), 2020, 37(3): 117-119.
[4] 张文芝. 云南省档案馆馆藏民国时期外文档案综述[J]. 云南档案, 2020(4): 50-53.
[5] 陈红. 城建档案利用现状及影响因素、对策分析[J]. 兰台内外, 2020(9): 47-48.
[6] 李天资, 梁烨, 赵群, 等. 电子病案法律效力的研究[J]. 右江医学, 2009, 37(5): 617-618.
[7] 庞延丽. 档案的收集整理鉴定与数字化[J]. 兰台内外, 2020(27): 19-20.