1. 引言
相比于传统财务管理,财务共享中心基于SAP系统提高了企业管理能力,为业财融合提供了可能性。借助于SAP系统建设财务共享中心,最大程度上减少重复性财务工作,对集团企业的财务工作集中管理。充分分离财务会计和管理会计,发挥出管理会计的价值,协助业务工作展开管理,让财务和业务深度融合,最大程度上提高企业财务管理能力,为企业创造更高的价值。
2. 财务共享下业财融合的优势
(一) 促进企业转型升级
在财务共享基础上推进业财融合,能够完善企业财务结构,促进企业的升级转型。财务共享能够减轻财务工作量,让企业提高对财务管理的重视程度。通过推动业财融合,让财务参与业务经营,业务完善财务管理,不断优化财务组织结构,为企业创造更高的价值,为企业带来更高的经济收益,提高财务管理的整体效益 [1]。在财务共享中心中,将初级会计人员安排至基础岗位,负责出纳和档案管理等工作,支持业务工作的开展。高级会计人员制定财务发展战略和财务管控,形成完善的财务管理体系。在财务管理的支持下,能够科学指导企业业务决策,推动企业的转型升级,提高其核心竞争力,为企业长远发展奠定基础。
(二) 消除信息孤岛
通过业财融合的推进,促进财务信息和业务信息互通,提高信息融合的时效性和真实性。传统财务管理子公司和总公司独立办公,相关信息上传下达耗时较长,在财务共享模式下企业各个模块简化了传递信息的方式,提高信息传递效率。通过业财融合能够将业务和财务信息处理时间缩短2 d以上,提高信息处理效率,更有利于企业经营业务的发展。财务系统和业务系统对接能够实现端对端的信息流对接,提高信息沟通的效率,支持企业各个部门协同发展。
(三) 提高财务管理能力
在财务共享支持下,实施业财融合加强了对业财数据的把控。子公司财务数据可以在总公司得到集中管理,实现跨地区和部门的管理,更有利于对子公司资源和业务的集中管控。通过财务管理能力的提高,能够降低企业财务风险,有利于企业的长远发展 [2] 通过对接ERP系统和SAP系统能够实现会计信息的自动化对接,智能控制预算,大幅减少重复的财务工作,杜绝人为干预,减少人为因素造成的错误。财务共享中心将预算控制设置在业务前端,经过两轮审核批准,严格控制预算指标,从根本上消除超预算的问题。最大程度上改进预算控制工作,保证预算得到合理使用,提高企业资金利用率。
(四) 完善企业内控制度
企业内控制度作为财务管理的重要构成,关系到企业的长远发展。业财融合推动下,能够让财务工作深入各个部门中展开,各个业务部门也能参与到财务管理中,内部控制并非财务部门的责任,而成为全体部门的责任,引起全体部门的重视。通过业财融合,对接SAP系统和ERP系统能够实现信息化财务管理,充分发挥出管理会计的价值,让企业内控制度更加完善。
3. 财务共享SAP系统与业财系统的对接
(一) 对接难点
SAP系统作为企业资源管理系统,具备智能化、信息化优势,在企业建设中应用系统后有效简化管理流程,节约企业管理资源。相比于传统财务管理,SAP系统的应用创新了财务管理机制,对财务风险严格防范控制。但仍然有很多企业在使用财务共享SAP系统后,生产业务仍然使用ERP系统,未能和SAP系统对接,两类系统并行应用,在一定程度上影响到企业管理的效率以及企业管理的集成化发展。为满足企业经营决策和业务管理需要,企业应用财务共享模式后,经过UPM流程入账,但ERP系统对财务数据进行补录,形成业务闭环,保证业务和财务工作形成连接。但由于不同财务系统并行,需要重复进行财务数据的处理,财务系统需要重复操作,工作量较大,对企业成本结转和出具报表产生不良影响。且可能出现ERP系统编制报表未记账,事后进行预估填报,和SAP系统数据不一致 [3]。对子公司ERP系统数据缺乏监管,共享记账存在滞后问题,还需要再次接受人工审核,才能保证SAP数据完整,充分满足财务管控的需要。由于上述问题对会计信息和账目数据的管理粗泛,难以满足生产经营的需要,常面临业务管控和生产经营的风险,需要由人工进行核对,在一定程度上增加人工的成本。同时启动SAP系统MM模块实施成本高、难度大,需要保留ERP系统中总账数据以及供应链等模块。
(二) 实施策略
本文以某高新技术企业为例,在国家大力支持下,该企业迅速扩张,在全省范围内建立了近40家服务单位。随着业务的发展,企业业务逐渐向多个领域迈进,不断扩张规模,组织层级增加,传统财务管理模式逐渐暴露出来。企业于2019年正式建立财务共享中心,并投入运营。该企业建立财务共享中心后,明确了财务战略发展目标,结果显示,今年企业已经进入创收期,以期通过科学有效的财务管理实现营收的增长。
1、明确财务组织功能
随着财务共享中心的建设,为了实现和ERP系统的全面对接,需要明确财务组织职能,确立财务共享中心的定位。企业建设财务共享中心初期采取和财务部行政管理层级相同的管理结构。财务共享中心和子公司无隶属关系,但提供共享服务,集中处理财务核算类业务,承担起财务会计的职能,分离财务会计和管理会计。因此财务共享中心职能结构调整,财务共享中心独立于总公司和子公司外,保证财务共享中心灵活调整,促进业财融合。
2、对接方式
通过对技术手段和管理的改进保证账目数据一致,以提高会计信息水平,减少工作人员工作量。在子公司ERP系统和SAP系统中建立接口搭建统一平台,进行两套系统对接,保证两套系统数据一致,减少工作人员工作量。基于此,本文提出三种对接方式如下:
1) 以金蝶软件为例,和SAP系统之间建立数据接口,在两套业务之间进行全面对接,方便于数据双向交互。金蝶软件将物料数据上传至UPM审核,审核后上传至SAP系统。总账核算通过SAP系统传输至金蝶软件,进行数据的双向传输。该路径实现了业财一体化系统,利用系统自动化优势保证了业财数据的实时传输,可以最大程度上减少财务数据监控的盲区,从而规避重复性作业。但是由于凭证回写投入产出比相对较低,按照调研数据,原系统凭证可以自动生成数据,生成率可以达到85%。金蝶软件总账模块的数据格式和SAP系统存在较大差异,很难进行匹配。子公司由于物料数据格式难以统一标准,开发周期和成本较高。
2) 使用RPA机器人进行数据的传递,从SAP系统向金蝶软件单向传输数据,SAP系统入账后对制定总账数据进行回写,传递至金蝶软件,从根本上保证数据上传的同步性。定期使用机器人抓取科目余额等相关数据,按照科目自动对账,保证两个系统科目余额保证一致。经过UPM审核后通过SAP系统将数据传递至金蝶软件,机器人抓取流程和凭证,均通过映射表的转换,传递至金蝶软件记账。定期核对两个系统的数据,机器人能够从金蝶或者SAP系统中抓取科目余额,进行自动对账,以保证系统科目余额完全一致。该路径优势在于系统自动控制交互数据,能够保证SAP系统和ERP系统数据的实时性。且数据单向进行传递,系统双向对接传递数据,更易于实现,操作难度降低。使用金蝶软件可使用六位码进行匹配,方便于自动对账。但是由于凭证回写产出比较低,按照调研数据,原系统凭证可以自动生成数据,生成率可以达到85%。同时系统科目颗粒度存在差异,回写总账数据难度高,后期维护需要将耗费更多人力成本,对系统开发的难度较高。
3) 针对报销类单据,这部分费用和研发费用、生产费用无关,按照流程状态将表单信息回写至金蝶软件表单中,避免财务人员重复制单,减少工作量。日常业务单据使用RPA财务机器人对财务处理、流程数据、科目金额以及金蝶六位码匹配,充分保证双边数据一致。从金蝶软件和SAP系统抓取科目余额数据,自动匹配。通过对自定义报表的开发,满足动态数据需要,UPM表单信息回写金蝶软件,形成报销业务单据,记入总账 [4]。该路径优势在于在技术支持下实现两个系统数据的实时更新,有效减轻财务人员数据核对工作量。相比于跨系统数据交互,开发RPA数据难度较低,具有更高的经济性优势。RPA无需针对系统单独开发,操作相对简单,只需要对报销类表单数据进行核对和回写,摆脱了核算颗粒度的约束,保证数据同步传输。财务共享单位使用金蝶软件同步六位码,可实现自动化对账,减轻人工工作量。但由于SAP系统科目设置和核算颗粒度和子公司ERP系统还存在较大差异,对两者进行适配仍然面临一定困难。
综上,根据现有对接方式适宜选择第三种对接方式,最大程度上解决对接业务需要,且降低开发成本。首先对接两套系统实现自动核对数据,其次通过UPM表单信息和描述对业务数据回写,判断表单是否和制造费用相关,自动判断,从而减少开发成本,减少工作人员的工作量,满足对接需求。
4. 财务共享SAP系统与业财系统的实施
(一) 完善业财数据传输
财务数据作为业财融合的基础和关键。企业业财融合要保证SAP系统和ERP系统的对接,实现海量数据的处理。企业在SAP系统基础上建立数据库系统,涵盖预算系统、核算系统以及前端业务系统,保证各个系统之间统一,系统数据可以共享。为了让数据得到实时更新和处理,使用数据库技术对接SAP系统以及财务系统、管理系统以及业务系统进,保证数据的共享互通。企业按照流程顺序设计顺序,保证业财数据的自动化处理。前端业务系统包括费控系统、BPM系统,业务人员直接在系统上报账,录入业务信息。经过审批后可对原始单据和打印审批单进行扫描,影像化处理单据。经过审核后自动传输至OA系统和A8系统,实现自动化对账。在共享财务系统中建立数据分析模型,自动挖掘有效数据,转换为财务信息。业财系统对接要保证传输数据口径和格式一致,业务数据变化自动改变财务数据,保证财务信息系统记录业务经营全过程。财务共享信息要注意信息传递延时性,发生业务后无法获取财务信息会直接影响销售工作。使用A8系统前端处理现场销售业务,组件接口分别对应销售出库、收款、开票等工作,同时前端销售和A8系统接口可以将销售数据同步至A8系统中,有效处理传递延时问题。
(二) 优化业财协同工作
财务共享中心核心工作在于报销、采购、销售几个部分,需要对主要工作进行优化,保证业财融合顺利进行 [5]。企业财务共享中心需要根据业务模块进行流程的梳理,优化传统会计核算中矛盾的地方,将票据传递繁琐、效率低等问题集中处理,减少重复性操作,减少工作人员的工作量。财务人员可以利用财务共享系统进行跟踪式工作,监控业务进展,加强对财务数据的监控。财务人员能够一体化整合会计凭证以及报表等信息,方便于管理者和利益者查阅,支持经营决策活动。以费控预算肥力,将报销业务的标准输入系统中,在业财人员执行报销业务时,超出标准的单据无法上传或识别,对预算标准进行严格管控。财务人员使用业财融合平台主动介入业务,跟踪式关注动态信息,系统会自动督促财务人员展开工作,掌控财务人员工作进度。整个流程可以自动化管控,生成凭证,规避人为干预的机会。
(三) 建立统一的管理制度
由于企业子公司分布在各地,需要在业财融合工作中建立统一的管理制度,明确业财融合的标准和规范。首先要建立内控制度,企业领导层需要对内控制度高度重视,建立内控手册,从信息安全、风险评估、人力资源等方面展开内部控制。在财务共享中心建立风险识别小组,专门监控财务风险,严格控制财务风险的发生。其次要规范业财融合流程标准,采取统一标准进行管理,保证业务信息和财务信息口径一致。最后还应建立核算规范和数据规范,数据规范和核算规范是业财融合的基础,企业数据涵盖了会计科目、辅助数据以及计量单位等,核算规范包括确认收入、会计分期、坏账计提以及折旧等政策,通过A8系统统一数据管理和规范,保证业财融合工作的规范性和统一性。
5. 结论
综上所述,财务共享下业财融合具有促进企业转型升级、消除信息孤岛、提高财务管理能力、完善企业内控制度的优势。为了推动财务共享SAP系统与业财系统对接和实施,企业要根据自身情况明确对接难点。在两个系统的对接上,企业要明确财务组织功能,选择合适的对接方式,积极完善业财数据传输,优化业财协同工作,支持业财融合的实现,充分发挥出财务共享中心的职能。
基金项目
湖南省职业教育与成人教育学会科研规划项目《职业院校协同企业服务“一带一路”的路径与机制研究》项目编号XH2021087。