1. 引言与文献综述
自新中国成立以来，时光荏苒70年，中国的高等教育事业不断进取，结出了令人瞩目的果实。研究生教育在中国教育体系中居于最高等级，体现了中华民族高等教育的发展水平，象征着中国未来可持续发展的希望。据统计，1949年中国的研究生在校人数仅不到630人，2020年末这一数据已经超过300万，在世界范围内都是名列前茅，我国研究生规模在国际中都是遥遥领先。不难看出，我国的研究生教育正处于大踏步式的发展进程中，提高研究生的培养质量也理所当然的成为了高等教育事业的重点。教育部作为指引研究生教育发展的领头人，陆续出台相关的文件和政策，高等学校作为相应的执行者也应当积极响应，“双一流”高校尤甚。要想提升高校研究生的培养质量，就必须加强研究生的日常管理工作，研究生秘书是研究生日常管理的重要环节。必须有着行之有效的高校工作管理章程，当前各高校已经将研究生的管理和培养列为各项工作的重心，创新提高研究生秘书的日常管理工作效率尤为重要。
近年来来国内学者围绕高校研究生管理工作做了系列研究。房雅萍 [1] (2016)对研究生管理工作中遇到的问题做了较为深入的反思；郭桂莲 [2] (2020)围绕信息化背景分析了研究生创新性管理模式；郭龙健 [3] (2021)从人本思想的视角结合新冠疫情探讨了研究教育治理的问题；黄宝印 [4] (2015)、蒋丹丹等 [5] (2017)、刘人元等 [6] (2020)探讨了研究生管理的模式；刘琳琳 [7] (2020)、宋坤禹等 [8] (2019)、邢晓英 [9] (2018)对研究日常管理的工作实践做了一些探讨。上述已有对研究生管理工作做了较好的探索，但很少从“双一流”建设高校研究生秘书管理的特殊性来研究的，本文因此结合自己在“双一流”建设高校从事研究生管理秘书工作的经历就此做进一步的探讨。
2. 研究生秘书管理工作面临的主要问题
当前“双一流”高校研究生秘书管理工作不能充分适应新时代发展的趋势要求，各项问题较为突出，具体表现包括以下三个方面：
2.1. 研究生秘书队伍建设不到位导致工作繁重
由于研究生规模的不断扩展，教育事业的组成结构随之变得更加复杂，这也给研究生管理工作带来了诸多困扰。所谓的研究生管理涵盖研究生从入学至毕业的整个时间区间，既包括业务学习部分，也包括日常生活和管理。有效的研究生管理体制能够保障高校培养出高质量的研究生，塑造正直向上的学术研究风气。根据“双一流”高校招生现状来看，二级学院发挥了主要作用，特别是在宣传这一方面。然而，目前我国高等学校中本科教育管理人员的配置数量比较充足，也反衬出研究生工作管理人员比例不协调，在数量方面远未达标。在部分“双一流”高等学校的二级学院中，研究生秘书数量甚至出现了仅有一人的情况，分管各个专业研究生事务，工作任务过于饱和。这也必然会导致研究生管理工作难以顾及到方方面面，也无法调动研究生管理队伍的积极性。特别是当面临“招生季”时，研究生秘书数量不足容易导致校内事务处理与校外宣传难以兼顾，从而影响日常工作管理的正常进行。
为解决这一问题，各高校也为研究生秘书配备了相应的研究生助管，一方面是为了给勤工俭学的研究生提供机会来减轻经济压力，另一方面也能够减轻研究生秘书的工作负担。阿格尼丝·赫勒作为新马克思主义在东欧发展的代表人物，认为研究生是不同于一般的受教育个体的。研究生可分为全日制与非全日制，其分类标准在于“课堂学习”和“实验”在日常生活中的占比。不同专业、不同类别的研究生需要不同的管理手段，这对于研究生秘书以及助管的工作要求更加严苛。由于助管更多由在校学生担任，随着年级的提升，学生也面临社会实践的压力，无法长期担任这一工作。因此，研究生秘书需要在新学期重新培养相关的管理人才，浪费了诸多的时间和精力，也无法形成长效机制。
2.2. 研究生秘书管理模式滞后引发管理能力不足
相对于本科学生，研究生群体更加多样化，生源也明显表现出了年龄差距大、思想和水平差异大的特点。由于研究生群体更具有独立性，集体观念略为淡薄，导致了群体之间缺乏交流与合作，这为开展并且配合集体活动造成了较大的阻碍。近年来，“双一流”高校研究生事务的进行主要是通过研究生秘书、辅导员、各班班长这三类主体间的相互对接，学校内各项通知的传达主要通过研究生秘书–辅导员–班长这一模式。然而，随着研究生人数的不断扩增，这一管理模式已经不太适用，继续实施也无法产生理想的效果，必须进行创新和改革，研究生管理工作不能停留在仅完成上级设定的任务。新冠肺炎疫情爆发以来，学校作为人流密集的场所，管理工作不仅体现我国治理水平，更考验高校的现代化水平。作为研究生管理工作的核心原则之一，常态化疫情防控必须落实在方方面面。在此背景下，要让研究生教育的管理工作做到不断档、不停滞，需要研究生秘书从实际情况入手，以人为本，基于人道立场和和人文精神，分析问题并凝练对策，针对全日制研究生和非全日制研究生制定针对性的管理方案，从而能够开拓崭新的局面。
2.3. 研究生秘书有待加强责任意识和定期学习培训
根据“双一流”高校各个学院管理团队的调研结果，现有的多数研究生院管理人员虽然认真工作，能够较好的服务师生，在履行职责过程中能够及时调整心态，以良好的精神面貌对待工作，但是也不能否认存在部分管理人员责任意识比较淡薄，在工作中未能发挥积极性和主动性，敷衍应付工作，无法正确处理工作与生活、管理和服务间的关系。长久以往，这样的心态容易导致粗放简单的管理方式，若出现问题，不能从自身角度思考如何防止问题的发生并改进。对于高校而言，研究生日常管理具有政策性强、综合性高的特点，管理人员应当具备丰富的经验和能力，特殊情况还需要了解心理学以及教育学方面的知识。根据现有机制，部分“双一流”高校缺乏对于管理队伍的定期培训和教育，相关人员管理意识不敏锐，不能适应新形势下对于研究生的新的管理要求。
3. 研究生秘书管理工作的改革与创新
3.1. 树立服务意识，提高研究生秘书岗位人员的选拔要求
研究生院的管理人员身肩培养新时代高素质、高层次、高水平人才的使命，因此在选聘管理人员这一过程伊始提高标准。作为一名尽职尽责的管理人员，首先需要具有较高的思想道德水平，人格健全，这样才能够在工作过程中贯彻立德树人的原则，在面对各项繁琐的研究生管理工作时以高度责任感和较强的细心、耐心来处理，弘扬扎实肯干的工作作风。其次研究生教育的性质也导致了研究生管理工作的复杂性，因此管理人员需要有着良好的学习能力，这样才能不断精进业务水平，便于在日常工作中保持对于国家法律法规和学校政策文件的熟悉度和掌握度，在工作过程中熟练运用各项规章制度，减少沟通协调过程中不必要的时间浪费，提高管理效率。此外，管理人员的工作本质是为全校师生服务，需要树立良好的服务意识，无私奉献，更好的与任课教师、辅导员以及学生完成学校下达的各项任务。
3.2. 创新研究生管理模式，增强研究生秘书的主观能动性
为了提高针对研究生的培养质量，“双一流”高校以及各院系应当设立受学校统一管理但相对独立的研究生管理机制，从管理人员的配置和物资的配备两个方面保障研究生日常管理工作。只有研究生管理受上级统一领导，才能确保管理的权威性和统一性；只有研究生管理相对独立，才能根据各个院系的规模灵活调整，提升实力，推动研究生管理向内涵式发展。只有合理配置才能及时响应学校的号召，全面完成上级下发的任务和通知，高质量完成研究生培养工作。随着时代的发展，研究生管理人员的综合素质亦被高度重视。在研究生管理工作难度不断加深的情况下，学校应该建立长效化的规培机制，定期举办专题培训和讨论交流会，组织各个学院的研究生管理人员在校内和校外之间交流，更新管理人员的知识架构，在经验共享之间得到共同提升，从而促进专业技能的提高。此外，学校还应当明确管理人员的职责，确保管理工作责任的落实。对于每个培养单位来说，除了需要根据在校研究生的数量配备充足的管理人员以外，还应当专人专责，特别是针对全日制研究生和非全日制研究生。只有从根本上完善了管理机构的设置，扩大管理团队，才能将工作任务控制在合理范围内，也能促进研究生管理人员的积极性和主动性。
3.3. 加强信息化建设，提高研究生管理工作效率
当今时代移动通信技术处于迅猛发展的阶段，智能终端的普及也使得人与人之间的联系和沟通发生了重大的变化。截止2018年，我国移动电话用户总数约为15亿户，移动宽带用户近12亿户，4G用户数量保持稳定增长。新冠疫情爆发之后，常态化的疫情防控更是推动云办公的趋势。对于当前研究生的教育和管理工作，信息化建设手段的渗透是必不可少的。信息化管理有助于高校学院管理人员以及研究生之间的交流沟通，搭建便捷化渠道。根据现状，部分“双一流”高校应明确建设标准，全面关注建设指标，加快各类管理软件的研发，致力于创建由信息主导的新型管理模式，在细节之处推进研究生日常管理工作。在持续推进研究生管理体系的信息建设，必须从多渠道、多方面筹措建设资金，这需要高校上级有着完整的建设规划。此外，各高校间也需要开展学习和交流，在管理上引进有效的新型管理方式。具体来说，现阶段需要多层次的划分院系职能部门，并公布在信息化管理平台上，这样能够大大节省研究生办理事务所消耗的查找信息的时间。此外，高校还可以开展统一的辅助管理人员培训，制作相关的云视频上传至系统，倡导参与人员自主学习，尽快入手工作。与此同时，必要的学生反馈机制也应完善。信息化建设离不开学生自主发言的平台，唯有了解痛点所在才能更好的更新信息化建设。
4. 结语
研究生教育是“双一流”高校人才培养的重要构成，当前面临新的发展机遇和管理挑战，研究生秘书作为研究生工作的日常管理人员肩负重大而艰巨的使命。只有适应时代发展的新需求，才能不断提高研究生的培养质量，为高质量研究型人才培养贡献出自己的力量。研究生秘书作为研究生教育和管理工作的重要负责主体，不仅需要积极响应校党委的领导和指示，兢兢业业履行相应的职责，还应该在日常工作过程中创新并实践新思路和新举措，充分调动研究生的自我管理潜能，从多方面提升研究生的管理水平。
基金项目
习近平经济思想指导的经济学类研究生课程思政建设研究，2022年江苏省研究生教育教学改革重点课题(JGKT22_B004)。