1. 引言
电网工程建设项目普遍存在项目类型多、专业跨度大的特点，招标采购作为电网建设的重要环节，采购文件的应用贯穿招投标业务全过程，同样受到多个专业领域的影响，文件的组成内容须满足不同采购项目的要求。
目前，电网企业一般委托招标代理机构根据采购项目的特点和需求及项目单位技术管理部门审定的技术规范书，按照采购文件范本编制采购文件。标准采购文件范本包括招标公告或投标邀请书、投标人须知、评审办法、合同条款及格式、采购清单、技术规范书、投标文件格式等大量内容。招标采购活动中，采购文件普遍存在版本繁杂、无法统一的特点，尤其是采购文件编制、生成环节需要投入大量人力进行编制、收集整理、审核校对等工作，将难以避免地面临工作效率下降，出错概率增加和管控效果不足等现实问题。面对日益增长的采购项目，采购文件管理模式难以应对快速增加的业务量，现有采购文件的管理及应用模式无法高效协同招投标采购活动实施。
2. 提升采购文件编制效率的方法
为提升采购文件编制效率，使文件编制过程规范、标准和及时，确保整体采购质效。通过借鉴模块化管理的思路，梳理文件结构，探索文件结构化管理的实施路径。结构化管理是以固化采购文件格式的方式，限制编制人员对已预先固化的内容随意进行变更或修改，使用中应当不加修改的直接引用，减小相关人员文件内容编制差异，从而快速实现文件编制的目的。文件结构化管理是企业标准化建设的组成模块之一，也是支撑电子招标等信息化手段应用的关键。
3. 采购文件结构组成分析
通过分析电网企业招标代理机构使用的各版本采购文件，按项目类型、采购方式对收集的文件进行分类。梳理采购文件的结构性要素，了解文件的结构组成。并进一步分解各结构性要素，梳理各要素的组成单元，了解文件的组成内容。
3.1. 采购文件的编制依据
根据采购文件的版本分类，明确不同类型的文件是按不同项目类型和选用的采购方式进行划分的。因此，采购文件的编制须依据项目类型和采购方式，结合具体采购需求，选取文件模板编辑文件内容。
3.2. 采购文件由六个结构性要素构成
通过统计多个版本的采购文件，明确了全部采购文件都由采购公告、供应商须知、评审办法、响应文件格式、合同条款和技术要求六个关键要素构成 [1]。
3.3. 结构性要素的组成单元可自由排列
文件结构性要素都有若干个基础单元组成，各单元也有固定的格式和内容，如：采购项目概况、供应商要求、响应文件的编制、合同条款和技术规范等细分内容的设置进行全面规定。在具体文件编制时，根据各版本文件的固定格式，各要素的基础单元的组成存在差异。因此，结构性要素的组成单元可以根据需要自由组合排列。
3.4. 关键要素的组成单元由固定和可变部分构成
构成采购文件的六个结构性要素都包括了若干个基础单元，每个单元都有固定格式和可编辑内容组成，固定部分指采购文件格式和各组成单元的固定部分，如：响应文件格式中的采购须知前附表、各类证明文件格式等，都具有其固化的文本和字段信息；可编辑内容指文件组成中需要根据采购项目需求进行修改的部分，如：编制采购人须知时，关于报价方式、供应(服务)时间和交付地点等字段信息须根据具体采购需求进行编辑。
4. 采购文件结构化管理方案设计
采购文件的使用贯穿整个招标采购过程，文件结构反映了采购活动中的主要环节的工作内容 [2]，实现采购文件结构化管理的思路是根据采购项目类型和采购方式选取预先固化的文件模板，自由组合文件单元，并符合采购文件标准结构的编制要求。
文件结构化管理是建立在文件结构要素模块化应用的基础上开展的。
首先，设计文件格式。通过固化采购文件的结构性要素，识别这类要素的组成，编制标准文件模板。
其次，识别组成单元。将采购文件各结构性要素分解、量化至最小单元，形成标准的应用模块。对于无法量化，须手工填制的部分，尽可能固化其格式和内容填写的范围。
最后，结构化应用。根据不同版本采购文件模板，选取适用的文件模板，根据固化的文件格式，填充文件组成单元，形成标准的采购文件(见图1)。
Figure 1. File structured implementation path
图1. 文件结构化实施路径
4.1. 采购文件结构化管理的层次结构
结构化管理框架由基础单元、文件模板和标准文件三个层级构成，从设计上看，是自上而下的梳理和细化的过程；从构建上看，是自下而上的搭建和组合的过程，各层级之间具有双向集成关系(见图2)。
Figure 2. File structured management framework
图2. 文件结构化管理框架
4.2. 采购文件结构化管理的实施步骤
开展采购文件结构化管理是通过依次识别全类型采购文件、文件的结构要素、文件要素的组成单元及编制固化文件模板的路径实施的。最终，建立应用模板库，支撑招标采购活动对采购文件的使用。
4.2.1. 识别采购文件类型
根据电网企业工程服务、综合服务和物资采购等项目类型，并按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等采购方式分别识别对应的采购文件类型和范围。
4.2.2. 识别文件构成要素
根据锁定的采购文件范围，分别梳理各类型文件的构成要素，并进行分类。一方面作为构成标准采购文件模板的关键要素；另一方面作为量化最小文件组成单元的依据。
4.2.3. 识别要素组成单元
根据梳理的各类型文件的构成要素，进一步分解各结构性要素的组成，厘清构成采购文件的最小组成单元，也是编制采购文件的基础单元。
4.2.4. 定制应用模块
根据梳理的文件结构性要素及基础单元的结果，分别建立文件模板目录和配套的文件单元目录。具体应用时，首先根据采购项目的要求，选取适用的文件模板；其次根据文件模板结构设定，按归档填充文件的组成单元，形成最终的标准采购文件。
4.3. 采购文件结构化运行模式设计
采购文件结构化管理的根本是采用高效的手段控制文件编制的过程，保障文件编制质效的目的 [3]。因此，文件结构化管理须构建标准的规则，规范文件的编制过程，按照下图所示的路径运行(见图3)。
Figure 3. The running path of the structured compilation of procurement documents
图3. 采购文件结构化编制的运行路径
4.3.1. 判断编制条件
判断文件编制的条件是开展文件编制的基础，只有明确编制条件才能执行文件编制活动 [4]。文件编制的前提条件必须明确采购项目类型、完成采购方式匹配，获取技术要求、通用合同文本等内容，确定可用模板范围，并选择适用的采购模板进行后续的采购文件编制工作。
4.3.2. 执行文件编制
采购文件编制是根据选取的文件模板，按照模板固定的结构和编制规则，选取所需的基础单元，填充至文件模板，并编辑招标公告或投标邀请书、投标人须知、评审办法、合同条款及格式、采购清单、技术规范书、投标文件格式等组成单元的必要信息。通过采购文件模板中预设的固定模块，编辑每一个填充单元中的可变信息，生成招标采购所需的标准采购文件。
4.3.3. 导出采购文件
依据采购文件模板，完成文件基础单元的合并和内容的填写，形成最终的采购文件。经审核导出采购文件，全过程按照标准的文件编制程序，结构化管理的规则实施，可结合信息化手段辅助文件结构化管理、固化文件编制流程。
5. 采购文件结构化应用体系构建
采购文件结构化管理是提升文件编制效率的方式之一，而文件结构化应用是落实结构化管理成果的展示形式。实现采购文件结构化应用是建立在结构化管理的基础上，通过明确文件的组成要素和组成各结构性要素的基础单元，并按照这一逻辑拆分和组合文件结构，是文件结构化应用前必须实现的准备工作 [5]。
构建采购文件结构化应用体系是推动后端文件结构化管理成果向前端应用领域延伸的举措。结合文件结构化管理的思想和研究成果，以文件模板和组成单元的模块化管理为支撑，建立一套完善的文件编制规范指导编制工作的执行，配合信息化手段的应用，形成采购文件结构化应用体系。
构建采购文件结构化应用体系从文件应用模板和组成单元的采集和管理、文件编制的规则与执行及管理目标三方面考虑。
支持层。支持层具有保障采购文件结构化应用实施的作用，通过集合全类型采购文件的标准模板和组成单元，建立采购文件模板库，形成文件编制的基础元素，对应文件的结构化管理方式。
执行层。执行层具有指导和规范文件编制的作用，通过制定文件模板和文件组成单元的应用规则，形成文件编制的标准流程，从而固化文件格式和文件编制程序，控制文件编制的活动过程，支撑系统整体运行目标的实现。
目标层。目标层是通过制定相应评价指标反映结构化管理的应用效果，在完善采购文件模板库和制度规范的基础上，高效完成标准采购文件的编制工作(见图4)。
Figure 4. Construction framework of structured application system for procurement documents
图4. 采购文件结构化应用体系构建框架
6. 结论
本文通过梳理采购文件的组成结构，识别文件的关键要素与组成内容，探索提升采购文件编制效率的方法。结构化管理理念以预先固化采购文件的格式和组成单元，形成标准模板和基础单元目录，实现模块化管理和应用，使文件编制过程规范、标准和及时。从而实现提升了文件编制的整体效率，高效协同招标采购活动。