1. 引言
行政管理信息化是提升高校治理能力和治理效能的重要手段。随着大数据、人工智能等数字技术的方兴未艾，在面对高校日益增长的业务量和复杂的管理需求时，如何充分利用新兴技术提升教育教学与管理信息化水平就显得尤为重要。为此，学者从顶层设计、智慧校园、管理服务、科学决策、数权监管等多个层面分别给出数字化提升高校治理效能的可行路径[1]。民办高校作为高等教育的重要组成部分，充分利用人工智能的大数据处理、分析和智能决策能力等，为实现民办高校行政管理信息化提供了新的契机。因此，面对互联网浪潮，高等教育行政管理亟待创新，向着更为数字化、智能化和信息化的方向发展，以不断提升管理效率与服务品质[2]，人工智能正深刻改变民办高校行政管理模式，为其信息化建设带来诸多优势，对提升管理水平和推动学校高质量转型发展意义深远。
2. 民办高校行政管理信息化的现状及存在问题
现阶段，大多数民办高校已经认识到行政管理信息化的重要性，为此搭建了覆盖教学区、生活区、运动区等校园网络，部分还配备了信息化数据处理中心，并逐步引入了办公自动化系统(OA)、学生管理系统、财务管理系统等信息化工具，基本实现了行政管理流程的数字化和自动化，提高了部分工作效率。但与公办高校相比，民办高校因顶层设计的缺失、基础设施与资金的不足以及OA系统的功能缺失等[3]，在一定程度上导致信息难以实时共享，制约了民办高校信息化建设的发展规模与速度。
2.1. 信息系统分散，数据孤岛现象严重
民办高校在信息化建设过程中，缺乏统一规划，各部门往往从自身业务出发，自行采购或开发信息系统，如教学管理系统、学生管理系统、人事管理系统、财务管理系统等，导致系统种类繁多。这些系统往往由不同部门负责建设和维护，缺乏统一的规划和标准，导致系统之间数据格式不一致、接口不兼容，信息难以共享和流通，形成了严重的数据孤岛现象。这使得工作人员在处理业务时，需要在多个系统之间切换，重复录入数据，不仅浪费了大量的时间和精力，还容易出现数据错误和不一致的情况，影响了工作效率和管理决策的准确性，且过程繁琐而容易出错。
2.2. 管理流程繁琐，办公运转效率低下
民办高校行政管理流程通常较为复杂，部分行政管理流程设计不合理，存在层层审批、手续繁琐的情况。传统的办公流程主要依赖人工操作，文件的传递、审批和处理需要经过层层流转，耗费大量时间。然而，民办高校信息化流程一旦确定，调整和优化的难度较大，难以适应快速变化的业务需求和管理要求。以高校教师职称评定流程为例，从教师提交申请材料开始，需要经过学院初审、学校相关部门审核、专家评审等多个环节，每个环节都需要人工传递材料和进行审批，整个流程可能需要数月时间，不仅效率低下，还容易出现材料丢失、审批延误等问题[4]。一旦某个环节出现问题或负责人不在岗，整个流程就会停滞，导致办公运转效率低下，无法及时满足教学和科研等工作的物资需求，影响学校正常运转。
2.3. 服务模式有限，部门协同质量不高
当前，当前民办高校行政管理服务主要以线下窗口服务和传统电话咨询为主，服务渠道单一。同时，各部门在处理跨部门事务时，缺乏有效的沟通协调机制。比如学生办理休学复学手续，往往需要在教务、学工、财务等多个部门之间来回奔波，获取信息和办理手续的成本较高，甚至存在各部门之间信息沟通不畅，容易出现互相推诿责任的情况。此外，各部门在处理事务时，仅从自身职责出发，缺乏从学校整体层面考虑问题的意识，导致服务效率低下，协同质量不高，且往往采用统一的标准和流程，难以满足师生的个性化需求。
2.4. 数据共享滞后，信息安全隐患凸显
民办高校在日常行政管理过程中积累了大量的数据，但这些数据大多处于原始状态，没有得到有效的整理、分析和挖掘。当需要跨部门数据进行综合分析时，数据收集和整合耗时较长。另外，由于数据孤岛和技术限制，民办高校各部门之间数据共享困难，共享速度滞后；且在信息化建设中，部分民办高校对信息安全重视程度不够，导致数据的价值无法得到充分发挥[5]。因此，民办高校行政管理信息化安全防护技术措施不到位，如网络防火墙设置薄弱、数据加密技术落后等，容易遭受外部黑客攻击和内部数据泄露风险。一旦发生数据安全事故，如学生个人信息、教师科研成果等重要数据泄露，将给学校、师生带来严重损失，损害学校声誉。
3. 人工智能赋能民办高校行政管理信息化的优势
3.1. 流程自动化，办公效率显著提高
以往民办高校行政管理流程存在大量重复繁琐任务，像学籍注册、教学安排、报账审批等，需耗费行政人员大量时间精力，且易出错。人工智能技术的引入，可实现这些流程自动化运转。通过机器人流程自动化、自然语言处理等技术，实现办公流程的自动化[6]，审批人员可以通过手机、电脑等终端随时随地进行审批，系统会实时提醒审批进度，大大缩短了文件审批的时间。此外，借助光学字符识别技术，能快速准确识别纸质文件信息并转化为电子数据，自动录入相应管理系统，避免人工录入的低效与错误。这使行政人员从繁琐事务解脱，将精力投入到更具创造性和决策性工作，显著提升办公效率，让行政管理更高效流畅。
3.2. 服务个性化，服务质量有效优化
民办高校学生和教职工需求多样，传统管理模式难以满足。人工智能可利用大数据分析实现服务个性化。通过收集分析学生学习成绩、兴趣爱好、生活习惯等数据，为学生提供个性化学习建议、就业指导和生活服务。同时，通过对师生历史咨询数据和行为习惯的分析，智能客服还可以为师生提供个性化的服务推荐和引导，满足师生的个性化需求，提升服务的质量和满意度[7]，助力学生提升学习效果。对于教职工而言，依据其工作特点和需求提供定制化办公服务和资源支持，如智能安排会议时间和场地，提升教职工满意度。这种个性化服务体现以师生为中心管理理念，有效优化服务质量，增强学校吸引力和竞争力。
3.3. 数据精细化，安全管理水平提升
如前所述，民办高校行政管理积累了大量的原始数据，如师生信息、教学科研数据、财务资产数据等。通过人工智能强大的数据处理能力，可以发现数据之间的潜在关系和规律，能够对高校行政管理积累的大量数据进行深度分析和挖掘，为管理决策提供精准依据。例如，运用机器学习算法对教师科研数据、教学评价数据进行分析，可以评估教师的科研能力和教学水平，为教师的职称评定、绩效考核和培训发展提供依据[8]。同时，在数据安全管理方面，人工智能发挥重要作用。通过智能加密技术、入侵检测系统和风险评估模型，实时监测和防范数据泄露、网络攻击等安全威胁，保障数据安全。利用人工智能技术对数据访问权限进行智能管理，依据用户角色和需求动态分配权限，防止数据滥用和非法访问，提升学校数据安全管理水平。
3.4. 人力成本降低，资源利用效率增高
民办高校因资源有限，控制成本和提高资源利用效率至关重要。人工智能实现流程自动化和智能化，能够完成许多重复性、规律性的工作任务，减少了对人工的依赖，从而降低了人力成本。例如，AI智能客服系统引入民办行政化办公可有效解答师生常见问题，部分替代人工客服工作。此外，人工智能可以帮助学校更好地管理和调配资源，实现资源的合理配置，提高学校的整体运营效益。如智能化能够实现会议室的智能预约和管理，可以根据会议的时间、规模、参与人员等信息，自动推荐合适的会议室，并合理安排会议时间，避免会议室的闲置和浪费。因此，通过降低成本和提高资源利用效率，为民办高校发展节省更多资源，以便于更好地服务教学科研和师资队伍建设等核心领域发展。
4. 人工智能赋能民办高校行政管理信息化的具体路径
4.1. 建设标准化数据中心，推动数据流通规范化
借助人工智能的数据挖掘和分析技术，对分散在民办高校各行政部门的大量原始数据进行全方位的梳理。例如，在处理学生个人信息时，可以通过自然语言处理和机器学习算法，理解不同数据格式和含义，自动识别并纠正错误、重复或不完整的数据，以便自动匹配并合并来自招生系统的新生基本信息和教务系统的学籍信息，消除数据差异。与此同时，依据用户职责和业务需求，人工智能可为校领导、部门负责人、教师、学生等不同用户角色精准分配数据访问权限，这样既保障数据安全有序流通，也在一定程度上确保各部门在数据录入、存储和使用过程中遵循一致标准，为数据流通奠定基础。
4.2. 设计自动化办公流程，实现文件智能化处理
人工智能的应用会对民办高校现有的组织架构和业务流程产生较大影响，设计保障民办高校行政管理有效运行的自动化流程，是实现文件智能化处理的有效手段。其一，引入智能工作流引擎，通过对民办高校常用行政办公流程的深度分析，利用人工智能技术自动识别流程中的关键节点、审批条件和流转规则，这不仅能实时跟踪流程进度，实现办公流程的自动化流转，还可以减少人工干预和盲目的等待时间。其二，采用光学字符识别和自然语言处理技术，系统能够快速准确地识别各类纸质和电子文件，并提取文件中诸如时间、地点、任务等关键信息，自动录入办公系统，方便文件的检索、存储和管理，大幅提高文件处理效率和提升办公操作的便捷性。
4.3. 搭建个性化服务平台，提升部门协同化效率
搭建个性化服务平台、提升部门协同化效率对于提升民办高校师生满意度、提升学校竞争力以及推动学校可持续发展具有重要的作用。首先，通过对师生在学习、工作、生活中的各类行为数据进行人工智能分析，可以通过机器学习算法有针对性地构建用户画像，根据画像为师生提供个性化服务。其次，建立智慧校园平台并结合OA系统将提升高校管理与服务的协同性和规范性[9]，利用人工智能的任务分配和进度跟踪功能，根据各部门的职责和业务负载，智能分配跨部门工作任务，并实时监控任务执行进度。最后，智能客服机器人介入，不仅能有效解答师生的常见问题，还能在遇到复杂问题时转接人工处理，促进服务质量持续提升，增强部门与师生之间的互动和信任。
4.4. 构建智能化安全机制，保障数据安全有效性
大数据时代，民办高校行政管理信息化工作面临诸多安全风险因素，提高信息化抗风险能力尤为重要。其一，学校层面应设立网络安全管理机构，各部门设立相关安全责任人和管理员[10]，专门负责相关系统的维护、检查等，确保信息系统的安全和正常运行。其二，引入智能化技术，一旦发现异常流量或违规访问行为，系统立即发出预警，并自动采取阻断措施，防止数据泄露和网络攻击。其三，利用人工智能的密钥管理技术，实现密钥的自动生成、存储、分发和更新，确保数据在全生命周期的安全性。同时，加强安全漏洞管理与自动修复技术，并实时跟踪漏洞修复进度，确保系统安全稳定运行，有效降低信息安全风险。
5. 结语
人工智能赋能民办高校行政管理信息化过程中提供了强大的动力和创新思路。通过建设标准化数据中心、设计自动化办公流程、搭建个性化服务平台以及构建智能化安全机制等具体路径，实现民办高校行政管理的快速流通和共享，打破信息壁垒，实现管理效率和决策质量的双重提升。在未来发展中，民办高校应积极拥抱人工智能技术，不断探索创新行政管理模式，以适应高等教育现代化发展的新要求，为自身的可持续发展奠定坚实的基础。