1. 引言
学籍管理构成了教育教学管理的关键部分，它贯穿于高等教育机构的教学、运营和管理的整个流程，并在高职院校的教育和教学活动中扮演着至关重要的角色。通过规范学籍管理流程，学籍管理有助于维护教学活动的正常秩序。此项工作不仅涉及复杂的事务性操作，还具有显著的政策导向性。有效地执行学籍管理对于保持教学秩序的稳定性、及时了解学生的综合情况以及提升教学质量，都具有极其重要的现实意义。
2. 高职院校学籍管理主要工作内容及现状分析
本文以绍兴职业技术学院为例，探讨了高职院校学籍管理的现状和存在的问题，并提出相应的对策建议。学籍管理构成教育管理的关键组成部分，高职院校学籍管理的主要工作内容，包括新生入学注册、学籍异动管理、毕业资格审查等核心环节。这些流程的精确性与及时性对于确保后续管理活动的顺畅进行具有至关重要的作用[1]。分析了当前学籍管理存在的几个主要问题：缺乏创新意识、信息化程度不足、政策宣传不到位、人员素质参差不齐以及队伍建设不足。最后，文章提出了加强政策宣传、强化技术应用、加强团队建设等方面的对策，以期提升学籍管理质量。
2.1. 高职院校学籍管理的主要工作内容
1. 新生入学及注册流程概述。报到时，新生入学资格将接受严格审查，通过比对通知书和考生信息确认身份真实性，并办理入学手续。学校依据教育部框架和要求，对符合条件的学生进行学籍资料核对；新生还需在学信网核实学籍信息和电子照片，确保信息准确。
2. 学籍异动管理在学籍管理流程中扮演着至关重要的角色。该流程涵盖了新生入学注册、班级分配、学籍异动管理以及毕业资格审查等多项内容。
在对绍兴职业技术学院2021至2024学年度学籍异动档案进行审慎考察后，本研究将重点置于学生参军保留学籍、复学、退学、休学以及转专业等关键学籍变更事项，并对相关数据进行了系统的统计与深入的分析研究。见表1所示，学籍异动的主要构成要素中，应征入伍与复学占据了显著的主导地位，得益于国家对青年参军的激励政策以及学校在宣传工作上的有效性，2021年至2024年期间，绍兴职业技术学院新生或在校生因应征入伍而办理学籍异动的人数大致稳定在每年60人左右[2]。
在2024年，我们观察到一个显著的转变：转专业学生的数量出现了显著的增长，其比例从前一年度的30%跃升至45%。近年来，由于招生政策的调整，大多数学生都是以第一志愿被录取，因此转专业的学生数量相对稳定。然而，随着社会的进步以及学生在校期间对各自专业的深入了解，对就业前景有了新的认识，这就导致越来越多的学生开始主动选择更适合自己的专业领域。
Table 1. The number of students whose student status changes from 2021 to 2024
表1. 2021年至2024年期间学籍异动的人数
异动学期 |
保留学籍 |
复学 |
退学 |
休学 |
转专业 |
2021 |
67 |
107 |
42 |
50 |
47 |
2022 |
47 |
135 |
43 |
54 |
56 |
2023 |
40 |
76 |
40 |
57 |
60 |
2024 |
13 |
44 |
12 |
22 |
23 |
3. 毕业资格审查构成了学籍管理的核心环节。该过程评估学生在校期间是否完成专业人才培养方案所要求专业课程及实践环节取得必要学分，并满足思想品德等关键指标，以确定是否符合毕业条件。它对维护教学秩序、保障学生权益至关重要，是学籍管理的关键部分。学籍管理方面的工作可以分为见图1所示的几大类[3]。
Figure 1. Classification of student status management
图1. 学籍管理分类
2.2. 高职院校学籍管理现状分析
1. 缺乏对学籍管理创新意识的重视。在高职院校管理体系中，学籍管理与教学、学生管理紧密相连，涉及多个部门。但分散的部门关系和缺乏协调机制使得学籍管理面临挑战。传统、落后的管理模式不仅阻碍了工作效率,也降低了管理质量。学籍管理工作人员受传统理念束缚，过分依赖经验，仅将学籍管理视为信息记录和档案维护，未充分认识到其在促进学生发展和提升教育质量中的重要作用。他们缺乏战略视野和创新思考，导致学籍管理工作长期停留在基础层面，未能发挥更大作用[4]。
2. 信息化技术应用程度的不足。尽管众多高职院校已引入学籍管理系统，但对系统功能的运用并不充分，主要限于基础的数据录入与查询操作，未能深入开发系统在数据分析、预警提示、流程自动化等高级功能的应用潜力。新兴技术应用发展缓慢，在学籍管理领域，对大数据、人工智能、区块链等前沿技术的研究与实践探索尚显不足。目前尚未充分利用大数据技术对学籍数据进行深入分析，以支撑教育教学决策和促进学生个性化发展；同时，区块链技术在提升学籍数据安全性和可信度方面的应用亦未得到尝试。
3. 学籍管理政策宣传不到位。学籍管理作为校园管理活动的核心组成部分，长期以来未受到充分重视。目前，学校主要采取印发《学生手册》的方式进行宣传，但该方法的受众范围有限，且学生、班主任、辅导员、教师未必深入阅读制度内容，其时效性和普及性存在明显缺陷。例如，在更新相关政策时，部分高职院校仅在官方网站的不显眼位置进行通知，缺乏有效的宣传策略，这导致学生对于政策变动的认知存在显著的缺失。
4. 学籍管理人员的专业素质参差不齐。在教育管理领域，学籍管理人员发挥着至关重要的作用。作为学生学籍管理的核心主体与执行学籍管理任务的关键力量，他们的专业素养直接影响着高职院校教学工作的开展与质量提升。学籍管理人员的学历构成及专业背景表现出显著的异质性。部分人员可能拥有教育学、管理学等领域的学术背景，接受过系统的教育管理理论教育，具备相应的管理知识和专业技能，对学籍管理相关政策法规具有深入的理解；相对而言，其他人员可能来自非相关专业领域，缺乏必要的理论基础，因此在执行学籍管理工作时，往往更多地依赖于个人经验和常规操作流程，学籍管理经验的长短影响专业素质。经验丰富的人员在长期工作中积累了大量处理各种复杂学籍问题的经验，能够迅速、准确地判断和解决问题。而新手可能在紧急或复杂情况下感到困难。学籍管理人员自身的学习能力和态度对其专业素质有显著影响。一些人具有较强的学习能力和自我提升意识，积极学习新动态和政策，掌握新管理方法和技术。另一些人则可能因缺乏学习动力，满足现状，不提升自己，导致专业素质落后。
5. 学籍管理队伍建设存在不足。在学籍管理机制中，职责划分的不明确性导致了岗位职责的模糊性，进而引发了工作重叠或空缺的问题。以学生信息更新为例，数据录入与审核职责的不明确性可能导致信息更新的延误或错误，责任归属难以界定。此外，缺乏有效的监督和考核机制，使得管理人员的工作质量和效率难以进行严格评估，缺乏量化的评估标准，影响了工作绩效的客观评价。随着高职院校招生规模的扩大以及学籍管理工作量的增加，学籍管理人员所面临的压力不断增大。他们需要处理大量的学生信息和办理学籍业务，长期处于高强度的工作状态容易导致身心疲惫和压力积累，进而影响工作品质和效率。学籍管理工作的重复性和复杂性可能导致管理人员出现职业倦怠，减少工作热情和动力，降低积极性和主动性，甚至产生抵触情绪，这可能对团队的稳定性及工作氛围产生负面影响[4]。
3. 学籍管理创新与质量提升的思考
将全面质量管理(TQM)理念融入学籍管理流程，对从学生入学至毕业的全周期学籍管理环节实施质量监控。学籍管理的创新与质量提升构成一项系统性工程，这要求学校各职能部门的共同参与和协同合作。
3.1. 强化认识，充分认识学籍管理工作，建立完善的学籍管理制度
学籍管理作为教育管理的基础制度，对于学校及教育行政部门而言，构成了其日常工作的核心组成部分。必须深入关注并理解新颁布的《普通高等学校学生管理规定》所体现的管理理念，该规定于2017年2月4日正式颁布，并于同年9月1日正式施行。构建一个科学、完善且标准化统一的学籍管理体系，对于学校的民主管理至关重要。因此，必须对省级及市级教育部门发布的相关文件与规定进行深入学习和高度关注[5]。
3.2. 增强学籍管理制度的宣传力度，提升学籍管理工作的重视程度
通过多样化手段进行政策宣导和培训活动。特别在学生入学教育阶段，确保学生从初始阶段便对相关政策有充分理解。同时，学校应自上而下推动学籍管理制度的宣传，并拓展自下而上的反馈机制，通过辅导员和班主任的持续指导与阐释，确保学校各项学籍管理制度得到广泛认知和深入贯彻。
3.3. 强化学籍管理的数字化与智能化技术应用
通过运用区块链技术的不可篡改性与分布式存储特性，确保学籍信息的真实性、完整性和安全性。学生学籍的任何变更，包括成绩、奖惩、转学等，均以加密区块形式存储于区块链网络中，便于查询与验证，有效防止信息伪造与篡改。借助大数据技术，对学籍数据进行深入分析，涵盖学业成绩、考勤记录及课程偏好等方面，为学校提供精确的教学决策支持。学校可依据分析结果及时识别学生的学习问题，并提供个性化辅导；同时，优化课程设置与教学资源管理。利用人工智能算法提升学籍审核的效率与准确性。例如，采用自然语言处理技术自动识别和提取申请材料中的关键信息，并与数据库中的标准信息进行匹配，迅速判断申请是否满足要求，并提供审核意见。人工智能系统亦可通过学习历史案例，持续优化审核标准与流程，减少人为错误和主观因素的干扰。
3.4. 加强学籍管理团队建设的重要性不容忽视
学籍管理工作的执行必须严格依照相关政策规定，其任务性质复杂且肩负重大责任。因此，构建一支具备专业素养与专业技能的管理团队显得尤为关键。管理人员需持续深化对制度和政策的理解，提升理论认识水平。每位管理人员的个体才能与潜力应得到充分的重视与发挥。本研究致力于提升学籍管理工作人员的基础素养与专业技能，确保其对职责有深刻的理解与熟练的掌握，并能高效处理相关手续与档案工作。定期举办的培训班和交流会议旨在提升业务能力，促进经验交流，共同应对挑战，增强创新意识和工作能力。我们鼓励管理人员拓宽视野、积累经验、提高能力，并与其他院校建立合作关系。学校应提供继续教育机会，鼓励参与培训，以便掌握更多相关知识，深化对学籍管理工作的理解。同时，鼓励管理人员投身教育管理研究，提升管理技能、业务能力和研究水平。
综上所述，学籍管理创新和质量提升是一个复杂的系统工程，需要在多个方面如理念更新、技术应用、人员培训和跨部门协作上同步进行。团队内部沟通和协作同样重要，资深管理人员应采取“导师制”策略，促进信息共享，指导新管理人员，确保学籍管理工作顺利进行。这样，我们才能为学生提供一个更科学、高效、优质的学籍管理环境，支持他们在求学旅程中稳步前进。
4. 结语
综合前述分析，高职院校学籍管理是一项关键的行政职能，对教学活动和人才培养目标的实现至关重要。面对挑战，高职院校需加强制度建设、提升信息化水平和人员培训，以维护教学秩序和保证人才培养质量。学籍管理人员应不断提升自身素质，严肃对待管理问题，并提出建设性建议，为教育改革和提高毕业生就业率贡献力量。
基金资助
校级课题“高职院校学籍管理存在的问题与对策研究——以绍兴职业技术学院为例”，项目编号：SZK202405。