1. 引言
在数字经济时代，大数据、云计算等信息技术正深刻重塑企业管理模式。会计档案作为企业经济活动的核心记录，其管理方式的数字化转型已成为提升运营效率、强化内部控制的关键环节。实现会计档案电子化管理，是企业适应数字经济发展、构建现代化治理体系的必然要求。
国家层面的政策为这一转型提供了明确指引与强劲动力。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，要加快推进档案资源数字化转型，促进电子文件归档和电子档案管理[1]，为会计档案电子化单套制管理提供了顶层设计。与此同时，财政部等部门近年来陆续出台系列文件，持续完善电子会计资料管理的全流程规范，强化了电子档案在合规性、安全性与法律效力等方面的要求，为企业实践提供了重要遵循。
然而，当前企业会计档案电子化进程仍面临诸多瓶颈：管理制度与数字化场景适配不足、技术支撑能力参差不齐、复合型人才储备匮乏、安全防护体系薄弱等问题普遍存在。不同规模企业的转型进度虽有差异，但均未充分发挥电子化管理的核心价值。
云会计的出现为破解上述难题提供了有效路径。其以按需服务、快速部署、成本可控和持续安全更新等核心优势，能够显著降低企业，尤其是广大中小企业的会计信息化门槛。通过将会计软件、存储及算力以服务形式提供，云会计助力企业以轻资产模式快速构建规范、高效、安全的电子会计档案管理体系。因此，本研究聚焦云会计赋能视角，系统探讨企业会计档案电子化管理的现实困境与实施路径，旨在为各类企业有效推进此项转型提供理论参考与实践指引。
2. 文献综述
在数字经济与政策驱动的双重背景下，企业会计档案电子化管理已成为提升运营效率与治理能力的关键议题。从政策演进来看，国家档案局(2021) [1]发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要加快推进档案资源数字化，为会计档案电子化管理提供了顶层指引。随后，财政部(2024) [2]在《会计信息化工作规范》中进一步要求单位建立健全电子会计资料全流程管理制度，强化了电子档案的合规性要求。2025年，财政部(2025) [3]在《关于进一步压实会计工作责任 加强会计法律法规和国家统一的会计制度贯彻实施的意见》中，再次强调应通过技术手段防范档案数据篡改与泄露，持续完善电子会计档案管理的安全与责任体系。这一系列政策为企业会计档案电子化提供了持续且明确的制度动力。
然而，在政策强力推动下，企业实践层面仍面临转型滞后的困境。邱晴(2025) [4]在其研究中引用的调查数据显示，在全国受访企业中，已实施电子档案系统的比例仅为39.26%，近六成企业仍处于未实施或“半电子半纸质”的过渡状态，反映出整体转型进程缓慢且不均衡。针对这一现状，学者们从不同维度对电子化管理的现实挑战进行了系统分析。单振宇(2024) [5]指出，企业在制度、技术及安全等方面均面临显著困境，新旧管理模式冲突明显。缪晓婧(2025) [6]进一步揭示了不同规模企业间的能力差距，大型企业受困于系统集成的“数据孤岛”，而中小企业则受限于技术与人才短缺。李屹(2018) [7]则较早关注到电子档案在云环境下面临的数据泄露、篡改与丢失等安全风险。
为应对上述挑战，现有研究也从制度构建、技术整合与人才培养等方面提出了系统化的优化建议。张雨溪(2025) [8]强调企业应建立覆盖电子档案全生命周期的专项管理制度，以明确权责、规范流程。马银花、陈旭(2025) [9]通过实践案例分析，提出构建统一的电子档案数据中台是实现降本增效与数据整合的有效路径。付巧彬(2025) [10]则指出，复合型人才储备是适应云环境下档案管理的关键，亟需通过系统培训与校企合作加以强化。
综上所述，现有研究已从政策演进、转型现状、现实挑战及优化对策等多个维度，为企业会计档案电子化管理提供了有益的分析框架。然而，多数研究仍侧重于单一问题或局部对策，在如何系统整合制度、技术、人才与安全四维机制，并针对不同规模企业构建差异化、协同化的实施路径方面，尚存在进一步深化与整合的空间。因此，本文立足于云会计赋能视角，旨在构建一个系统性的电子档案管理实施框架，以期为推动企业实现从“被动合规”到“主动赋能”的管理跃升提供理论参考与实践指引。
3. 云会计的技术内核与服务模式
云会计是基于云计算技术构建的在线会计信息系统，核心是通过“基础设施即服务(IaaS)、平台即服务(PaaS)、软件即服务(SaaS)”三层次架构实现会计资源按需供给。它将传统会计软件部署于云端，通过互联网提供远程存储、实时共享与协同处理的财务服务。其中，IaaS层提供虚拟化服务器、存储等硬件资源，帮企业省去自建机房成本；PaaS层提供数据库、开发工具等平台支撑，满足企业档案管理个性化开发需求；SaaS层则实现会计核算、报销、档案管理等软件的即开即用，支持按需订阅，是小微企业的主选，大幅降低了电子化转型门槛。
就会计档案电子化管理而言，企业主要运用的是SaaS层。在该模式下，档案生成、上传、存储等复杂的技术工作由云服务商的专业团队承担，企业只需专注业务操作本身。凭借低成本启动、快速部署、持续更新以及专业安全保障的优势，这一模式已成为中小企业解决资源短缺、技术薄弱等难题的关键途径。
4. 云会计赋能企业会计档案电子化管理的核心价值
4.1. 降本增效，优化资源配置
云会计的按需付费模式改变了传统电子化转型“重投入、高门槛”的局面，企业无需投入巨额资金自行搭建硬件设施或开发系统，仅需根据实际需求支付费用，降低了初始投入与运营成本。同时，云会计的集中化虚拟存储模式节省了物理档案库房的建设与维护开支，减少了档案打印、装订、保管等环节的人力物力消耗[1]。多终端远程访问功能则打破了时空限制，让档案查询、借阅、共享无需依赖实体档案，查询效率大幅提升，为企业决策提供及时且精准的数据支撑。
4.2. 规范流程，提升管理质效
云会计系统具备标准的会计档案电子化管理流程，能够自动完成从原始凭证收集、数字化录入、分类整理、合规检查，直至归档存储、查找使用的全流程工作。例如，电子发票、银行回单等原始凭证可直接通过系统接口导入，系统会自动匹配账务记录并生成电子档案。用户通过关键词检索等简便操作，便能迅速找到所需档案，极大地提高了档案利用效率。
此外，系统会对档案管理全流程进行实时监控，并对操作留痕，确保每一项操作都符合相关法规和企业内部规定，避免因人为操作失误引发的管理问题。
4.3. 强化安全，降低风险隐患
云服务提供商具备专业的安全运维团队和完善的防护体系，为会计档案数据提供全方位的保障。通过数据传输与存储加密以及多因素身份认证等技术，可有效防范信息泄露；借助异地备份、灾难恢复、故障冗余等机制，能确保在遭遇自然灾害、系统故障或黑客攻击时数据不丢失且可恢复。与企业自建系统相比，云平台能实时更新安全补丁，持续提升风险监测能力，更高效地抵御新型网络安全威胁，为电子化管理筑牢安全屏障。
5. 企业会计档案电子化管理的现状及困境
5.1. 会计档案电子化管理发展现状
当前，我国企业会计档案电子化管理呈现出政策引导不断强化，但企业转型进程滞后且不均衡的特点。
在国家层面，“十四五”规划以及相关税收、档案法规政策的细化与完善，为企业会计档案电子化管理提供了指引和发展方向。2024年7月，财政部发布的《关于印发会计信息化工作规范》(财会[2024] 11号)，要求单位建立健全电子会计资料从形成、收集、整理、归档到保管、统计、利用、鉴定、处置的全流程管理制度[2]。2025年11月，财政部印发的《关于进一步压实会计工作责任 加强会计法律法规和国家统一的会计制度贯彻实施的意见》(财会[2025] 25号)，聚焦会计档案管理的核心要求，明确单位需保证会计资料真实完整，按规定建立档案并妥善保管，同时通过安全技术手段防范档案数据篡改与泄露风险[3]，进一步强化了电子化档案管理的合规性与安全性要求。地方政府层面也积极响应国家政策，部分地区对采用电子会计档案管理系统的企业给予税收优惠或专项补贴，通过政策激励降低企业转型成本，为云会计的应用营造了良好环境。
尽管政策支持力度持续加大，但企业层面的转型依旧滞后。根据中国信息管理专业委员会2024年7月发布的《中国企业信息化状况调查(2023~2024年)》显示，在全国780家受访企业中，已实施电子档案系统的企业占比仅为39.26%，近60%的企业仍未实施或处于“半电子半传统纸质”的过渡模式[4]，整体进程缓慢。同时，转型呈现出明显的规模差异：大型企业电子化率相对较高，部分通过云会计IaaS + PaaS模式整合系统；中小企业多选择SaaS模式实现核心档案电子化，覆盖范围有限；小微企业则多依赖传统纸质模式，与数字化发展要求差距显著。这些都表明会计档案电子化发展仍面临诸多困境，需要进一步改进。
5.2. 会计档案电子化管理发展困境
5.2.1. 管理制度不健全，流程规范缺失
目前，大多数企业尚未建立起与云会计环境相匹配的、覆盖电子档案全生命周期的专项管理制度。一方面，电子档案的生成、归档、存储、利用与销毁等关键环节缺乏统一的操作流程与明确的岗位划分，有些企业甚至未设置专门的会计档案保管机构，导致档案管理混乱，责任归属不清。另一方面，新旧管理模式之间存在明显冲突，传统的纸质档案管理制度难以适应电子化管理的要求，既增加了人力和物资成本，还严重影响管理效率。此外，由于缺乏有效的监督和考核机制，相关人员的责任心和执行力不足，这也对电子会计档案管理的质量产生了影响[5]。
5.2.2. 技术支撑能力不足，技术水平参差不齐
电子会计档案管理需依托计算机技术、网络技术、数据处理技术等多重技术支撑，但当前多数企业技术支撑能力尚显不足，普遍存在技术人员短缺、技术设备落后等问题。与此同时，不同规模的企业在技术储备和应用能力上存在明显差距。中小微企业技术基础普遍薄弱，缺少专业团队支持，面对系统操作维护、数据迁移等需求时，应对能力明显不足。部分企业因系统操作复杂、模块衔接不畅等问题，直接降低电子化管理的使用频次，难以发挥其应有的效能。大型企业虽具备一定的技术储备，但在多系统并行运行过程中易出现接口不兼容、数据格式标准不统一等问题，形成“数据孤岛”。例如，某制造企业每月结账时，会计需在 ERP、财务系统、档案系统间手动搬运数据，仅整理工作就耗时3~5天，严重阻碍全流程电子化的实现[6]。
5.2.3. 人才储备匮乏，专业能力不足
会计档案电子化管理需要既精通会计专业知识，又熟练掌握计算机技术、云计算技术的复合型人才。然而，当前企业普遍面临此类人才储备不足的困境。整体来看，许多企业的相关从业人员素质不高，仅掌握传统会计核算或档案管理的单一技能，不熟悉大数据与云存储时代档案管理的方式。其知识结构与技能储备难以满足电子化转型的需求，不具备较强的创新能力。同时，企业内部往往缺乏系统的人才培训机制，现有人员难以通过持续学习更新专业技能，进一步制约了会计档案电子化转型的推进。
5.2.4. 安全风险突出，防护体系薄弱
由于电子档案是建立在计算机技术、网络技术的基础上，这种环境下计算机很容易受到病毒攻击或故意损坏，数据泄露、篡改和丢失等风险尤为突出[7]。一是企业自身安全管理存在不足。部分企业对电子档案安全重视不够，缺乏专业防护技术和人员支持，在日常管理中未能严格执行权限管控与操作规范，存在账号共用、密码简易等问题，易引发越权访问风险。二是系统性保障机制尚未健全。多数企业尚未建立本地和异地相结合的双重数据备份体系，一旦发生系统故障或自然灾害等突发情况，数据恢复难度极大。此外，电子档案的法律效力认定和数据溯源等关键问题尚未得到彻底解决，使得企业在推行电子化时始终面临安全与合规的双重压力。
6. 云会计赋能下企业会计档案电子化的实现路径
针对当前企业会计档案电子化管理在制度、技术、人才、安全层面所面临的困境，结合云会计技术的协同性、智能化、规模化等优势，需从“制度适配、技术升级、人才支撑、安全保障”四个维度出发，构建系统性的实现路径，推动电子档案管理由“被动合规”向“主动赋能”转型。
6.1. 完善制度体系，明确权责分工
企业应在国家法规和标准的框架下，结合自身的实际情况，制定一套覆盖从生成、归档、存储到使用、销毁等全生命周期的电子会计档案管理制度。第一，制定针对性的管理规则。明确从档案生成到销毁各环节的操作标准，细化岗位职责，落实专人专责，避免出现管理混乱和责任推诿。同时，修订传统纸质档案管理制度，建立“电子为主、纸质为辅”的混合管理机制，实现新旧管理模式的有效衔接[8]。为提升可操作性，企业可参照《电子会计档案管理基本规范》等指引，制定《电子会计档案管理操作手册》，明确归档范围、格式标准(如发票扫描件分辨率不低于300 dpi)、归档时限(如每月10日前完成上月凭证归档)、存储路径命名规则等具体细则，并附以流程图与表单模板。第二，完善监督考核机制。将电子档案管理成效纳入绩效考核体系，引入内部审计与第三方监督相结合的双重监管模式，定期开展档案管理合规性检查。设计量化考核指标，如电子归档及时率需达到98%以上、档案检索平均耗时不超过3分钟、数据备份完成率100%，并将指标与部门及个人绩效直接挂钩。第三，建立制度动态更新机制。紧跟《电子档案管理办法》等政策迭代节奏，结合云会计技术发展趋势，定期对电子会计档案管理制度进行审阅与修订，确保制度与技术发展、政策要求保持同步。
6.2. 实施技术赋能，构建分级支撑体系
针对会计档案管理中存在的技术短板，企业应根据自身实际情况，选择分级对位解决方案。
6.2.1. 中小微企业轻量化转型路径
对于中小微企业，可采用轻量化云会计档案解决方案，直接引入成熟的第三方云会计服务平台的标准化模块，实现档案管理全流程自动化。通过即开即用的SaaS模式，将技术复杂性转移给专业服务商，以较低成本快速获取先进的技术支持与管理效能，有效缓解其自身技术基础薄弱、专业团队短缺的现实困境。
6.2.2. 大型企业系统集成路径
对于大型企业而言，首要任务是推进云会计系统的集成与优化，以云会计平台为核心，构建统一的电子档案数据中台。其核心在于破解多系统并存所导致的“数据孤岛”问题，充分释放数据的聚合价值。以中国石油为例，通过构建全球统一的财务共享与电子档案系统，成功将档案存储空间成本降低约60%~70%，并将跨地域数据调阅时间从数天缩短至分钟级[9]。该成效主要得益于两大策略的实施：一是通过标准化改造API接口，实现多系统间的无缝对接，打破“数据孤岛”现象；二是借助大数据技术搭建智能分析模块，并联合服务商进行定制化开发，持续优化档案管理功能。
在此基础上，企业还应着力构建“硬件 + 软件 + 服务”三位一体的云会计技术支撑体系：在存储上采用“云端 + 本地”混合模式，兼顾效率与安全性；在软件上推动服务商持续迭代更新，简化操作流程、统一数据格式；在服务上建立常态化沟通机制，确保技术响应及时、运维支持到位。
通过上述差异化策略的实施，不同规模的企业都能找到适合自身的技术升级路径，从而整体提升电子会计档案管理的整体能力与应用水平。
6.3. 加强人才队伍建设，提升专业管理能力
人才是会计档案电子化管理的核心支撑。为适应云会计背景下的管理需求，企业应着力构建系统化、专业化的人才发展机制，重点围绕“引进、培养、激励”三大方向进行布局。
6.3.1. 推动校企合作与定向培养，加强人才引进
企业应当着力引进兼具会计专业知识、档案管理技能及云会计系统操作能力的复合型人才，助力跨部门协同推进电子会计档案管理。同时，积极拓展与高校的深度合作，探索建立会计信息化定向培养机制。可通过设立校企合作班、开展实践教学基地共建等形式，结合企业需求明确人才培养标准，实现人才培养与企业需求的有效对接。例如，企业可联合高校共同制定“会计档案数字化管理”微专业或课程模块，核心课程可包括《云会计系统应用》《电子会计档案管理实务》《财务数据安全与合规》等，以强化人才的专业技能与岗位适应能力。
6.3.2. 创新培训模式，开展系统化专业培训
企业应联合金蝶、用友等主流云会计服务商，共同开展“会计 + 云计算”专项实操培训。培训内容应覆盖电子会计档案系统操作、数据迁移与归档流程、信息安全防护策略等核心技能，确保员工能熟练掌握系统操作并具备相应的风险防控意识。培训应设计具体场景，如“增值税发票影像采集与智能识别校验”、“电子会计凭证在线审核与归档盖章全流程操作”、“异常访问日志识别与报告”等演练，并配备相应的操作指引与考核题库。此外，还应根据不同岗位设置差异化培训方案，建立常态化的培训与考核机制，推动全员能力持续提升。
6.3.3. 完善激励与约束机制，强化人才管理
企业应健全与电子档案管理工作相适应的绩效评价体系，将系统操作规范性、数据处理效率、归档完整率等关键指标纳入考核范围，并将考核结果与薪酬激励、职位晋升直接挂钩。对表现突出、创新实践成效显著的团队与个人给予奖励，对违规操作、消极怠工者则予以相应处罚。
通过上述措施，企业可系统构建适应电子会计档案管理发展要求的人才支撑体系，为管理转型奠定坚实的人力基础。
6.4. 强化安全保障，筑牢协同防线
在安全防护方面，需构建“云端安全托管与内部精细管控”相结合的协同防护模式。一方面，依托云服务提供商的专业安全能力，强化数据存储和传输的加密措施，建立“云端 + 本地”的双重备份机制，确保数据在出现故障时也能迅速恢复。另一方面，在企业内部实行严格的权限分级与访问控制，划分不同岗位的访问权限，采用多种身份认证手段，防止无关人员随意访问档案数据。实施基于角色的访问控制(RBAC)，确保权限最小化原则的落实。例如，普通会计人员仅拥有录入和查询本人经手档案的权限，财务主管具备部门档案的审核与查询权限，而超级管理员权限则必须由双人分段掌管。启用用户名密码结合动态验证码(或生物识别)的多因素认证(MFA)机制，对批量导出、删除等高危操作实施二次审批，并对相关操作日志进行重点监控。同时，配备必要的安全防护软件和异常处理机制，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，防范黑客攻击等安全风险[10]。应部署终端安全管理软件，对接入云会计系统的设备开展安全检查。与此同时，需建立完善的安全事件应急预案，明确数据泄露或系统中断等突发情况的标准化报告流程、应急处置步骤及内外沟通话术，确保在安全事件发生时能够有序、高效响应。
此外，强化全员安全意识培训也至关重要。企业应广泛普及数据安全知识，建立健全保密责任制度，从源头上有效降低安全风险，确保会计档案信息的安全性与完整性。
7. 云会计应用于会计档案电子化管理的风险与挑战
尽管云会计为会计档案电子化转型提供了技术赋能与管理优势，但其广泛应用也伴生出一系列不容忽视的风险与挑战。全面、客观地审视这些问题，是企业实现平稳过渡与可持续发展的前提。相关挑战主要集中于数据安全、供应商依赖、长期成本三个层面。
7.1. 数据安全与隐私保护风险
尽管云服务商普遍具备较高的安全防护水平，但将数据迁移至第三方平台仍不可避免地带来新的风险敞口。首先，数据控制权的转移使企业敏感财务信息脱离内部物理环境，其存储位置、访问轨迹与备份策略均依赖于服务商的透明度与合规性，这潜在增加了未授权访问及跨境数据流动的合规风险。其次，在安全责任共担模型下，平台基础设施安全由服务商负责，但数据加密管理、账户权限配置与内部人员操作安全等责任主体仍为企业自身。若企业安全意识薄弱或技术能力不足，极易成为整体防护体系中的薄弱环节，引发数据泄露或篡改风险。
7.2. 供应商依赖与服务连续性风险
采用云会计模式意味着企业在技术架构与业务连续性层面将对服务商形成深度依赖。一方面，供应商锁定效应较为显著。当企业的业务流程、数据格式及系统集成与特定云平台深度绑定后，后续若需迁移，将面临高昂的数据转换成本、系统重构费用，以及业务中断的风险。另一方面，企业档案管理的稳定运行高度依赖服务商的网络可用性、系统可靠性及技术支持响应能力。一旦服务商出现运营中断、服务降级或退出市场的情况，企业自身应急能力有限，其正常的财务与档案管理工作可能会受到严重影响。
7.3. 长期成本与合规审计复杂化
云会计的“按需订阅”模式虽能降低初期投入，但长期运行中可能面临成本管控难题。随着业务规模的扩大，数据存储量、用户数量及功能扩展需求会持续增加，相关服务费用可能逐步累积，最终超出初始预期。此外，在云环境下满足合规与审计要求的难度更高。企业需确保云端会计档案符合国家关于电子档案真实性、完整性、可用性与安全性的管理规范，并在审计过程中能够向监管部门或第三方有效证明数据全程可追溯且未被篡改，这对企业自身的档案管理制度以及服务商的技术支撑能力均提出了更高要求。
8. 总结与展望
本文系统探讨了云会计赋能背景下企业会计档案电子化管理的现状、困境与实施路径。研究发现，当前我国企业会计档案电子化转型虽获政策强力推动，但整体进程滞后且发展不均，普遍面临制度缺失、技术薄弱、人才匮乏与安全风险四重核心困境。对此，本文构建了一个以云会计为技术底座，涵盖制度构建、技术赋能、人才支撑与安全保障的系统性四维协同实施框架，并针对不同规模企业提出了差异化转型路径，为企业实现从“被动合规”到“主动赋能”的管理跃升提供了可操作的路线图。同时，本文也客观揭示了云会计应用伴生的数据主权、供应商依赖及长期成本等新型风险，企业在转型过程中需予以审慎评估与动态管理。
未来，随着云计算、大数据等技术的持续迭代与政策支持体系的不断完善，企业会计档案电子化管理将向更规范、智能、高效的方向纵深发展。云会计将在企业会计档案电子化管理中扮演更加重要的角色，助力企业夯实数据治理基础，提升整体管理效能与可持续竞争力。