1. 引言
我国教育事业的快速发展，中央及地方财政对高校资金的大力支持，推动高校办学规模不断扩大。随着“大智移云物”等信息技术的日新月异，加快了高校数字校园、智慧校园的建设步伐，而高校财务信息化是校园信息化的重要内容。高校规模增长、业务增多、资金量增大，给高校财务管理带来巨大压力，这其中财务报销反应最为直观，特别是近两年受国际、国内疫情影响，高校财务面对面报销已不能适应学校发展需要。因此，高校财务应结合学校发展实际，深入分析报销业务活动内容，梳理报销业务流程，将财务管理移至报销业务前端，把握业务流程关键控制点和潜在风险点，构建“零接触”财务报销管理模式，加快高校财务智能报销系统的建设步伐，不断提升“业财融合”管理效能，有效降低财务管理风险。
2. 高校财务报销现状分析
(一) 高校财务报销信息化程度不够
高校财务报销与发展规模、资金体量、管理水平等息息相关，有些高校由于规模较小、业务量较少，财务报销基本延续传统的报销习惯，报销人填制纸质报销凭证，经过相关层级领导逐一签批，财务部门面对面审核，确认无误后收单，出纳人员办理款项结算 [1] 。报销流程如“图1”，过程中如因个别领导出差或其他原因，报销人将暂停报销业务，等待领导签批后再执行下一环节，严重影响日常工作效率，阻碍单位事业发展。有些高校规模相对较大、业务量较多，财务报销经过一定的改进和提升，利用叫号机排队、投递式报销、网络签批等管理手段，但由于财务信息化程度不高，业财融合性较差，各系统相互独立等问题，一定程度上仍然影响财务报销工作效率和效果，更不能及时分析业务报销过程中可能存在的风险问题，不能为管理者提供及时有效的科学决策
Figure 1. Traditional financial reimbursement business process of colleges and universities
图1. 高校财务传统报销业务流程
(二) 高校财务报销与预算管理不能有效衔接
高校财务预算应根据学校长远发展规划、中短期工作任务等需求进行编制，并固化到预算管理系统中严格执行，而财务报销是预算执行的重要体现。但个别高校存在预算管理不规范，预算管理未纳入财务信息化建设，编制过程以学校整体和部分领导意愿为主，未深入结合部门及实际人员需求，编制过程不细致，执行过程中主要采取人控及人为干预的形式，形成财务报销与预算内容存在偏差，或者部分预算直接被其他科目或部门挤占，造成预算编制与执行“两张皮”。因预算管理与财务报销未构建有效衔接，且预算执行审核控制不严，存在财务报销内容与预算脱节的情况，个别学校为保证预算与报销的前后一致，存在实际完成业务活动后再填制预算审批及财务报销单，造成预算审批形同虚设。
(三) 高校财务报销未能做到业财融合
2016年财政部印发《管理会计基本指引》，提出“管理会计应嵌入单位相关领域、层次、环节，以业务流程为基础，利用管理会计工具方法，将财务和业务等有机融合” [2] 。“业财融合”的雏形初步形成，受到社会各界广泛认可和推崇。而高校财务对于管理会计认识不够，或者说高校财务日常主要精力集中于财务核算管理，其中，财务报销占财务核算管理近一半业务，高校财务在报销过程中更多承担服务者角色，报销人提供各类票据，财务人员对票据的规范性、数字的准确性、业务的合规性进行审核，通过后办理付款结算。高校财务报销并未了解业务前期的实际情况，若出现不符合报销规定的问题，大多依据领导的签批意见办理。财务与业务未能有机融合，未能充分发挥财务管理专业优势，掌握和帮助业务解决实际问题，将疑点和风险控制在业务处理前端，为业务报销及决策者提供有效的解决方案 [3] 。
3. 构建高校财务报销系统及优势
高校财务报销系统作为财务管理平台的一部分，应理清各系统之间关系，根据报销业务类别，重新梳理报销业务流程，固化到财务报销管理系统中。当前，市场上广泛应用的高校财务报销系统有神州浩天、复旦天翼、用友软件等，高校可以根据自身实际，选择适当的软件公司，构建财务报销管理系统。当前部分高校普遍采用比较成熟的线上审批财务报销管理系统，基本能够解决跑腿报销签字问题，而财务报销与预算编制不一致及排队叫号等问题仍然存在，国内有部门高校采用比较先进的财务报销管理模式，将网络报销与RPA技术与AI人工智能技术相结合，建成高校财务智能报销系统。智能系统具有一定的深度学习能力，报销人仅需要将业务单据拍照上传，系统可以根据票据信息智能识别报销业务类别、内容及金额，自动生成财务报销原始单据。智能系统可以对生成的票据信息智能审核，确定各项报销业务是否符合预算规定，根据出差人时间、地点确定住宿费是否合理，交通费、住宿费是否超标，智能审核能够严格执行财务标准和内控程序，不会因人为原因突破国家或学校的各项规定界限。智能审核完成后，报销人可以将原始单据投递到智能收单机中，收单机会智能核对票据与审核信息是否一致，核对相符后自动接收，根据业务信息生成报销凭证，核对不符将拒绝收单，财务人员仅对会计凭证与原始单据进行内部审核，核对无误后出纳办理付款 [4] 。智能报销系统生成的数据信息与预算管理、账务系统及业务部门有关数据相互融通，财务可以更好的参与业务过程，前置解决各类业务问题，并有效保证预算执行。智能报销系统流程如“图2”，智能报销系统的填单、收单、审核、生成凭证等过程，大大减少财务人员报销与核算过程的工作量，减少人为因素出现的错误和风险，有效提高财务管理工作效率，推动高校财务报销规范化、标准化的建设进程。
Figure 2. University financial intelligent reimbursement system business process
图2. 高校财务智能报销系统业务流程
(一) 规范业务流程，提升业财融合管理水平
随着信息技术的快速发展，“大智移云物”的广泛应用，教育部于2018年发布《教育信息化2.0行动计划》，推进教育系统加快信息化建设步伐，2019年政府会计制度正式实施，标志着高校财务传统管理模式必须进行信息化变革，财务管理应贯穿于经济业务全过程，即“业财融合”一体化 [5] 。财务部门应深入到业务前端，加强业务部门与财务部门的互联互通，这主要应通过信息化建设来实现，而财务报销与各部门、广大教职工密切相关，财务报销系统与采购管理、科研经费管理、差旅费管理等系统建立有效衔接，财务部门可以通过预算执行、报销管理，直接或间接获取业务部门真实数据，了解到采购、科研经费、差旅费的具体情况，为业务部门及时提供资金使用建议。财务部门利用智能报销系统的审核、收单等智能环节，可以完成财务核算的大部分工作，再配合内部审核、内部控制等加强财务风险防范，能够有效推动财务核算管理质效。
(二) 有效执行预算，促进财务资源合理配置
高校财务报销是经济业务执行的直接体现，智能报销应当建立在预算管理的后端，没有预算、标准、制度、内控等就无法实现智能审核，无法有效执行智能核算管理。智能报销应建立在校园财务管理平台基础上，打通预算系统及账务系统等内部端口，将年度预算数据及财经政策、内部控制嵌入到报销系统中，报销系统依据预算标准、报销内容执行智能审核，可以有效保证预算执行的一致性及业务报销的合规性。并且根据报销管理判断各部门、各项目预算执行情况，能够有效掌握资金使用进度，通过内部办公平台及时发布预算执行进度表，帮助业务部门及学校领导做好分析、决策，年度内对个别项目资金、公用支出中不同类别资金，通过调整预算的方式，及时改变资金用途或调配到需求部门，有效解决资金不科学、不合理问题，保证资金有效利用和合理配置。
(三) 智能报销管理，有效提升工作效率
我国大多数高校财务工作的主要职能仍是财务核算，而财务监督职能发挥的有好有坏，预测、决策、分析、控制等职能作用较少，主要原因还是财务信息化、智能化程度不够，而构建财务智能报销系统，能够改进报销业务流程，加强财务内部控制监督，有效深入了解业务部门报销票据实质，智能分析票据是否规范合理。智能报销系统通过深度学习功能，可以智能分析票据种类、用途，自动生成财务报销原始凭证，简化了报销人填制各类报销凭证的复杂过程，有效解决个人填单容易出错问题。智能报销系统可以根据业务内容不同自动生成记账凭证，减少了财务人员收单和日常记账的工作量，有效提升财务核算工作效率。智能报销系统为领导提供线上签批服务，可以利用计算机、手机等工具随时随地办理审批，不但解决了教职工跑腿签字问题，也为领导者创造更多的自主时间，有效提高了财务报销的工作效率，也大大增强了教职工的幸福感和满意度。
4. 构建高校财务报销系统优化建议
(一) 采取渐进式过渡模式，逐步实现内外部系统融合贯通
智能报销系统给高校财务报销提出更高的目标和方向，大多数学校可能没有能力和实力近期建设完成，但可以优先采取总体设计、分步实施的方式，先从改进传统报销模式开始，逐渐转变领导对线下签字审批意识，推行网络报销，开展线上签批，让领导者和教职工感受到报销系统改进后的方便、快捷、高效，真正理解和接纳财务信息化建设带来的益处。财务部门应优先打通财务内部管理数据，以财务信息化为总体目标，将财务报销与预算管理、账务管理等系统逐渐建立互通端口，打通财务内部数据壁垒，保证预算数据与财务报销前后关联，随时掌握预算执行结果，保证财务报销能够自动生成有效的财务凭证，减少会计人员繁琐的记账过程。建立功能完备的财务信息化，要有长远的战略眼光，预留一定的发展空间，因此，财务报销与财务内部各系统有效衔接后，逐渐打通资产管理、科研管理、人事管理等外部系统端口，与外部各业务部门相互融通，建立有效的数据连接，构筑业财一体的信息化平台，推动学校各项事业再上新台阶。
(二) 加强财务报销系统宣传与培训
信息技术给社会带来很大方便，但其原理及内涵很难让人理解，实践应用也需要一个熟练过程。智能报销系统不同于纸质签字报销，其建设前期需要一个适应过程，财务部门应加强与相关领导的交流，让领导真正认识到报销系统的优势作用，也应加强与相关业务部门的沟通，让业务部门了解到系统互联给工作带来的方便和益处，不断争取领导与业务部门的理解、支持与帮助 [6] 。报销系统建设完成后，报销人需要在计算机或移动端操作，财务部门应加大报销系统的宣传与培训工作，让广大教职工能够认识系统、使用系统，可以组织教职工参加系统操作业务培训，讲解各项业务报销流程、操作方法，并印制规范化财务报销操作手册，制作相关业务讲解视频，让广大教职工能够在最短时间内了解、掌握报销系统的使用方法，把复杂的事情简单化，需要财务人的大力宣传和不断努力，取得学校多方面的认可和支持，方能将财务报销系统建设和使用的更好。
(三) 加强财务人员业务学习，不断提升自身素质
财务报销系统能够有效减少财务前期会计审核与核算的工作量，但信息系统本身专业性较强，且财务人员大多缺乏信息技术专业知识，对于信息系统一般仅能进行简单的应用操作，若出现数据问题或系统故障主要依靠软件公司专业人员来解决。因此，高校财务部门需要拥有具备信息技术的专业人才，可以外部引进或者财务内部培养，也可以利用学校现有信息技术专业人才，签订内部用人协议，与财务人员共同学习报销系统建设过程中各类专业知识，方便日后做好系统宣传与维护工作 [7] 。财务部门应建立内部业务培训学习机制，定期组织财务人员集中或分组学习、讨论，不断提升财务人员整体使用与管理报销系统业务能力。学院财务部门还可以与软件公司建立合作，选派人员分批次进行专项培训，或者购买相关培训资料，定期组织内部学习，并进行验收测试，保障财务报销系统高效利用。
(四) 加强财务信息系统安全风险防范
高校财务报销系统通过网络传输，会存在一定的安全风险，数据如果泄露或丢失将造成无法挽回的损失，因此，高校财务部门应高度重视信息系统安全风险防范工作，保障财务数据、经济业务有序运行。第一、做好职责分离内部控制，根据不同岗位、职责设置系统不同权限，通过软硬件加密等手段控制资金进出 [8] 。第二、做好数据及时更新和备份，使用软硬件定期对财务信息系统进行更新升级，查摆系统漏洞，及时更新优化，设置自动备份功能，并自动将备份数据保存指定的多个位置，做到一处数据损坏后能够快速恢复系统。第三、做好软硬件加密，可以购买专业软件公司云服务管理及防护措施，或者学校建立统一的信息化防护机房，配备相应的VPN、防火墙、杀毒软件及堡垒机等，构建一体化防护网络，全面保护系统安全和数据运行稳定。第四、做好安全风险防范预案，财务部门或学校成立信息系统安全防范小组，遇到突发事件可以启动应急风险防范预案，及时解决遇到的各类风险。
5. 结语
高校财务报销系统不是简单的一个操作软件，而是高校财务信息化建设的一部分，财务部门需要占在学校发展的角度，深入谋划报销系统的构建，可以采取总体设计、渐进式实施的方式，将财务管理工作移至业务前端，深入理解业务部门报销内容、政策、标准等，梳理业务流程，制定与之相适应的财务报销管理制度，将制度、流程嵌入到财务报销系统中，促进业财有效融合，构建智能化报销管理系统，推动学校高质量快速发展。
基金项目
本文为黑龙江省教育科学规划2023年度重点课题“数智时代高校财务信息化建设与实践”(课题编号：ZJB1423250)阶段性研究成果。