1. 引言
随着全球产业数字化转型浪潮的加速推进，数据成为新时代的核心生产要素之一。档案数据因其蕴藏的历史、社会、文化等价值，逐渐成为档案领域关注的重点对象。然而，大数据时代数据安全问题日益凸显，数据泄露、数据丢失、隐私侵犯、黑客攻击等安全问题频频出现。在此背景下，档案数据也面临着复杂的安全形势。新《档案法》中指示“加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全”，推进档案信息化进程，保障档案数据安全刻不容缓。《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出“加强档案资源质量管控”[1]，档案资源质量成为档案安全的重要组成部分。档案数据质量作为档案数据价值利用的基本要素，为了保障档案数据安全，充分释放档案数据价值，全面控制档案数据质量成为改变档案数据安全形势的重要一环。
2. 档案数据质量控制的必要性
档案数据是指数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录，包括归档保存的原生电子档案数据，纸质档案、数字档案数据化后的数据信息，档案业务管理过程中产生抽取的用户数据、统计数据、编研数据等数据资源[2]。在信息技术快速发展的时代背景下，档案数据爆炸式增长，区别于传统档案资源，档案数据类型多样、来源广泛、数量巨大。档案数据受其载体、所处环境、应用技术的影响，档案数据残缺、冗余、多源异构、篡改丢失等问题屡见不鲜，档案数据安全受到威胁，档案数据价值利用也受其限制。《中华人民共和国数据安全法》(以下简称《数据安全法》)《档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等数据、档案数据相关法律法规陆续颁布，进一步突显了档案数据安全的重要性，指明了建设高质量档案数据体系的基本方向，也为档案数据安全建设工作提供最基本的法律保障。
档案数据质量控制旨在通过制定档案数据标准，利用技术手段，保障档案数据质量上乘，使档案数据准确可靠、完整可信、安全可用。档案数据质量控制覆盖档案数据全生命周期，包括采集、处理、存储、传播、利用等多个环节，是保障档案数据可控、可联、可用的基础。新《档案法》中指出多个涉及档案数据质量控制的内容，包括“积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接”、“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”、“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交”等。由此可见，档案数据质量控制是推进档案信息化建设的重要一环，是建设高质量档案数据体系的基础要求，也是保障档案数据安全的必要举措。
3. 新《档案法》背景下档案数据质量控制的要求
3.1. 制度规范
新《档案法》第十二条规定，按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。因此，档案部门在制定档案事业全局战略规划时，应当将档案数据质量控制考量在内，确保各单位和社会组织在档案管理工作中，充分认识档案数据安全的重要性，认真落实档案数据质量管理办法，把档案数据质量控制融入到档案业务工作中，实现档案数据质量的全局把握。其次，明确不同岗位职员权责分工，保证档案数据在采集、处理、存储、传播、利用等多个环节有专业人员负责档案数据质量控制，充分发挥好档案人员的专业作用，切实要求档案人员履行各自的职责。
同时，新《档案法》第三十七条规定，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。档案数据具备档案和数据的双重属性，在制定档案数据管理办法时，应当符合双重属性的政策法规。因此，档案部门及社会组织要协调好《档案法》《电子档案管理办法》《数据安全法》以及其他相关法律法规，按照法规条例，结合实际管理需求，制定档案数据质量控制的工作要求。
3.2. 分级管理
新《档案法》第四条规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。因此，档案数据质量控制也应当坚持分级管理的原则，档案部门协调好上下级关系，决策者整体指导档案数据质量工作、管理者严格管理档案数据质量控制要求的执行情况、执行者切实执行档案数据管理要求，监督者日常监督档案数据质量工作开展情况。
同时，新颁布的《中华人民共和国档案法实施条例》第五条规定，国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案主管部门制定。因此，档案数据质量控制首先需要对档案数据进行分类分级，梳理档案数据资产，参考档案数据价值、档案数据影响程度等多重因素，制定合理的档案数据分类标准，将其分为不同等级的档案数据，对不同级别的档案数据进行分级质量管控。尤其对于敏感档案数据更应当基于《档案法》《数据法》《个人信息保护法》以及重点行业和地方政策规定，做好清晰的质量控制要求。
3.3. 协同治理
新《档案法》第二十四条规定，档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务的，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。因此，从主体来看，档案数据质量控制不应仅限于档案机关，社会组织、企业也是档案数据质量控制的主体。档案数据质量控制需要多主体协同共治，档案机关单位可以委托专门企业进行档案数据化加工，通过签订详细的委托协议，让更专业的企业单位和技术人员来保障档案数据质量。
另外，新《档案法》第三十五条规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。因此，档案数据质量控制工作应当由各地方政府提供方向引导，由机关、企事业单位等细化管理办法，执行质量控制工作内容。
3.4. 技术管理
新《档案法》第三十六条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。因此，档案数据质量控制需要从各部门内部入手，做好不同系统之间的衔接，控制在日常业务活动中产生、转换的档案数据来源清晰、格式统一等，方便后续档案数据的存储及利用。
另外，新《档案法》第四十一条规定，国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。因此，档案数据质量控制还需要多地区、部门合作，统一档案数据共享标准，利用关键技术，严格控制档案数据质量，实现档案数据跨地区、跨部门的有效共享与利用。
4. 新《档案法》背景下档案数据质量控制的策略
4.1. 加强制度规范，统筹战略规划
档案制度体系是复合体，而非单一体，涉及多个层面、多个层级，包含多种要素、多项内容，制度之间相互联系相互作用，共同保证制度功能的发挥，要解决的并非某一方面的问题，而是事关根本、事关全局、事关长远的问题[3]。新《档案法》及《档案法实施条例》的颁布点明了档案数据安全工作的重要性，显现了档案资源质量控制的必要性，但尚未完全细化档案数据质量控制的具体工作要求。档案数据质量管理覆盖档案数据全周期的流转，在采集阶段需要注意采集范围、数据来源、采集流程；在处理阶段需要注意数据去重、数据纠错、数据脱敏；在存储阶段需要注意存储介质、存储策略、安全备份；在传播阶段需要注意数据迁移、数据隔离；在利用阶段需要注意身份授权、访问控制。因此，为保障档案信息安全可用，提升档案数据的质量，应当建立覆盖档案数据全生命周期的档案数据质量管理机制。
另外，构建档案数据质量管理机制还需要结合档案数据质量工作现状，以实现档案数据价值利用为导向，以日常管理为基础，辅以监控和评估的手段，制定科学合理的档案数据质量控制管理办法。一方面，控制日常业务产生的档案数据质量，使其符合管理要求；另一方面，通过评估和检测低质量数据，发现档案数据安全隐患，及时优化档案数据，提高档案数据质量。
4.2. 细化分类标准，做好分级管理
不同档案数据因其来源、形式、内容的区别，难以通过统一的档案数据管理制度使其安全流转，个人隐私问题、企业安全问题以及国家安全问题不能应用同一套数据质量控制策略。数据分类分级保护制度能够打破数据全闭或全开的二元对立局面，对不同重要性和风险程度的数据实行差异化的流通策略和针对性的保护措施，以最大程度地平衡数据利用与数据安全[4]。由此可见，档案数据分类分级工作在保障档案数据安全公作中尤为重要，它是进行档案数据质量管理的重要前提。
档案数据要综合考量档案数据的重要程度、价值利用程度、不同主体权益影响程度等多个要素，将档案数据分为不同级别，如完全开放数据、有条件开放数据、完全不开放数据等。依照档案数据分类分级标准，根据其档案数据属性，建立相应的数据控制标准。对于一般档案数据重点控制数据传播和数据共享阶段的数据质量，把握动态数据质量控制。对于重要档案数据和保密档案数据重点关注数据采集和数据存储阶段的数据质量，并且为其设置访问限制甚至禁止访问，以确保不同级别档案数据得到针对性的质量控制。
4.3. 加强沟通合作，推进协同治理
档案工作渗透于各行各业，这决定了档案数据来源的广泛性与结构的复杂性[5]，档案数据从产生到销毁的流转过程涉及多个主体。档案数据的质量由两方面内容构成：一是档案数据自身的质量，即档案数据准确、可靠、可用的程度；二是档案数据过程质量，即档案数据在传输、存储、运行、利用等过程中的质量[6]。档案数据质量控制不仅要关注档案数据质量本身，还要关注档案部门高质量的档案数据管理规划、档案工作人员高质量的档案业务工作、档案外包企业高质量的档案管理科学技术水准。因此，档案数据质量控制需要档案部门、企业单位甚至公民多元主体协作，从档案数据和档案工作过程两方向入手，做好档案数据安全防控，提升档案数据质量。
高质量的档案数据需要制定科学的档案数据管理标准，档案机关的决策者、管理者需要和档案工作的执行者保持密切沟通，加强对实际档案工作的了解，制定规范合理的档案数据管理制度，由档案机关的监督者密切关注档案工作人员的档案工作展开情况，将档案数据管理制度落实到位。同时，需要档案部门中各岗位工作人员加强沟通、合作，在定期展开档案数据质量检测和档案数据评估的基础上，建立各部门之间畅通的交流渠道，通过阶段性成果汇报、档案工作现场指导、跨部门工作交流等手段，提高档案工作人员的档案数据质量控制意识，保障档案数据全生命周期的安全流转。同时，档案机构、档案企业之间也要加强合作，实现档案数据跨单位、跨地区的安全流转，减少档案数据利用的地区限制，提高档案数据利用效率。档案单位可以向社会征求档案数据管理技术，利用第三方提供的平台提升档案数据建设水平，档案单位之间也可以加强沟通，通过定期的技术交流会、专家座谈会、技术人员外派等方式，减少地区之间档案数据建设水平差距，推动档案全国可查，异地调用，便利公民对档案的使用，进一步促进档案数据的价值利用。
4.4. 发展关键技术，提升数据质量
技术工具是控制档案数据安全运行的重要支撑，是档案数据质量管控要求落实到地的有力保障，依托技术手段，保障档案数据质量安全流转。档案数据数量庞大、来源广泛，仅凭制度和人工的力量实现采集、处理、存储、传播、利用等全流转过程的档案数据质量检测与控制是不现实的。原生档案数据因受其所处环境、载体分离的影响，在互联网、系统运行的过程中极易受到安全威胁，转化档案数据在数据化的过程需要进行数据计算挖掘、关联分析、数据融合等内容，因而发展新兴技术既是保障原生档案数据安全的迫切要求，也是推进档案数据化进程的必要条件。
通过运用内容识别技术，统一身份认证、SQL语义解析等技术，对可公开档案资源进行扫描解析，实时监控与识别档案数据流转，有效预防档案数据在传输过程的安全威胁，严格管控档案数据公开利用的权限，提高档案数据的可控制性，维持档案数据库的日常平稳运行。对于敏感档案数据，利用智能敏感档案数据识别技术、机器学习、DLP数据防泄漏系统等技术工具，建立动态敏感档案数据库，监控识别并精准抓取异常数据，实现智能全域档案敏感数据精准发现控制，保障敏感档案数据全生命周期的可见、可控、可用。数智时代，档案部门应联合技术部门、外包机构等积极探索智能化管理手段，提高档案数据质量管理循环效率[7]。档案机关可以利用人工智能、区块链等技术，建立智能化档案数据质检平台，对不同级别档案数据设置相应的参数和技术，保证不同应用场景下档案数据的真实性、完整性可用性、安全性，提高档案数据质量智能控制效率，充分释放档案数据价值利用。
5. 结束语
新《档案法》的颁布，为我国档案事业的发展指明了方向。为切实保障档案数据安全，提高档案数据价值利用，档案部门应当详细了解《档案法》《档案法实施条例》的具体条例，从制度规范、分级管理、协同合作、技术工具等多方位实践档案数据质量控制，积极建设高质量档案数据安全体系。