1. 引言
近年来，随着高校的不断改革和扩张，新校区的建设同老校区之间的功能性划分已成为一个重要的问题，各校区之间彼此独立又紧密联系，由于跨校区办公面临着巨大的挑战，无纸化办公已经成为一种必然趋势。因此，会计核算领域必须进行数字化转型，以实现凭证的获取、报销、入账、归档和保管信息化，并通过信息化手段将传统的纸质办公方式完全转变为电子化办公方式，以提高师生办公的效率和便捷性。通过电子化的会计数据管理，我们可以实现数据的快速传输和流动，会计核算的环环相扣也将造就财务的物流化系统，从而建立一个完整的网上财务报销信息化系统。师生们先通过网上预约报账系统进行预约，同时可以轻松地完成报账的各项操作，从提交报账信息到获得相关部门的审核和批准，甚至是财务部门的入账都可像查询快递一样，让师生们能够实时了解自己的报账情况，并能够跟踪报账进度，同时财务负责人也能够通过财务报销信息化系统来监督整个报销过程。
2. 高校财务报销信息化SWOT分析
2.1. 外部机遇
国家政策推动会计信息化，为高校实现财务信息化提供有力支持。近几年，国家有关部门出台了一系列相关政策与制度，大力推动会计信息化建设。2022年1月，财政部制定并印发《会计信息化发展规划(2021~2025年)》，为会计信息化工作的开展提供政策性的规划和指导。国家政策的出台，反映了国家层面对于会计信息化的重视，有利于各行各业构建符合新时代要求的国家会计信息化发展体系，现代信息技术的快速发展，为高校推动财务信息化提供了有利的外部环境支持。
2.2. 外部挑战
新时期信息技术的快速发展带来机遇的同时，也给高校信息化建设的技术更新提出了新的要求。高校各业务领域的信息系统随着自身业务的需求不断升级、更新换代，而高校财务系统因为受开发商以及自身专业核算的特点限制，相对而言每年的变化比较小，从而使得高校财务系统难以跟上其他业务系统的更替，使得两者之间不能做到很好的衔接。
2.3. 内部优势
“智慧校园”推广建设的背景下，高校财务信息化的投入资金不断加大。高校财务信息化作为“智慧校园”建设中一个不可或缺的重要组成部分，其建设质量直接关乎学校整体的信息化建设质量，近年来也获得了较大的财政资金支持。许多高校正逐步加大对于财务网上预约报账系统、财务报账投递机器人、财务网上查询系统、学生支付网上一体化平台等众多财务信息化软件的资金投入[1]。
2.4. 内部劣势
在高校的多校区管理模式下，很容易造成各校区财务系统之间，以及学校内部和外部相关部门管理系统之间存在信息孤岛，各校区的财务处理在规章制度、指令下达、数据同步等方面都会有一定的滞后性，而在高校中与财务数据信息相关的部门并不只有财务处内部科室，如科学研究院、教务处、资产管理中心、审计处等，这些部门中专属自身的管理系统相对独立，其中财务数据并不和财务处的财务信息系统互联。各个二级机构之间，财务信息的“孤岛效应”依然比较显著。由于数据多头管理、重复录入现象依然比较显著，两个校区之间记录数据并非一致的现象也仍然可能发生；又由于这些二级机构的管理系统的功能分散不齐，每个系统的架构可能不同，系统中的数据标准也不尽相同，这也会导致各校区在进行管理机构整合、数据信息整合的一系列过程中很可能会遇到很多阻碍和困难，因此广大师生对信息化的期待与当前提供的信息化服务之间的区别依然存在，而财务信息化的真正价值也并没有发挥完全。
3. 高校财务报销信息化现存问题分析
3.1. 多校区下高校财务报销效率低
随着时代的发展，大学的规章制度日异月更，但由于有些细节的阐述往往过于笼统，因此报销人员很难准确把握每项规定的重点要素。高校财务管理系统包含多个子系统，包括预算管理，网上预约报账，自助投递退单，国库集中支付，学生收费，工资薪酬，会计档案管理。目前，许多大学的财务报账采用了网上预约的模式，特别是实行分布式财政管理的大学，但由于地域的限制，学生们需要到彼此的学院去办理账目，这就加大了管控难度，导致核算口径不一致的问题时有发生，从而降低财务报销效率。同时，对于多校区办学模式的高校，师生们往往需要奔波于校区之间，这无异于导致纸质单据在传送过程中丢失的风险增加。一旦单据丢失，相关人员需费尽周折去寻回票据，若找寻无果，则只能按照单据丢失相关流程进行报销，严重影响财务报销效率[2]。另外，没有通过审核的单据，需送还报销人，这些单据的流转速率较低，影响财务处的管理工作。
3.2. 报销人员对财务制度不熟
网上财务报销成功的关键是报销人员线上报销申请单的填写情况，但大部分报销人员并非财务专业出身，对财务规则和制度的理解不够深入是普遍现象，特别是对新出台的政策和规定的掌握不够及时，因此在处理网络报销单的过程中常常感到迷茫和苦恼，不知如何开展，一些人甚至可能随意处理，导致报销单被财务部门退回修改的情况频发。遇到这样的情况，财务部门在接到报销人员提交的发票后需列出缺失的材料让其补充，这需要财务人员进行二次审查，导致报销人员重复走访财务部门多次，同时财务人员对同一项业务进行多次审核，从而使工作效率大大降低。随着退单的频次增加，相关人员对线上预约报销系统的抗拒情绪也在逐渐增加，这不利于财务软件的推广和应用，也延缓了信息化建设的进度。
3.3. 网报系统与各部门系统相互独立
近期，众多高校正在对信息化设施进行完善以提升信息化能力。鉴于当前“互联网+”的时代趋势，持续推进信息化设施的发展显得尤为关键。各学校的有关部门和单位正在逐步淘汰人工操作，以与之相关的系统化软件替代，如财务部的网络报销系统、教务部的教务管理系统、资产科的固定资产管理平台、科研院的科研管理系统、学生事务部的新生欢迎系统、数字化校园等。这些系统能统计数据以及处理数据问题，但由于各系统“各自为政”，未实现互联互通，导致信息无法共享，造成了严重的信息孤岛问题。对于财务工作而言，随着电子发票的广泛应用和公务卡结算目录的增加，加上数字化进程的加快，导致财务部门的工作压力也随之增加。例如，尽管部分大学已经成功地实现网络报销系统和账务系统的协同运作，使得财务工作人员无需手动记录账目凭证，仅需对系统自动生成的记账凭证进行微调即可，但倘若网络报销系统未与预算系统对接，就无法获取课题的结题情况和结题时间，导致超出规定时间的报销无法有效控制，进一步增加了财务风险。
3.4. 未运用网报系统对财务处理环节实时更新
随着网络技术的不断创新，我国信息化及服务便利度水平一路攀升，购买商品、邮寄文件等都能在手机应用或微信公众号上进行，同时也可以实时查看财务状态。信息流以及资金流之间的关系紧密，然而许多高校未推动网络报销系统中的信息化升级，并对网络报销处理的各环节完全没有存档，甚至连接收订单的环节都没有记录。这就意味着报销人员无法查询个人的单据报销进度具体是否已达到会计审核、复审、出纳转账还是资金支付复审阶段，而多校区办公所带来的距离上的不便，只能给财务部门打电话询问，或者等到收到款项到账的短信才知道自己的网络报销已经完成[3]。
4. 财务报销信息化的优化措施
4.1. 优化网上预约报销信息化
(1) 基于财务报销的相关规定，网上预约系统中预设了与高校财务相关的管理程序和规定，以及各类费用报销的明细、支付规范、预算管理的最高限额、人事职称信息等，设置了稽核公式进行智能检验。所以，报销人员在取得报销材料之后，只需要在财务系统中登录其财务账户，根据报销材料选择报销科目，比如日常报销中的材料费、办公费、测试费、版面费等，或者是差旅费、借款、劳务发放，进入具体某个报销科目后，经办人通过网页提示提交报销信息，财务预约系统可以在线直接扫描纸质发票信息，或者是读取电子发票票面信息并上传，或者拍照扫描上传所有报销附件，系统利用API技术接入OA系统，财务机器人的引入结合财务人员预设的政府收支分类科目，实现了报销内容经济分类的自动化选择。这一创新功能有效避免了因报销人对财务知识不熟悉而导致的报销单差错，系统能够智能分析报销单据中缺失的材料，并及时提醒，对票据的合规、合同的合法、附件的完整、项目的合理进行预审并查对，以便提醒申请者和费用审核人需关注的问题。系统初审确认无误后，报销单数据即由RPA技术生成在报销单上[4]。报账申请者确认本次需报账的发票之后，发票将被输入到财务查验系统，通过国家税务总局全国增值税发票查验平台和财政部全国财政电子票据查验平台验证发票、票据的真伪和唯一性。系统会自动反馈查核结果，人力不需操作，这样避开了重复报账和假发票等财务风险。利用OCR技术系统切分分类引擎手段，可以做到精准识别和切分多张发票，纸质发票(火车票、机票、定额发票、增值税发票、卷帘式发票等)，可以混合拍照上传，利用OCR技术系统也可以识别合同、会议通知等非标准化资料并进行归集上传，识别后自动保存为结构化数据，为后期智能化审核打下数字化的基础。整个过程简单、高效、准确、环保，改变了传统鱼鳞式粘贴、平铺粘贴发票的繁琐，通过智能化的科技手段“拍一拍”“扫一扫”，改善了高校师生“报销繁”的感受，使其能更加专注科研项目的探索和研究。
(2) 初审通过的预约单将提交给项目负责人、部门负责人、财务负责人、校级负责人审核、签字；利用互联网技术可以实现无纸化网络自主签批流程，运用分级审批制度将预约报销单自动推送至经费负责人或者相关业务部门进行审核审批，通过这样智能审核，大大地减少了审核工作量，避免了低级错误出现，也避免不规范报销问题，有效地提高了审签效率。审批结束后，经办人将提交至财务部门，生成预约单号，由财务系统预先核验签批人的身份和把控审批结果，未经审批通过的网报单无法推送到财务系统，财务部门根据预约单提交至财务平台的时间进行分单至会计审核。
(3) 师生提交报销单后，通过网上预约报账系统可以随时查看报账情况，接单人员通过分单系统将预约报销单分配到审核人员手中，查看审核报销材料，财务报销系统通过实时记录每个流程，将报销状态及时推送给报销人。随后，会计核算人员根据预约单号调取业务电子财务数据，对票据和附件材料的合规性、业务审批的合规性以及特殊事项说明的合理性进行细致审核。在高效会计人员设置相关参数后，RPA能够自动处理网络报销单据和收入申报单据的账务，同时自动生成会计分录与预算分录。对于简单的劳务报销、水电费转账等业务，RPA甚至能够根据网上预约报销单或教师在收入申报系统申报的业务自动完成财务登记入账。经过初审、复审以及出纳人员对银行信息的审核后，款项会通过网银系统进行汇款。整个流程经过层层审批，最终完成账务处理[5]。这一自动化流程极大地加快了单据审核工作人员处理财务数据和信息的速度，实现了统一的数字化管理。账务审核通过后，制作账务凭证，生成账务凭证后，与报账附件打包，生成凭证单号，推送至账务审核，审核完成后推送至银行出纳进行转账；财会人员则对报账资料经网上报账系统反馈后，可将存疑单据退回经办人系统中，经经办人修改后，再交财务。最后利用无纸化云报销可以实现云存储管理模式，同时建立了会计凭证云存储库，将电子凭证制作成电子档案进行保存，可以通过凭证号及摘要等要素进行索引。各校区师生实现不出校门完成跨校区报销业务。
高校网上报销物流化不仅是报销流程上的物流化引导，同时也通过互联网将每一步操作记录下来，各校区师生实现不出校门完成跨校区报销业务，提高了师生报销的效率，更是财务网络化与数字化发展的核心支持力。
4.2. 优化二级部门财务报销信息化
随着校园数字化建设的发展，高校的财务信息将被应用于更广泛的场景。除了传统的财务管理之外，高校的财务信息还需要被广泛应用于整合合同、采购和人事管理系统等领域。此外，财务信息还需要在党建费用、资产管理和后勤费用等领域得到运用。在高校中，财务信息和业务之间通常是相互独立的，这导致了信息的不一致和重复劳动的出现。通过实现财务信息在各二级部门中的信息互通，可以将财务信息和业务数据进行整合，实现信息的共享和协同。这样一来，不仅可以减少重复劳动，还可以提高工作效率和质量。因此，创建一个校园内各部门财务报销的信息化系统以推进业务与财务的一体化十分必要。在数字化校园建设的背景下，各部门之间的信息共享成为了一种趋势。对报销需求大、相同性高的事务，例如办公用品、实验室消耗品、试剂及水电费，高校可通过集合采购和大批量结算的策略来提高财务报销效率。
(1) 资产和财务对接。对于由资产系统发起的资产相关业务，用户可以直接在财务系统中提取资产信息，应及时向财务系统推送相关信息。从而完成资产的入账工作。通过将资产系统与财务系统紧密连接，不仅可以实现资产数据的自动提取，还能自动生成相应的会计凭证。在此基础上，设立“中间库”作为资产与财务数据传输的缓冲区，定期进行资产与财务对账信息的传输，确保数据的安全性与一致性。这样做不仅简化了资产管理流程，还促进了财务与资产一体化管理的实现，提高了数据处理的效率和准确性，同时也便于审计和监管。
(2) 科研与财务对接。科研课题管理通常分为课题申报、课题实施以及课题结题三个主要阶段。在这些阶段中，涉及的申报事项、执行事项、结题事项、资金使用、结题与决算等通常伴随着资金的流转。当科研经费支出发生时，用户可以在该系统中随时查询到项目的预算总额、执行进度以及剩余可用金额等信息，相关的支出数据会在科研经费管理系统中实时更新。通过实施网上报账制度，可以对科研经费的支出进行有效的预算控制，并将科研经费管理制度与网上报账流程结合起来。科研经费报账人员只需登录网上报账系统，并输入相应的项目编号，即可在进行报销时，实时监控是否超出了预算计划。同时，系统还能提供项目经费的支出进度和剩余可用额度的实时查询，提高了科研经费管理的透明度和效率，从而解决了科研经费使用者既要了解经费使用情况又需按计划报销的双重困扰。
(3) 采购与财务对接。财务系统能从采购平台直接获取采购交易数据，提高了采购业务完成的效率。用于采购实验室耗材的“耗材易购”平台以及针对危险化学品的“实验试剂”平台与财务系统的无缝对接，用户可以在这些平台上便捷地完成各类物品的选购和下单。高校按照需求建立办公用品和实验材料的集中采购平台，不仅能有效节约成本，减少学生和教师的负担，并且引入高质量的供应商，提供市性价比更高的商品和报销服务。当教师和学生通过平台采购或订购服务时，不需立刻付款给供应商，而由大学根据协议约定通过平台进行提交订单、发货、收货和结账。在选择订单同时，也选择支付这笔费用的经费本，平台会冻结相关费用，待确认收货后，外部公司会向平台提供发票和详细订单信息。平台与供应商定期对账、大批量支付，然后由财务审查人员根据对账结果、单据进行账务审查和处理，及时针对项目减少关联额度、支付关联单位结算款项。通过建立财务物流化中心，集采购，订购，结算，入账为一体，可以将不同部门之间的财务数据进行整合，实现信息共享和业务协同。不仅可以提高财务管理效率，还可以更好地服务于学校的整体发展。
高校作为一个庞大的经济体，校内各部门之间信息共享，经济业务信息化，推动各校区各部门之间的工作效率。师生在不同校区之间都可以实现信息共享，同时将各校区中不同部门之间的数据进行整合和分析，为管理层提供更加全面、准确的财务数据。这样可以帮助管理层更好地了解学校的财务状况，为决策提供更加准确的数据支持，提高学校的财务管理水平，实现财务数据的集中管理和监控。
5. 结语
互联网在高等教育机构中的应用和不断创新引发了网上财务报销的出现，这是从账务会计向管理会计转变的必然进程。从财务业务角度看，它能精确反映出学校所有的经济活动，涵盖了多种业务类型和部门。建立各校区间信息整合的报销模式需要本着整体化的信息化共享建设为核心，从宏观角度进行综合思考并系统化推动，同时借助其他管理模式的优化和转变。财务信息化是将互联网的连通性与会计的专业技巧相结合，避免财务欺诈行为，将识别的风险从人工控制转为用智能互联网进行控制，而决策标准也从人工数据统计分析转向互联网大数据分析。这能提供更实时、更准确的数据信息，在学校的财务预测、决策、分析、评估中发挥极其重要的作用，成为支持高校发展的坚实后盾。