摘要: 本文首先强调了企业电子档案管理工作的重要性，指出了国家重视、质量优化及学界探讨的必要性背景。通过对某半导体行业企业的调研，揭示了该企业在电子档案管理方面存在的管理思维有待转变、归档数据质量差、加密标准模糊及人员供给质量不足等四大问题。为此，提出了编制管理体系文件、构建过程控制体系、加强人才培养和引进，以及建立质量评估体系等提升路径，旨在规范流程、明确要求、提升数据质量，满足企业长远发展需求。
Abstract: This article first emphasizes the significance of enterprise electronic archive management, highlighting the background of national attention, quality optimization, and academic exploration. Through a survey of a certain semiconductor industry enterprise, it reveals four major problems in the enterprise’s electronic archive management: the need for a shift in management thinking, poor quality of archived data, ambiguous encryption standards, and insufficient quality of personnel supply. To address these issues, it proposes improvement paths such as compiling management system documents, building a process control system, strengthening talent cultivation and introduction, and establishing a quality assessment system, aiming to standardize processes, clarify requirements, improve data quality, and meet the long-term development needs of the enterprise.
1. 引言
在当今信息化时代背景下，企业档案管理工作正经历着前所未有的变革。随着信息技术的迅猛发展，电子档案已成为企业运营和管理过程中的主要信息记录方式，电子档案管理的重要性日益凸显。半导体行业作为高科技产业的代表，其研发、生产、销售等各个环节均产生了大量的电子档案。这些文件不仅记录了企业的核心技术、商业秘密，还反映了企业的运营状况和发展历程，是企业宝贵的无形资产。因此，如何有效管理这些档案，确保电子档案的“四性”即真实性、完整性、可用性和安全性，成为半导体企业面临的重要问题。本文之所以选取该半导体企业为例进行深入研究，是因为该企业在电子档案管理方面具有一定的代表性。一方面，该企业作为半导体行业的佼佼者，其业务规模庞大，电子文件种类繁多，电子档案管理难度较大，所面临的问题和挑战也较为典型。另一方面，该企业在电子档案管理方面已经进行了一定的探索和实践，积累了一定的经验和教训，为本文的研究提供了丰富的素材和案例。
本文首先在国家层面的重视、企业档案质量提升的需求以及档案学领域深入研讨的背景下阐述了企业开展电子档案管理工作的必要性。随后，通过对一家半导体企业的实地调研，剖析了其在电子档案管理方面存在的具体问题。最后，本文给出了针对性的优化策略，旨在提高企业电子档案管理的质量，以契合企业的长期发展战略。期望本文的研究成果，能为企业电子档案管理的完善与优化提供有益的参考和助力。
2. 企业开展电子档案管理工作的必要性
随着信息技术的迅猛发展，企业档案管理工作正经历着深刻的变革，而电子档案管理的推行显得尤为重要。
2.1. 电子档案管理工作受到国家高度重视
国家层面对电子档案的管理给予了高度重视。电子档案作为信息时代企业运营和管理的重要记录载体，电子档案的“四性”是衡量其价值的核心标准。其中，电子档案的真实性是指其内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质，是构成电子档案价值属性的前提。电子档案的完整性是指其内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。它是评估档案管理工作价值的主要措施之一。电子档案的可用性是指其可以被检索、呈现以及理解的性质，是电子档案存在和具有保存价值的基础。电子档案的安全性是指其管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。它是真实性、完整性和可用性的基础，是维护电子档案凭证价值、法律效力的保障。为此，国家出台了一系列法律法规，如2020年新修订的《中华人民共和国档案法》明确规定了电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，为电子档案管理提供了坚实的法律支撑。《中华人民共和国档案法实施条例》明确了档案馆在接收电子档案时应进行“四性”方面的检测，并采取管理措施和技术手段保证电子档案在长期保存过程中的安全性[1]。《电子档案管理办法(征求意见稿)》对电子档案的质量要求主要体现在确保其安全性、完整性和长期可访问性。该办法提出要求配备满足电子档案安全管理需要的信息化基础设施，并强调电子档案管理人员应具备专业知识与技能，定期接受业务培训[2]。相关法律法规不仅规定了电子档案管理信息系统的建设要求，还明确了电子档案应符合的条件，以及移交、接收和保管的具体措施。档案馆在接收电子档案时应采取相应的管理措施和技术手段来对电子档案进行多方面的检测，确保电子档案在长期保存过程中保持其原有品质。这些要求为企业电子档案管理工作的规范化、标准化提供了明确的方向。
2.2. 企业电子档案管理质量急需优化
随着无纸化和信息化办公的普及，电子文件已成为企业运营和管理过程中的主要信息记录方式。然而，传统的档案管理理念和方法已难以适应现代电子档案的管理需求。许多企业仍采用将电子文件转换为纸质版本进行归档的方式，缺乏科学的电子文件分类标准和有效的长期保存策略，导致电子文件的价值未得到充分发掘和利用[3]。为了应对日益激烈的市场竞争压力，提高资源配置效率，企业必须重视电子档案的高效管理。近年来，国家档案局积极推动电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作，以及企业集团数字档案馆(室)建设试点工作，为企业电子档案管理流程的优化提供了宝贵的实践经验和探索路径[4]。同时，《电子档案移交与接收办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等规章制度的相继出台，以及《电子文件管理系统通用功能要求》等相关标准的制定，进一步细化了电子档案的管理规范，确保了电子档案的质量与法律效力，为企业电子档案管理工作的有序开展提供了有力保障。
2.3. 档案学界对电子档案管理工作进行了广泛的探讨
档案学界对电子档案管理工作进行了深入研究和广泛探讨。电子档案管理的复杂性为档案学研究开辟了新的领域和方向。档案学者们通过不断地研究和实践，努力构建一套完善的电子档案管理体系，以确保电子档案的“四性”[5] [6]。这些研究成果和实践经验为企业电子档案管理流程的制定和优化提供了丰富的理论支撑和实践指导。
3. 企业电子档案管理质量的现状分析
笔者对某半导体行业的企业的电子档案管理情况进行了深入调研，发现该企业在电子档案管理层面存在诸多需要改进之处。这会导致档案数据未能发挥其充分的证据价值和决策价值，从而影响到企业领导者的决策。其中，最为显著的四个问题是电子档案管理思维有待转变、归档后数据质量差、档案加密标准不明确和人员质量和数量有效供给不足。
3.1. 电子档案管理思维有待转变
长期以来，档案管理一直以纸质材料为载体，导致档案管理人员形成了固有的纸质档案思维模式。这种思维模式在电子档案管理中表现出明显的局限性，例如对新型电子文件的质疑和抵触，影响了电子档案的及时归档和有效利用[7] [8]。笔者进行调研后发现，该企业的档案管理人员还在以固有的纸质档案管理思维来看待电子档案的管理工作。当出现电子文件时，档案管理人员往往用传统纸质时代的档案管理思维审视电子文件；当电子档案在网络环境中产生时，档案管理人员又从办公系统的电子文件角度审视网络环境下的电子档案。总是将新的事物与原有的事物进行比较，得到的判断可能从开始就是有所偏离的，导致档案管理人员的思维受到束缚和限制，固化原有的档案管理思维。只有档案管理出现新情况或问题时，才会采取措施研究应对。受上述档案管理研究思维的影响，公司企业档案管理人员对电子档案以及档案数据进行管理时，往往缺乏创新性和前瞻性。由于档案管理人员保守的思维模式，对新型档案持质疑的态度，致使不能及时地对新型档案进行管理，也不能及时有效地对新型档案进行收集，整理、归档和保存。
3.2. 档案加密标准模糊
该企业在日常业务流程中，为了保障不同业务部门电子档案的安全性与保密性，采取了根据业务性质和内容将电子档案划分成不同密级进行加密的管理策略。这一做法虽然在一定程度上增强了电子档案的安全防护，但由于不同业务部门所产生的电子档案被赋予了不同的加密等级和加密方式，档案管理人员在处理这些档案时，不得不面对一个复杂多变的加密环境。他们不仅需要熟悉和掌握多种加密技术的原理和操作，还需要在繁琐的加密解密过程中保持高度的谨慎和准确性，这无疑大大增加了管理的复杂性和难度。此外，在需要跨部门或跨员工进行电子档案的共享和协作处理时，加密标准的差异成为了沟通的障碍。不同部门或员工之间可能因加密方式的不兼容或密钥管理的不一致，而无法顺畅地进行电子档案的交换和共享。这种沟通障碍不仅影响了工作效率，还可能导致信息传递的延误和误解，进而对企业的业务运营产生不利影响。
3.3. 归档后档案数据质量差
半导体行业技术更新换代快，项目周期长的特点对档案管理的质量提出了更高要求。笔者通过调研发现该企业的电子档案中涵盖有电路版图、机械图纸、工艺流程等大量工程文件，这给电子档案分类归档工作带来了极大的挑战。然而，企业目前的电子档案分类工作由档案管理员进行，复杂的档案信息使得他们在分类过程中难以准确理解电子档案的内容和属性，从而容易做出错误的分类决策。而且，电子档案分类流程本身可能过于繁琐复杂，涉及多个环节和步骤，这不仅增加了分类出错的风险，还可能导致档案管理人员在长时间的工作中出现疲劳和疏忽，进一步提高了分类出错的可能性，影响到档案归档后的数据质量。此外，企业目前缺乏全面、系统的数据备份策略，没有根据电子档案的重要性和更新频率来制定差异化的备份方案，一旦存储设备发生故障或遭遇自然灾害等不可抗力因素，由于缺乏有效的备份手段，电子档案可能面临无法恢复的风险，甚至导致数据永久丢失。
3.4. 人员质量和数量有效供给不足
该企业目前的档案管理工作面临着人员数量和质量有效供给严重不足的挑战。一方面，复合型人才极度匮乏，兼具电子信息专业与档案专业知识的人才短缺，使得档案管理团队在应对半导体行业复杂多变的档案管理需求时显得难以胜任，专业素质有待进一步提升。另一方面，档案管理人员配置明显不足，多数业务部门缺乏专职的档案管理人员，而是由员工兼职担任，这不仅影响了档案管理工作的质量和效率，也导致了部门间协同合作效果欠佳，难以形成高效协同的档案管理机制。更为严重的是，企业缺乏系统、长远的人才培养方案，对档案信息化专业人才的培养存在很大的局限性。目前从事档案管理工作的员工中，接受过相关专业培训的比例不高，这使得他们在面对电子档案管理的复杂任务时难以满足企业对电子档案管理的高标准要求。
4. 企业电子档案管理质量的提升路径
4.1. 突破传统思维局限，架构档案过程控制体系
企业应当鼓励档案管理人员及管理层领导打破传统档案管理思维束缚，积极探索适合电子档案管理的新模式和新方法，不再仅仅将电子档案管理质量的优化局限于档案工作人员身上。实际上，电子档案管理的质量控制应涵盖业务部门员工、其他部门员工、档案管理人员以及各级各部门领导等多类群体。为此，笔者结合企业的实际情况，将电子档案的管理划分为电子档案产生层、工作执行层和监督指导层三个层次，见图1。在这一体系中，档案产生层位于最下层，由一线生产部门员工和业务部门员工组成，他们负责接收工作执行层的档案工作指导，并向其转交需要保存的档案材料。监督指导层则处于最上层，既对工作执行层的档案管理工作进行监督指导，又接收其工作情况的反馈。而工作执行层，由各业务部门兼职档案员和档案员构成，作为企业档案工作的直接承担者，他们负责收集、整理档案材料，并在档案部门的指导下进行档案材料的移交，实现材料的入库保存。为了确保电子档案管理的质量，企业需推动员工档案管理思维的转变，从档案产生的源头对档案材料的质量标准加以控制。为此，企业应广泛开展电子档案知识的宣传普及与培训工作，使员工深刻理解归档日常业务档案材料的范围和内容要求。同时，在企业日常业务活动中，就应对电子档案的格式和命名进行规范和要求，确保电子档案在生成阶段的质量就符合电子档案管理工作的相关要求，从而架构起一个完善、有效的电子档案过程控制体系。
Figure 1. Electronic file management process control system
图1. 电子档案管理过程控制体系
4.2. 编制档案管理制度，明确档案分类及加密标准
编制企业电子档案管理体系文件，是优化电子档案管理质量的一项关键工程。这一工作应当紧密围绕企业当前阶段的电子档案管理质量战略规划和质量目标来展开，确保体系文件的实用性和针对性。然而，该企业目前尚未着手进行电子档案管理体系文件的编制，这无疑影响了电子档案管理的规范化和高效化。为此，笔者建议，应由企业电子档案管理部门的各级管理人员与外部具备质量管理资质的专业人员共同组成编写组。他们应基于企业电子档案管理的实际要求和档案工作实践，分工协作，系统编制电子档案管理体系文件。
这一体系文件应包括管理手册、程序文件和记录文件三部分。其中，管理手册作为衡量企业电子档案管理质量的纲领，不仅明确了组织结构、权责分配、管理方针、目标以及对管理体系的全面描述，还应特别强调电子档案分类标准制度。这一制度应详细规定各类电子档案的分类原则、方法以及标识规则，确保电子档案的归类准确、有序。同时，管理手册中还需要针对业务部门产生的档案类别制定详细的加密策略，该策略需要全面涵盖了加密的算法、密钥管理、加密范围以及解密权限等多个关键方面，以保障电子档案的安全性和保密性。
程序文件则详细描述了电子档案管理的各项活动或过程，涵盖了管理的范围、实践方法、操作流程和控制要点等关键要素。在程序文件中，也应体现电子档案分类标准制度的具体应用，确保在电子档案的收集、整理、归档、利用等各个环节都遵循统一的分类标准。而记录文件则是电子档案管理工作实际运行的客观记录，它反映了企业电子档案管理的动态状况和利用服务的质量水平。通过记录文件，可以追踪电子档案的分类、管理、利用等全过程，为电子档案管理的持续改进提供有力支持。
通过这样系统、全面的体系文件编制，并融入电子档案分类标准制度，能够规范电子档案管理的各项流程，明确管理要求，从而有效提升电子档案归档后的数据质量，确保电子档案的准确性、完整性和可用性。
4.3. 提升数据备份手段，保障归档数据安全
档案数据保存环节需要遵循备份管理的一致性原则，即备份档案数据与原档案数据的绝对一致。对档案数据进行信息备份是预防安全风险的常见手段，在档案数据容量激增的大数据时代，建立完善的备份制度至关重要。企业对于电子档案数据备份方面的工作相当匮乏，笔者认为备份制度的建立需要从以下几方面入手：① 明确备份方式。比如对于静态数据采用定期备份的方式，对实时数据实行实时备份。② 确定好备份设备。备份存储设备的选用要考虑本单位的实际情况和不同设备的优缺点，目前常见的备份设备有磁带、磁盘、光盘、硬盘及软盘等。③ 运用合适的备份技术。备份技术日益发展成熟，从最初的简单拷贝，到磁盘镜像、磁盘双工，再到镜像站点、集群服务器，备份时间越来越短，效率越来越高。④ 完善备份策略，形成完善的备份制度。山东省档案馆2018年曾向国家档案局申报关于“磁、光、电一体化档案数字资源长久保存设备研制”的科研项目，其中提出制定“321”的备份策略的构想(即3套备份数据，分别保存在光盘和硬盘2种介质上，其中1套光盘上的数据用于脱机离线保存)，这套备份策略能够最大限度地保证档案数据的安全[9]。L企业可以借鉴此项目提出的备份策略构想，从备份的方式、设备、技术及人员管理等方面完善备份策略，形成符合本单位实际情况的备份制度，使今后的档案数据备份工作有可遵循的实体标准规范，为档案数据的内容安全保存和管理提供可靠的制度保障。
4.4. 培养电子档案管理人才，构建人才引进与发展体系
企业面对电子档案管理人员数量和质量有效供给严重不足的挑战，需要采取一系列综合措施来优化人才管理引进工作。为了打造一支高素质的电子档案管理团队，企业应首先制定明确且全面的人才培养计划。在加强内部培训力度方面，不仅要为档案管理人员提供涵盖档案法规、信息技术、管理知识等多方面的培训机会，提升其专业素养，还要特别注重增强他们的电子档案管理思维，使他们能够紧跟时代步伐，适应电子档案管理的新要求。同时，企业应积极引进具有档案管理背景和经验的高素质人才，并建立灵活多样的用人机制，以吸引更多优秀人才加入团队。为了激发员工的工作热情和创造力，企业应推行竞聘上岗制度，根据员工的绩效和潜力选拔和晋升档案管理骨干，让他们在实践中不断锤炼和提升自己。此外，企业还应建立内部知识库，将档案管理的经验、案例、流程、技术等信息进行系统化整理和存储。这不仅为档案管理人员提供了宝贵的参考和学习资源，促进了知识的传承，还有助于培养员工的电子档案管理思维，让他们在工作中不断学习和借鉴前人的经验。企业应提升团队对信息化技术的掌握能力，确保他们能够有效地使用现代化工具和方法提高档案管理效率和质量。同时，鼓励跨部门间的合作和知识共享，相互学习和交流经验，这不仅有助于提升团队的整体技术水平和解决问题的能力，还能进一步增强员工的电子档案管理思维。最后，为了适应不断变化的档案管理技术和业务需求，企业应建立持续的职业发展和培训体系，为员工提供不断学习和成长的机会。通过这样一系列综合措施的实施，企业将能够全面优化档案管理人才队伍，满足其长远发展需求。
5. 结语
本文通过对企业电子档案管理工作的必要性、现状分析及提升路径的探讨，深刻揭示了电子档案管理在企业运营和管理中的重要地位和作用。面对信息化时代的挑战，企业必须转变传统的档案管理思维，积极适应电子档案管理的新要求。通过编制完善的电子档案管理体系文件，架构有效的档案过程控制体系，加强人才培养和引进，以及搭建科学的电子档案管理质量评估体系，企业可以全面提升电子档案管理的质量和效率，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。