1. 引言
在数字经济时代，人工智能(AI)技术作为引领新一轮科技革命和产业变革的重要驱动力，正以前所未有的速度渗透到社会的各个领域。高校作为知识创新和人才培养的重要基地，也在积极探索与AI技术的融合，以提升自身的管理水平和服务质量。高校行政工作涉及教学管理、科研管理、学生管理等多个方面，事务繁杂且琐碎，传统的行政模式在效率、精准度和服务体验等方面逐渐显现出局限性。而AI软件凭借其强大的数据处理、智能分析和自动化能力，为高校行政效能的提升带来了新的契机。研究采用融合技术接受模型与组织变革理论的方式，构建具有系统性的分析框架，为实证研究搭建理论基点。
2. 文献综述
2.1. 研究背景
高校行政效能提升是高等教育治理现代化的核心命题，随着人工智能技术的迅猛发展，由AI软件驱动的行政改革，成了优化高校管理流程、提升服务效率的核心路径，既有的研究从技术接受模型(TAM)、组织变革理论和跨学科的视角切入，系统分析了AI在高校行政方面的应用逻辑，但仍旧需进一步对实证研究与理论框架加以整合，增强制度适配的本土化剖析。
2.2. 国内研究现状
1. 技术接受模型(TAM)的本土化演进
王晓俞等(2021)借助文献计量分析，发现“感知有用性”(β = 0.62)在高校行政人员对AI的接受度中起主导，且组织文化、管理层支持等外部因素利用“社会影响”维度间接产生效果，培训可让“感知易用性”实现41%的增长，说明了“技术–组织”协同的必要性[1]。
2. 生成式AI的行政渗透与挑战
缪静敏等(2025)通过教学实践研究说明，生成式AI(如ChatGPT)已介入到教案设计、作业批改等场景当中，跨学科课程借助多模态交互使教学效率提升30%，但像代写检测准确率不到70%这类学术诚信风险，需要技术和制度两方面共同防控[2]。
3. 数字化转型的流程再造路径
王子淳(2024)针对行政流程里的痛点提出，RPA技术能让报销、排课等流程效率提升40%至60%，但要配套《智能行政操作手册》将跨部门规则固化，民办高校因资源约束，需采用“混合云”架构，公办高校借助数据中台达成教学与后勤的数据共享，宿舍调配效率提高50% [3]。
4. AI赋能的“技术–组织–人才”协同框架
郑宇(2025)以中国石油大学(华东)来做例证，称AI经由三条路径驱动效能提高：教学场景构建个性化学习系统，核心是突破“部门中心”模式，建立围绕师生需求的导向型数据治理体系[4]。
5. 技术应用的双向性影响
林姝颐(2024)实证说明，流程标准化程度跟AI接受度呈明显正相关，但过度自动化引发23%的部门出现“技术依赖症”状况，数据孤岛率从45%降低到28%，可协同机制依旧待完善，研究要平衡技术工具性与组织的适应水平，防止陷入“为智能而智能”的形式化陷阱[5]。
2.3. 国外研究现状
1. 学生AI能力与技术采纳的关联机制
Delcker等(2024)对268名新生做的追踪显示，AI工具的“感知有用性”(如文献分析效率提升了50%)与“同伴推荐影响”(社会影响β = 0.38)是使用意图的核心预测项，高阶AI能力者(若掌握机器学习基础)更愿意将技术投入到科研创新里，而能力不足者多把应用停留在基础层面，如语法检查，说明高校应当分层设计AI素养培养方案[6]。
2. 多语言行政服务的技术突破与文化适配
Yidemucao等(2013)提出采用数据驱动的蒙汉文本转换做法，借助构建10万级平行语料库让F1值达到0.82，为跨境招生与国际交流给予技术支撑，但文化语义上的差异让21%的行政文书产生了误译，应结合人工审核和领域知识图谱进行优化工作，展现跨文化情形中“技术–伦理”协同的特殊性[7]。
2.4. 总结
国内外研究共同指向：AI提升高校行政效能需突破单一技术视角束缚，构建起“技术接受–组织变革”动态平衡体系，国内研究聚焦于流程优化以及政策适配，国外重点聚焦个体能力以及文化差异，本研究在现有的基础上融合双维视角，把“解冻–变革–再冻结”组织变革模型作为骨架，融入TAM技术采纳逻辑，为高校提供“理论框架–场景应用–制度固化”的全链条解决办法。
3. 理论框架：AI技术赋能高校行政的双维驱动机制
为分析出AI技术对高校行政管理的深层影响，研究整合Davis (1989)的技术接受模型(TAM)与Lewin (1947)的组织变革理论，构建“技术–组织”双维分析框架(见图1)：
Figure 1. “Technology-Organization” dual dimensional analysis framework
图1. “技术–组织”双维分析框架
技术接受维度：从感知有用性(Perceived Usefulness，如效率增进、失误降低)和感知易用性(Perceived Ease of Use，如操作复杂度、学习投入的成本)切入，研究行政人员对AI技术是否采纳的意愿；从组织变革维度看：根据解冻–变革–再冻结(Unfreezing-Changing-Refreezing)三阶段模型，探讨组织结构、流程及文化如何适应AI技术的重构。利用该框架可揭示AI驱动行政效能提升的核心路径：技术价值实施转化：若AI技术达成“有用性超过应用壁垒”时，带动主动采纳；重新打造组织韧性：瓦解部门壁垒(解冻)、构建数据共享平台(变革)、夯实智能流程(再冻结)形成可持续优化的闭环体系[1]。
4. 高校行政工作现状及面临的问题
4.1. 工作流程繁琐
高校行政工作流程往往涉及多个部门和环节，以课程成果申报为例，从教师提交资料开始，需要经过教研室审核、学院初审、学校复审、公示等多个步骤，每个步骤均需人工开展资料的传递、审核与反馈，不仅要消耗大量的时间心力，还容易出现信息传递失误或滞后的情形，就教学管理而言，课程安排、教师调课这类工作也得经历复杂的流程，关乎多个院系与教务处之间的协调沟通事宜，严重影响行政工作效率。
4.2. 数据处理能力不足
高校在日常的运行进程里会产生海量数据，含有学生的成绩数据、科研项目数据、教职工人事记录等，传统的行政工作模式在数据的收集和整理基本依靠人工操作，较易出现数据录入出错、重复录入等情形，对数据的准确性和完整性造成影响；面对庞大的数据，传统的分析工具与方法不易挖掘出数据背后的潜在价值，无法为高校的决策给予有力的支持。例如，在分析教学班考试课程不及格率数据时，由于数据过大，无法科学有效统计出学生不及格率过高的指标数据，难以有效对不及格率进行全方位分析。
4.3. 服务体验有待提升
伴随高校师生对服务质量要求的不断提高，传统的行政服务模式在服务体验层面难以契合师生需求；另外，部分行政服务没有体现出个性化与主动性，无法依照师生的不同需求给予精准服务，例如在学生就业指导这件事上，无法依照每个学生的专业特点和职业规划提供个性化的建言。
4.4. 部门间协同困难
高校行政工作牵扯多个部门，各部门之间因为职责划分不明、信息沟通欠佳等缘由，导致协同工作实施遇阻，在应对部分跨部门的事务之际，容易产生相互推诿、扯皮的情形，影响工作推进的效率。例如在校园信息化建设方面，牵扯到网络中心、教务处、财务处等多个部门，鉴于各部门间缺乏有效的沟通与协调机制，可能引起项目进度耽搁、资源浪费等情形。
传统行政模式效率不佳，其本质是“组织变革维度解冻不足”(部门壁垒未打破)和“技术接受维度缺乏易用性”(人工操作复杂程度偏大)的双重困境。
5. AI软件在高校行政中的应用场景
5.1. 智能教学管理
AI软件通过重构教学管理流程，极大增强管理精度以及服务响应效率：
1. 技术接受验证：AI排课算法兼顾教室容量、教师的偏好、课程关联性等相关约束条件，解决传统人工排课冲突的高概率问题，打破院系间资源的壁垒，构建全校统一的调度体系。例如中山大学采用分布式存储系统(JuiceFS)达成千门课程数据的高并发访问，排课系统响应速度实现显著跃升，高峰期崩溃状况降为0。
2. 组织变革实践：以学生课堂表现、作业、考试等多维数据为基础，AI可制作出教学效果热力图，辅助管理者找出教学薄弱地带。例如南京大学依靠NLP技术达成会议记录自动生成与教学反馈的结构化分析，使教务评估周期降低50%，着重借助AI工具制作PPT，实现了快速搭建大纲、设计配色方案、设置布局模板、进行专业美化以及调试更新等，极大提升了工作效率。
5.2. 科研管理智能化
在科研管理领域里，AI软件能辅助科研项目的申报、评审以及成果转化，申报老师可借助AI，审查科研项目的申报指南，筛选关键信息，帮老师精准明晰申报要求，加大申报成功的机率。AI文献挖掘系统识别技术走向商业化的路径，如北大软件“北软大模型”接入DeepSeek之际，实现专利价值估量与潜在企业匹配，技术转让所需周期压缩40%，提升对有用性的觉察，助力成果转化加速。
5.3. 智能学生管理
就学生管理这一领域而言，AI软件可增强自动化管理，降低人力成本支出，采用人脸识别、行为分析等技术，可精准记载学生的出勤情形，及时发现学生的反常举动，就学生心理健康管理这一方面，可借助对学生的社交媒体数据、学习行为数据等分析，检测学生的心理问题，并及时给予对应的心理辅导与干预手段[2] [6]。
6. AI软件驱动高校行政效能提升的路径
6.1. 技术融合与创新以提升感知有用性
1. 促进AI技术与高校行政系统的深度融合，研发契合高校行政工作特性的AI软件，适应高校教学管理的实际要求，开发具有智能排课、教学质量评估等功能的智能化教学管理系统；建设特色信息管理平台，构建信息安全机制[3]。按照科研管理的特征，研制具有项目申报辅助、成果分析等功能的科研管理人工智能程序[7]。
2. 推进大数据、云计算等技术与AI软件协同发展，凭借大数据技术收集并整合高校行政工作中的各类数据，为AI软件提供充沛的训练数据；依靠云计算技术实现AI软件高效运行以及资源的灵活安排，增强AI软件的处理能力和响应及时性[4]。
6.2. 管理模式优化，完成组织变革三阶段
1. 解冻：突破部门之间的信息壁垒，搭建起统一的数据共享平台，经由制定数据标准和共享规范，实现各部门彼此的数据流通及共享，促进信息的流通效率，促进部门彼此的协同合作，把学生的学籍、成绩、考勤这些信息汇聚到统一的数据平台上，便于教学管理部门、学生管理部门和后勤服务部门实时拿到相关信息，为学生给予更便捷、高效的服务举措。
2. 变革：实现行政工作流程的优化，采用AI软件实现流程自动化与智能化，对现有的行政工作流程开展梳理与剖析，找出那些琐碎、重复的流程，依靠AI软件达成自动操作，处于学生请假审批的流程中，通过AI软件自动审核学生交上来的请假申请，按照预先定好的规则判断是否准许，减少人工审核所需的工作量，促进审批高效[5]。
3. 再冻结：制定《智能行政操作手册》，把它作为实现技术应用与管理流程标准化的载体，覆盖AI软件操作规范、跨部门协同的相关规则与应急响应机制，实现“技术–管理–人才”协同制度层面的落地。
6.3. 人才队伍建设，改善感知易用性
1. 增进高校行政人员的AI知识培训，缓解行政人员焦虑状况，优化缩短学习曲线，提高其对AI软件的认识及应用水平，采用举办专题讲座、培训课程等手段，向行政人员普及AI基本概念、技术原理及应用场景，让行政人员知晓AI软件在高校行政工作中的优势与作用，学会AI软件的操作流程和运用技巧。
2. 引入与培养AI专业人才，充实高校行政管理队伍，主动引入拥有AI专业背景及相关工作经验的人才，为高校行政工作增添新的理念及技术；提升和高校内部相关院系的合作水平，培育既熟知行政业务又掌握AI技术的复合型人才，为高校行政引入AI软件的应用提供人才支持力量。
7. 结论
在人工智能技术迅猛演进的时代背景态势下，AI软件为高校行政效能提升提供了有力技术支撑与创新活力，通过“技术接受–组织变革”双维框架揭示核心规律，剖析高校行政工作目前状态及面临的问题，明晰了AI软件在高校行政中的应用场景，又从技术融合创新、管理模式重塑、人才队伍扩充等诸多角度探寻了AI软件驱动高校行政效能增强的办法。随着AI技术不断改进和完备，AI软件在高校行政范畴会发挥更具分量的作用，带动高校行政工作朝智能化、高效化、精准化方向发展升级，给高校的发展以及人才培养提供有力支撑，高校需积极把握契机，充分施展AI软件的优势，持续探索与革新行政工作途径，做到行政效能的全面增强，以技术有用性触发变革，以组织再造护航技术落地，双向驱动高校行政向智能化、高效化演进。