摘要: 地方高校研究生教育规模持续扩大，研究生档案管理的重要性日益凸显。然而，地方高校受资源、管理、技术等因素制约，在研究生档案管理中面临制度不健全、信息化滞后、内容同质化等诸多问题，同时还存在与区域发展需求适配性不足的特殊困境。本文以粤西新增硕士点高校为例，聚焦地方高校研究生档案管理现状，系统梳理地方高校研究生档案管理的现存问题，从制度完善、信息化建设、内容优化、队伍培育、区域协同等维度提出针对性优化对策，旨在提升地方高校研究生档案管理水平。
Abstract: As postgraduate education continues to expand in regional universities, the effective management of postgraduate records has become increasingly important. However, constrained by limited resources, managerial practices, and technological infrastructure, these institutions continue to face challenges such as underdeveloped management systems, outdated digital tools, and homogenized record-keeping that fails to reflect individual or program distinctions. Further complicating these issues is a significant misalignment between archival services and the specific socioeconomic demands of their host regions. Focusing on newly qualified master’s-granting universities in western Guangdong, this paper zeroes in on the current state of graduate-student archive management at local institutions. This paper systematically analyzes the current deficiencies in postgraduate record management at regional universities and proposes targeted improvement strategies. Building on five key dimensions—institutional reform, digital infrastructure upgrading, content innovation, professional capacity building, and stakeholder engagement with regional actors—the study aims to elevate archival management standards while strengthening institutional responsiveness to local development needs.
1. 引言
研究生档案是研究生在校期间学习、科研、实践及思想表现的原始记录，涵盖学籍信息、课程成绩、科研成果、学位申请、实践考核等核心内容，既是高校衡量研究生培养质量的重要依据，也是用人单位开展政审、录用的关键参考，更是研究生后续升学、职称晋升、人事调动的重要凭证，其完整性、准确性与规范性直接关系到高校教育管理效能与研究生个人发展权益[1] [2]。
地方高校作为研究生培养的重要力量，招生规模不断扩大，培养类型日益多元(如学术型、专业型、非全日制等)，档案管理工作面临新的挑战[3]。近年来，随着广东省推进粤东西北地区高校振兴发展政策的推进，多所粤西高校(如广东石油化工学院、岭南师范学院)获得硕士学位授予权，成为区域高层次人才培养的“新势力”。但作为新的研究生培养单位，粤西高校普遍存在资源有限、管理经验薄弱、区域产业需求适配性不足等问题，一方面，相较于珠三角地区高校，粤西高校在档案管理中经费投入不足，部分高校还没有建立系统的研究生档案管理制度，且技术应用滞后[4] [5]；另一方面，粤西高校研究生生源多元(如本校保研、外校报考、在职攻读等)，档案内容日益复杂(如专业学位研究生的实践档案、非全日制研究生的工作与学习融合档案)，对管理的精细化、规范化要求更高[2] [6]。
从实践角度来看，粤西高校通过规范档案管理，不仅能从档案中的课程成绩、实践记录等信息，识别培养过程中的薄弱环节，进而调整适合粤西企业人才需求的教学与实践计划[1] [7]，还能通过档案全面反映学生的综合素质，提升研究生在粤西基础教育、海洋经济等特色领域的就业竞争力，实现用人单位(粤西中小学、海洋渔业企业等)人才需求的精准匹配[8] [9]。此外，研究生档案作为重要的参考材料，是衡量地方高校办学水平、争取教育资源支持的重要指标之一[3] [10]，关系到粤西高校在《推进粤港澳大湾区高等教育合作发展规划》中的定位与作用。因此，以粤西高校为案例，深入探析地方高校档案管理的现存问题，提出契合区域发展需求的档案管理解决策略，不仅对提升粤西高校研究生培养质量、保障研究生权益、推动高校治理具有重要的现实意义，也能为新增硕士学位授予权的地方同类高校提供参考经验，促进区域教育高质量发展。
2. 地方高校研究生档案管理的现存问题
2.1. 管理制度不健全，责任划分模糊
地方高校研究生档案管理存在“制度碎片化”与“责任虚化”等问题[11]。一方面，高校未结合自身学科特点与研究生培养定位制定专项档案管理制度，多参照普通高校通用模板，缺乏针对性：如未明确专业型研究生(如工程硕士、教育硕士)的实践档案归档范围，导致科研实践报告、企业实习鉴定等材料遗漏；另一方面，“统一领导、分级管理”体制落实不到位，学校档案馆、研究生院、二级学院(系)之间责任划分不清，常出现“多头管理却无人负责”的局面。例如，研究生院负责招生与学位档案，二级学院负责课程与实践档案，档案馆负责最终归档(有些高校档案馆不负责学生档案)，但三者缺乏统一的协调机制，易出现材料交接延迟、重复归档或遗漏归档的情况[12]。此外，档案管理流程不规范，部分地方高校未制定明确的归档时限与标准，如研究生毕业前才突击整理档案，导致材料填写不完整、签字盖章缺失等问题频发[13]。
2.2. 信息化建设滞后，管理效率与安全不足
地方高校受资金、技术、人才限制，档案管理信息化建设落后[14]-[16]。其一，管理方式仍以传统纸质档案为主，手工整理、检索与转递占据主导——随着研究生规模扩大，档案数量激增，手工操作不仅效率低下，还易因人为失误导致材料丢失、错装[8]；其二，电子档案建设“碎片化”，即使部分地方高校将档案扫描为电子版本，也未构建统一的档案管理数据库，研究生院“培养系统”、教务处“成绩系统”、二级学院“实践管理系统”数据互不联通，形成“信息孤岛”。例如，查询研究生的科研成果需登录研究生院系统，查询课程成绩需登录教务处系统，无法实现“一站式”检索，这增加了用人单位查询时间，延误研究生就业审核[17]；其三，电子档案安全保障不足，缺乏数据加密、定期备份机制，部分高校甚至将电子档案存储于普通办公电脑，面临病毒攻击、硬件故障导致数据丢失的风险，且未明确电子档案的访问权限，存在隐私泄露隐患[16]。
2.3. 档案内容同质化，与地方需求脱节
高校研究生档案内容普遍存在“模板化、无特色”问题，档案内容与区域发展需求适配性不足[18]-[20]。一方面，档案材料以“标准化内容”为主，涵盖招生录取表、成绩单、学位论文、奖惩记录等，缺乏体现地方高校人才培养特色的内容，如应用型研究生的企业实践报告、地方产业调研成果、产学研合作项目参与材料等，未纳入归档范围，导致用人单位(如企事业单位)无法通过档案判断研究生的实践能力与地方适配性；另一方面，档案评价内容“形式化”，导师与管理人员对研究生的评语多为“学习认真、表现良好”等套话，未结合研究生参与地方项目的具体表现(如在地方企业技术攻关中的贡献等)进行个性化评价，无法为地方用人单位提供有效参考[21]。此外，部分地方高校研究生档案还存在“材料不全”问题，如专业型研究生的实践考核表、学术型研究生的科研论文收录证明等关键材料缺失，影响档案的完整性与利用价值[5] [9]。
2.4. 管理队伍专业化不足，人员流动性大
地方高校研究生档案管理队伍普遍存在“兼职化、非专业化”与“流动性大”的问题[21]-[23]。其一，专职档案管理人员匮乏，多数地方高校因编制紧张，仅在档案馆配备1~2名专职人员，研究生院与二级学院的档案管理多由辅导员、教务员或行政人员兼职，这些人员缺乏系统的档案管理专业知识(如《档案法》解读、档案分类标准、电子档案管理技术)，也未接受过针对性培训，导致档案整理不规范——如材料排序混乱、归档标签填写错误、电子档案扫描分辨率不达标等[1]；其二，人员流动性强，兼职管理人员的工作重心在学生管理、教学协调等领域，常因岗位调整、职称晋升等原因脱离档案管理工作，而交接过程中缺乏规范的流程与记录，易出现材料丢失、信息断层的情况[24] [25]；其三，服务意识薄弱，部分管理人员将档案管理视为“保管而非服务”，对研究生与用人单位的档案查询需求响应迟缓，影响档案利用效率。
2.5. 毕业档案转递风险高，适配地方就业不足
高校研究生毕业档案转递常面临“地址错误、方式不规范、反馈不及时”等问题，地方高校因研究生就业去向多集中于区域内中小企业、基层事业单位、乡镇机构，这些问题更为突出[24] [26]。其一，地址确认难度大，部分地方中小企业、乡镇单位未明确档案接收部门与地址，学校仅能依据毕业生提供的信息填写，易出现地址模糊、错误等情况，导致档案无法送达；其二，转递方式不规范，按国家规定，人事档案需通过“机要通道”转递，但部分地方高校为节省时间或降低成本，采用普通快递甚至让学生自带档案，前者存在丢失风险，后者不符合档案管理规定，且部分用人单位(如事业单位)不接收个人自带档案[27]；其三，转递反馈机制缺失，档案寄出后，学校无法及时确认接收情况，若出现档案延误或丢失，需等到用人单位催缴时才发现，严重影响研究生入职进度。此外，部分地方高校未与区域人才市场、用人单位建立档案转递联动机制，无法及时适配地方就业政策(如人才引进落户、基层服务项目档案接收)，进一步增加了毕业档案管理的难度。
3. 地方高校研究生档案管理优化对策
3.1. 健全管理制度，明确“分级分类”责任体系
构建“学校–研究生院–二级学院–用人单位(部分专业)”四级档案管理责任体系，实现“制度全覆盖、责任无死角”[11]。其一，学校层面制定《研究生档案管理实施细则》，明确归档范围、时限与标准：针对学术型研究生，重点纳入科研论文、项目申报材料、学术会议参与证明；针对应用型研究生，强制归档实践考核表、企业导师评价、地方项目参与报告；针对基层服务类研究生(如“特岗教师”“三支一扶”定向培养生)，增设基层服务鉴定表、地方主管部门评价材料。同时，明确档案管理各环节的责任主体，如研究生院负责招生与学位档案的统筹，二级学院负责课程与实践档案的收集，用人单位负责实践材料的反馈，档案馆负责档案的最终审核、保管与利用[28]；其二，建立“档案管理考核机制”，将档案完整性、归档及时性、利用满意度纳入二级学院与管理人员的年度考核指标，对表现优秀的单位与个人给予奖励，对出现档案丢失、延误的情况进行问责，倒逼责任落实；其三，规范档案交接流程，制定《研究生档案交接记录表(含区域特色附件)》，明确交接材料清单、时间节点与责任人。并填写《档案交接确认单》，确保材料交接可追溯。增设的特色附件：如湛江徐闻菠萝种植实践报告、海洋牧场实践报告等，企业盖章完整并确保真实性。
3.2. 推进信息化建设，构建“地方特色档案数据库”
结合地方高校资源实际，分阶段推进档案信息化建设，打造“安全、高效、适配地方”的档案管理系统[14] [16] [17]。第一，采购低成本档案管理系统，梳理档案数据，筛选核心数据，形成核心数据电子化清单(如：研究生招生录取、学籍变动、课程成绩、学位授予、实践鉴定等核心信息)，录入系统，实现“一人一档、动态更新”；第二，选择粤西地区IT公司，开发轻量级数据接口，梳理培养系统、成绩系统、实践管理系统的核心数据，形成《系统对接清单》，推动研究生院、教务处、二级学院数据互联互通，解决“信息孤岛”问题，例如：应用型研究生的企业实习成绩由企业导师在线录入后，自动同步至档案数据库，无需人工二次录入并避免“重复录入”问题；第三，开发“地方特色模块”并强化安全，针对地方高校特点，在档案管理系统中单独设置“区域实践档案”“地方项目参与”“基层服务记录”等子模块，存储研究生参与地方产业合作、社区服务、乡村振兴等相关材料，为地方用人单位提供精准信息；采用“加密存储 + 定期备份 + 权限管控”模式，对电子档案进行加密处理，每月进行异地备份，同时根据用户类型(学校管理人员、研究生本人、用人单位)设定不同访问权限，如用人单位仅可查看研究生的学历、实践经历等非隐私信息；第四，开发“多维度检索”功能，支持按姓名、学号、学科专业、实践经历(如“参与地方农业项目”)等关键词检索，提升档案利用效率。
3.3. 优化档案内容，增强地方适配性
针对模板化档案与地方差异化人才需求脱节，采取“内容扩充”加“评价革新”和“动态补充”三维破解策略。首先，扩容“地方特色归档内容”，除常规材料外，明确三类材料必须归档：区域实践类(如地方企业实习鉴定、社区服务报告、乡村振兴调研成果)、地方科研类(如参与地方政府课题的证明、为地方企业解决技术问题的报告)、基层服务类(如基层岗位工作记录、地方主管部门评价)；其次，推动评价内容“个性化”，从“套话”到要求导师与实践单位在评语中结合研究生参与地方工作的具体表现进行描述，如“该生在XX地方企业技术攻关项目中，主导XX模块开发，解决了XX生产难题，为企业创造XX经济效益”，让档案成为人才能力的说明书；第三，建立“档案内容动态补充机制”，研究生在校期间参与新的地方项目或获得地方奖项后，二级学院需在15个工作日内将相关材料补充至档案，确保档案内容与研究生成长同步更新。此外，可联合地方人才市场与重点用人单位，定期调研其对研究生档案内容的需求，动态调整归档范围，提升档案的实用性。
3.4. 加强队伍建设，提升专业化水平
从“人员优化、专业赋能、稳定保障”三维打造专业化档案管理团队[22]-[24]。首先，结合高校编制实况，通过校内编制调整加人才引进，为档案馆与研究生院配备专职档案管理人员，要求具备档案学、信息管理等相关专业背景，同时在二级学院设兼职档案员，明确其档案管理兼职规范与工作补贴；其次，强化专业培训，建立“分层分类 + 粤西特色”培训机制，针对不同的档案管理人员，每年组织学习《档案法》、电子档案管理技术、地方高校档案特色管理方法，邀请省级档案馆专家或兄弟院校资深档案员来校指导，同时鼓励管理人员参加省市级档案管理培训与学术交流，解决“不懂专业、不会操作”的问题，并融入粤西区域需求；第三，采取“激励 + 规范”的保障机制稳定管理队伍，将档案管理工作经历纳入兼职人员的职称评定、评优评先参考指标，减少人员流失，同时制定《档案管理人员交接规范》，要求离职前完成材料清点、系统权限移交、工作记录交接，确保管理连续性。
3.5. 规范毕业转递，强化地方协同
针对毕业档案转递风险，结合地方高校研究生就业特点，构建“精准确认–规范转递–动态跟踪–校地协同”的全流程管理体系，强化校地协同以适配地方就业政策。首先，精准确认接收地址，在毕业季前1个月，由研究生院联合就业办，通过“毕业生填报 + 学校核实 + 地方协助”三重核实确认档案接收信息——对地方中小企业、基层单位，直接联系其人事部门或所属人才市场，核实接收地址与联系方式，避免信息误差；其次，组织学生毕业前签订《档案转递承诺书》，规范转递方式，严格执行“机要通道”转递要求，禁止快递或个人自带，对偏远地区无机要接收点的单位，协调区域人才市场代为接收，再中转至用人单位；第三，建立动态跟踪机制，档案寄出后，由研究生院专人负责跟踪机要物流信息，每周与接收单位确认接收情况，超过15天未收到回执的，及时联系机要部门与接收单位排查问题，同时向研究生同步跟踪进度；第四，强化校地协同，与区域人才市场、重点用人单位建立“档案转递合作机制”，签订合作协议明确接收流程与反馈时限，针对地方人才引进政策(如落户、补贴申请)，在档案中增设“政策适配材料”(如学历认证、实践证明)，提升档案转递的适配性。
4. 结语
地方高校研究生档案管理是一项系统性工程，既需解决高校档案管理的现有问题，又需应对“地方资源有限、与区域需求适配性不足”的特殊挑战。从现有研究文献与粤西高校实际来看，通过健全“分级分类”管理制度、推进特色信息化建设、优化档案内容、加强专业化队伍培育、规范毕业转递与地方协同，可有效提升档案管理质量。