1. 引言
教务档案是学校教师教学、学生学习过程的记录，对之后的教学活动安排具有参考意义和应用价值。教务档案是学校了解教师教学、学生学习情况的主要渠道，为学校对教务工作进行下一步的管理决策提供重要依据。在工程认证的背景下，教务档案的管理显得尤为重要。目前，高校教务档案管理存在以下特点：档案种类和内容比较繁杂，档案的管理方式落后，只是停留在整理、装订、保管等工作上 [1]。各个教学单位分散封闭管理，许多珍贵的档案材料被束之高阁。教务档案的载体大多采用纸质档案和电子档案两种方式，没有成熟的教务档案管理平台 [2]。教务档案管理工作需要完善的软件与硬件设施，还需要专业信息化技能的工作人员，健全优化信息化档案管理体系，才能切实有效地促进教务档案管理规范化发展 [3]。
赵青青设计了基于Web的电子档案管理系统，实现了数据库与路由器之间的连接 [4]。李焕等借助MVC模式、MySQL数据库以及各式调研形式等方法，设计了基于学生成长信息档案的多端管理平台 [5]。胡娟设计了一个基于HTML5 + PHP的学生档案管理系统 [6]。以上方法未对教务档案的管理进行深入细致的研究。基于此，本文设计了一款简单易操作的教务档案管理系统。该系统无需下载App，只需用户用微信扫一扫，便可以查找到小程序，通过小程序完成相应工作后，退出小程序即可 [7] [8] [9] [10]。该平台使用过程不占用手机内存，且可以方便快捷地为用户提供档案材料的归档、查询、借阅等服务，为高校教学工作起到良好的支持辅助作用。
2. 系统总体设计
系统总体功能结构图如图1所示，系统功能模块包括用户模块和管理员模块。用户可在手机、平板电脑等移动设备上通过扫码登录教务档案管理系统小程序。用户首次登录需要工号和初始密码，登录后进行密码的修改，管理员使用管理员账号与密码登录Web管理端。用户只有登录成功后才能进行教务档案的归档、查询、下载或借阅。管理员进入系统后，即可对档案数据信息与用户信息进行管理。
2.1. 用户模块
用户模块的主要功能有：档案归档、档案查询、提交借档申请、查看借阅清单。若有借阅档案的需求可提交借档申请并上传相关的证明材料，待审核通过后借阅。可以查看借阅清单，明确借阅到期档案、未还档案、已还档案等详细信息。
档案查询功能：进入小程序后，用户可以根据学期查阅作业本、试卷分析等关键词进行搜索得到符合条件的查询信息，查询出来的档案信息以列表形式展示，单击详细就可以查看详细的档案信息。用户可点击首页底部导航栏的查询图案按钮进行查询，也可点击档案查询图标进入档案查询页面，用户档案查询的流程如图2所示。
档案借阅功能：用户选定需要借阅的档案，点击借阅，弹出提交借阅档案申请窗口。把相关借阅信息录入、上传证明材料完成后，点提交，系统内会增加一条借出记录。当档案归还时，可以选定要归还的档案，点编辑，把借出标志选为入库，实际归还日期登记清楚后，点确定，即可完成档案的归还操作。用户档案借阅的流程如图3所示。
Figure 3. Flow chart of archives lending
图3. 档案借阅流程图
2.2. 管理员模块
管理员模块主要功能有：档案信息管理、档案数据导入、档案移交管理、档案统计、用户设置管理。
1) 管理员可通过档案信息管理模块直观地浏览各类档案信息，或通过关键词搜索想要查看的档案信息，可对档案的分组、编号、所属部门、存放位置、查看权限、移交等信息进行管理维护，审核、查看借档请求。
2) 档案数据的导入功能：管理员登录系统后，通过档案数据导入模块对档案信息进行增加、修改、删除、导入、导出等功能操作。档案数据导入模块包含多个字段信息，如档案名称、档案编号、所属部门、档案类别等信息。任何时间信息都必须按照指定的时间格式填写。授课教师可对档案名称、所属部门等信息进行初步的档案信息录入。
3) 在档案统计模块管理员可从档案类别、档案保密等级、档案所属部门等不同维度对档案进行统计。在用户设置模块可对用户信息进行增加、删除、初始化密码等操作。
4) 用户设置管理功能包括用户名和密码的设置，用户权限的设置。管理员可以在该功能模块下添加、修改、删除用户信息或设置用户权限。一般用户也可在此功能下修改自己的用户密码。用户和管理员在完成工作需要退出系统或是切换用户账号都需进行“退出”操作。
3. 系统数据库设计
教务档案管理系统采用MySQL数据库来实现数据的存储和管理 [11] [12]。按不同的使用需求分别设计了档案信息表、档案借阅表、档案转移表、档案保密等级表、档案类别表、用户信息表、角色权限信息表。其中档案信息表包含13个字段，分别为档案类别、所属部门、保密等级、份数、开始日期、结束日期、档案存在位置、登记日期、条形码、档案字号、组编号，其结构设计如表1所示。档案借阅表包含12个字段，分别为编号、档案编号、档案名称、借出日期、预计归还日期、实际归还日期、借出标志、借用部门、借阅人、借阅事由、批准人、备注，如表2所示。
4. 系统功能实现
教务档案管理平台的前端是基于WXML、WXSS、JS等技术，先用WXML写出小程序的框架，再用WXSS增添颜色、位置等样式，最后由JS实现wx.navigateTo页面跳转，wx.upload档案的图片上传，wx.request向后台请求档案数据信息。小程序主要由首页、查询、消息、我的等页面组成，在小程序的底部有导航栏，分别显示这4个页面 [13] [14]。
1) 登录界面：为保证系统的安全性，教职工可凭工号，修改后的密码和验证码登陆系统，其他人员无法通过注册等方式进入系统。登陆界面如图4所示。
2) 教务档案管理平台的首页如图5所示，主要包含档案资讯和四个功能模块的入口。教职工可以根据需要进行档案查询、档案归档，还可查看借阅清单、档案统计分析。借阅清单界面主要通过列表的形式显示已借阅档案的名称、编码、借阅时间、批准时间、到期时间等信息。教职工可通过档案归档功能模块进行简单的档案信息录入，最终由档案管理员对实体档案进行审核确认后归档。
3) 档案查询页面主要帮助教职工快速查询所需要的档案，导出档案电子文件或借阅档案。教职工可通过关键词查询档案，也可根据档案类别查询档案。教务档案类别主要包括：教学资料、教科研材料、科研仪器档案、教学工作总结、教学管理规章制度、教学质量监控材料、集体备课记录、试讲评价记录等。以教学资料为例，在档案查询界面点击教学资料跳转到教学资料界面，可看到各类教学资料，若点击作业本，可进行作业本的查询与借阅。在作业本查询界面，通过顶部的下拉框选择学期、学院确定查询范围，选定要查找的作业，点击详细可以通过wx.navigateTo进行详情页的跳转，可看到数量、教师、存放位置等详细信息。档案查询界面如图6所示。
档案快捷查询的实现首先是在查询页面获取到关键字，之后作为请求参数wx.request进行请求与数据处理，部分代码如下所示。
getSearchResult(keyword) {
wx.request({
url: '/files/index.php/Home/information/get_all_information',
data: {
keyword: this.staticData.inputValue
},
method: POST,
header: {
'content-type': 'application/x-www-form-urlencoded'
},
success: this.getSearchResultSucc.bind(this)
})
},
getSearchResultSucc(res) {
// console.log(res)
if (res.data.ret) {
const result = res.data.data;
this.setData({
list: result
})
} else {
this.setData({
list: []
})
}
}
4) 档案借阅界面主要帮助教职工实现线上预约、提交借阅档案的申请。教职工在档案查询界面找到所需档案后点击借阅，即可跳转到档案借阅申请页面，填写借档事由、借阅时间、借档期限并上传相关证明，提交后等待反馈结果即可。使用button按钮组件，通过upload实现证明材料的上传。借档时间使用了picker组件。借档人、工号、联系电话、单位、借阅事由、借阅期限用了输入框组件input。档案借阅界面如图7所示。
5) 如图8所示，档案统计界面采用swiper滑块实现档案数量、档案借阅、档案到期统计页面的切换，利用Echarts图标库将档案数据分析的结果以饼图的样式展示给用户。
6) 后台管理界面采用bootstrap框架 + 部分jQuery插件进行搭建，分为三个部分，顶部header用于显示网站标题和设置功能，左侧为管理员菜单menu，包含各级菜单以及其下的子菜单，右侧用于各个菜单的跳转页面的展示 [15] [16]。后台的相关接口采用swagger2工具敏捷开发，各个页面的跳转均涉及Ajax技术。在登录系统后，管理员可以通过后台用户信息管理进行添加、修改、删除员工的信息，可对员工的基本信息进行维护。
5. 结语
在工程认证背景下，基于微信小程序实现了教务档案管理平台。系统功能设计分为用户模块和管理员模块。前端基于WXML、WXSS、JS等技术。后台管理界面采用bootstrap框架 + 部分jQuery插件进行搭建。采用MySQL数据库来实现数据的存储和管理。该系统使教务档案的保存和归档工作更加便捷，有利于学校对教务档案进行科学合理的管理，提高了教务档案的使用效率。
基金项目
本文由江苏省青年基金(BK20181050)；江苏省高等学校自然科学研究面上项目(19KJB120014, 19KJB510061)；江苏高校哲学社会科学研究(2021SJA1909)；2022年盐城工学院教改研究课题(JYKT2022A028)资助。